¿Qué hacer si Tributación le audita?


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Esta es una de las preguntas más recurrentes que todos los asesores fiscales recibimos y sin duda una de gran trascendencia. Cuando la Administración Tributaria inicia un proceso de fiscalización o auditoría, el contribuyente inicia una etapa importantísima que no debe ser tomada a la ligera. ¿qué hacer y cómo afrontar un proceso de fiscalización? Veamos.

El inicio del proceso

El proceso de fiscalización inicia con la notificación del “Acta de Inicio de la Actuación Fiscalizadora”. Este documento incluye alguna información que resulta relevante en el proceso, ya que indica, entre otros, el criterio de selección utilizado para escogerlo como contribuyente, el período o períodos fiscales que serán auditados, el nombre del funcionario así como el listado de la información que debe tener a disposición del auditor.

En relación con el criterio de selección, debe indicarse que para que un contribuyente sea fiscalizado, debe estar comprendido entre alguno de los llamados “Criterios Objetivos de Selección”, los cuales se incluyen dentro del Reglamento de mismo nombre. Cabe destacar, que podrán ser fiscalizados, entre otros, los siguientes:

  1. Los Grandes Contribuyentes Grandes Empresas Territoriales.
  2. Los contribuyentes cuyas declaraciones registren “valores diferentes a los detectados por medio de información interna o externa” o que “sus indicadores tributarios o financieros se desvíen significativamente de los indicadores promedio de la actividad económica en que se desempeñan”.
  3. Los contribuyentes que hayan “presentado declaración rectificativa mediante la cual se hubiese disminuido el impuesto o aumentado el saldo a favor, determinados en declaraciones anteriores.”
  4. Los contribuyentes que “pertenezca a los sectores o actividades económicas que establezca la Dirección General de Tributación”.

Con base en este último inciso, la Administración Tributaria emite todos los años estos criterios concretos, en donde se incluyen diversos sectores económicos, tal y como ocurre con los profesionales liberales, o los negocios inmobiliarios, entre otros.

En cuanto al período fiscal que se fiscalizará, tome en consideración que la obligación tributaria prescribe a los tres años (salvo en contadas excepciones en que se extiende a cinco). Lo usual es que la Administración Tributaria fiscalice el año “del medio”…es decir, si actualmente están vigentes los períodos fiscales 2011, 2010 y 2009, será probable que el proceso sea sobre el período 2010. No obstante, resulta cada vez más usual observar procesos de fiscalización en donde la Administración Tributaria revisa los tres períodos simultáneamente.

Por su parte, en el documento se indica la persona que estará llevando a cabo la fiscalización. Debido a la estructura administrativa interna de la Administración Tributaria, existe un Coordinador de Fiscalización que actúa como “el jefe” o superior del auditor, quien es la persona que llevará a cabo la revisión y el proceso de campo. Dependiendo del tamaño del contribuyente, se podrán asignar dos o más funcionarios al proceso.

Como un anexo al Acta de Inicio de la Actuación Fiscalizadora, la Administración Tributaria incluye un listado de la información y documentación que tiene que estar a disposición del auditor. Esta información debe estar disponible diez días hábiles después de notificada el Acta, fecha en la cual se inicia el proceso de revisión. Dadas las nuevas tecnologías, cada vez es más usual que el auditor solicite la información en formato digital, lo que además le permite a éste no limitar la revisión físicamente a las oficinas del contribuyente, sino a poder hacerlo también de forma remota en la propia Administración. Entre la información que solicitan, están los Estados Financieros, las planillas, los contratos, las conciliaciones bancarias (un abuso normativo ya que es una violación indirecta al secreto bancario), los libros legales y contables así como una serie de información y documentación adicional que dependerá de cada industria en particular.

Durante el proceso

Salvo que tenga experiencia previa temas fiscales de esta naturaleza, la mejor recomendación es que busque apoyo en los asesores externos de su empresa, sean estos abogados o contadores. Como decimos en Derecho… “el peor abogado es el que se defiende a sí mismo”. La objetividad que presentan unos ojos y una visión externa siempre resultan más provechosas…pero ojo…ello no significa que el proceso puede ser delegado: la participación activa del contribuyente es indispensable.

Durante el proceso de fiscalización es importante que exista un único interlocutor. Por ello, debe informársele a los demás trabajadores de la empresa, principalmente a aquellos relacionados con las áreas contable-financieras, que cualquier comunicación con el auditor o con la Administración Tributaria debe ser canalizada a través de este interlocutor…lo cual debe ser además indicado al auditor fiscal en su primera visita.

El plazo de duración de un proceso de fiscalización dependerá de muchos factores, pero suelen oscilar entre dos y cuatro meses. Por supuesto que los hay más extensos (de hasta más de dos años inclusive) y también más cortos.

Recuerde que todo lo solicitado en el proceso de fiscalización formará parte de un Expediente Administrativo. Por esta razón, toda comunicación debe realizarse por escrito, tanto en cuanto a los requerimientos de la Administración como con respecto a las respuestas a éstos.

Adicionalmente, siempre es recomendable llevar una bitácora de las visitas y de los requerimientos…una inactividad de más de dos meses podría generar una causal de nulidad del proceso.

Al finalizar el proceso

El proceso finaliza con el “Acta de Conclusión de la Actuación Fiscalizadora”. En este documento se indicará si la Administración Tributaria encontró algún ajuste o no, y en caso de encontrarlo, indicará el monto del mismo. Desde hace algún tiempo ha sido una práctica usual que el auditor informe del resultado de previo a la notificación del Acta, a fin de buscar una rectificación o corrección previa del contribuyente. Esta práctica, que considero no tiene una base legal concreta, permite saber de antemano si el contribuyente “regularizará” o corregirá su actuación o no.

Esta Acta no desarrolla las razones técnicas ni jurídicas del ajuste. Por ello, es solo una explicación verbal del proceso con un documento escrito cuyo contenido se resume en un monto a pagar. Si el contribuyente opta por “no regularizar”, la Administración Tributaria emitirá el Traslado de Cargos y Observaciones, lo cual usualmente es notificado posteriormente en el domicilio del contribuyente.

Contra dicho Traslado procede el recurso de impugnación, el de revocatoria (previa rectificación y bajo una gran discusión técnica en cuanto a si procede o no en otros supuestos a pesar de que existe un Criterio formal de la Administración) y el de apelación ante el Tribunal Fiscal Administrativo. Estos procesos los veremos en otra oportunidad. No obstante, cabe indicar por ahora que gran parte del éxito que pueda tener un proceso litigios dependerá en gran medida que el proceso de fiscalización haya sido llevado a cabo de forma adecuada.

Por eso, tómese su tiempo, revise, analice y establezca una estrategia de fiscalización que le permita una adecuada presentación de su realidad al auditor. Recuerde que para tener éxito en un proceso… no solo hay que tener la razón… sino saberla pedir …pero más importante aún….que te la quieran dar….y eso usualmente se complica en nuestro país.

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Tribuna Fiscal Diego Salto y José María Oreamuno

Diego Salto van der Laat. Socio de Impuestos de AFC. Doctor en Derecho Financiero y Tributario por la Universidad de Sevilla (España). Columnista, Bloguero y colaborador de El Financiero por más de 15 años. Profesor de Derecho Tributario en la Facultad de Derecho de la Universidad de Costa Rica. Ha sido profesor invitado en temas de fiscalidad centroamericana en la Universidad Northwestern (Chicago) y Complutense de Madrid (España). Considerado como uno de los asesores fiscales más recomendados del país por entidades como Chambers and Partners, Latin Lawyers, Who´s Who, The Legal 500, entre otros. Galardonado con el premio Profesional Liberal del Año por la Cámara de Comercio de Costa Rica (2011). Coordinador de la Comisión de Asuntos Tributarios del Colegio de Abogados. Presidente de la Asociación IFA Costa Rica, representante en el país de la International Fiscal Association (IFA), de la cual forma parte de su Comité Regional Latinoamericano. Autor de publicaciones y expositor de temas tributarios tanto a nivel nacional como internacional (Costa Rica, España, Estados Unidos, Argentina, Uruguay, México, República Dominicana, Alemania, entre otros). Consultor del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) en programas de capacitación a funcionarios de la Administración Tributaria, Poder Judicial, Contraloría General de la República, Procuraduría General de la República, entre otros (2003).

José María Oreamuno Linares. Socio de Facio & Cañas y de Faycatax, su Servicio de Impuestos. Escribe en El Financiero desde 1995. Ejerce como litigante. Profesor de Derecho Tributario en la Universidad de Costa Rica. Miembro fundador del Instituto Costarricense de Estudios Fiscales (ICEF) y de la asociación costarricense corresponsal de la International Fiscal Association (IFA). Tiene un postgrado en Fiscalidad Internacional por la Universidad de Castilla-La Mancha (España).

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