Tips para hacer reuniones a distancia más efectivas

Uno de los mayores problemas es como manejar las reuniones. ¿Como ser efectivos sin estar cara a cara? Ante todo, esto es un cambio de actitud individual, un cambio de la cultura organizacional y empresarial. Hoy quiero proponer algunos tips para obtener mayor efectividad, independiente del número de personas que participen y si son dentro de la misma ciudad o entre diferentes zonas horarias:

• Tener una agenda definida y preacordada: Quienes participan saben a qué van y para qué.

• Definir y acordar hora reconfirmando con cada quien al menos 24 horas antes. Esto es de especial importancia cuando participan personas de diferentes zonas horarias, particularmente si están en otra fecha, como sucede con Asia.

• Limitar el número de participantes. Estar en una reunión a distancia con mas de cinco participantes tiene pocas probabilidades de ser efectiva, por las distracciones, las conexiones, etc. a menos, por supuesto, que tenga un equipo de comunicación muy sofisticado.
• Tomar en cuenta las necesidades y las limitaciones tecnológicas para cada tipo de reunión.

• Si su ubicación y ancho de banda lo permite, haga video conferencias, esto facilita la concentración y el sentido de presencia. Si puede compartir pantalla, hágalo, esto siempre será mas atractivo que ir explicando diapositiva por diapositiva.

• Asignar responsabilidades funcionales que apoyen la efectividad: Si son varias personas en el equipo, una persona debe dirigir la reunión y asegurarse que se cubren los puntos preacordados; otra debe asumir la responsabilidad de tomar notas y, de ser posible, una tercera debe ser quien vigila el tiempo y va avisando. De esta manera, cada quien se enfoca en una cosa.

• Para que le escuchen y comprendan: Hable lentamente y con claridad, las conexiones muchas veces distorsionan la voz. Haga pausas para pedir comentarios o preguntas, eso permite asegurarse que se está escuchando y comprendiendo. Mire directamente a la cámara cuando participe. Si está llamando desde un lugar ruidoso, suprima el sonido, excepto cuando va a participar, así evita que haya mas distracciones. Evite generar alteraciones de sonido con movimientos innecesarios o portando accesorios que hacen ruido, en el caso de las mujeres.

• Si está hablando con personas de diferentes países, no utilizar modismos, trate de usar neutralidad, de lo contrario, hay que pausar a explicar, lo cual a algunas personas le parece simpático, mas lo cierto es que a veces resulta cansado.
• Si es una reunión de dos personas, quien convoca es quien envía agenda, hace la llamada, toma nota y después envía un correo con la síntesis de los acuerdos.
• El sonido de alguien tecleando es doblemente molesto, ya que se sabe que no está poniendo atención y además afecta la calidad de la llamada. Evite hacerlo.

El trabajo a distancia es un gran recurso que nos brinda la tecnología, pero somos las personas las que tenemos que aprovecharlo.