Prepare su empresa antes de implementar la estrategia BYOD

Tal vez no haya escuchado hablar de “BYOD”, sin embargo, constituye una práctica cada vez más común en muchas empresas alrededor del mundo. BYOD, de Bring your Own Device (“traer su propio dispositivo”, en inglés).

Se refiere a la práctica de que los trabajadores utilicen herramientas tecnológicas de su propiedad para prestar servicios bajo un contrato de trabajo. Las herramientas más comunes son computadoras portátiles, tabletas, teléfonos inteligentes ( Smartphone ), entre otros.

Si bien se conoce como una práctica novedosa, el Código de Trabajo establece la posibilidad de que el trabajador utilice sus propias herramientas de trabajo:

“Artículo 69.- Fuera de las contenidas en otros artículos de este Código, en sus Reglamentos y en sus leyes supletorias o conexas, son obligaciones de los patronos: (...) d) Dar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para ejecutar el trabajo convenido, debiendo suministrarlos de buena calidad y reponerlos tan luego como dejen de ser eficientes, siempre que el patrono haya consentido en que aquellos no usen herramienta propia…”.

Así, aunque con redacción un tanto imprecisa, el legislador reconoció la posibilidad de que el trabajador pactara con su patrono el uso de sus propias herramientas.

Al respecto, consideramos que existen dos premisas fundamentales: por un lado, el trabajador debe manifestar su consentimiento para el uso del equipo de su propiedad y, en segundo, la empresa debe valorar los eventuales riesgos de que a través de dispositivos portátiles se ingrese a la red corporativa y a su información.

Si bien es cierto el hecho de que los trabajadores se mantengan conectados las 24 horas del día y que la empresa no deba realizar gastos en equipos de trabajo, trae beneficios importantes para la productividad , no deja de existir riesgos importantes sobre la seguridad de la información.

Cuidados de la empresa

Las empresas que implementen esta práctica deben tener algunos cuidados importantes para evitar conflictos con sus empleados y fuga de información confidencial. La principal recomendación es regular dentro de una política interna de trabajo, de acuerdo con lo establecido en el Decreto Nº 26897 que modifica el Reglamento sobre la Aprobación de las Normas Internas Reguladoras de las Relaciones y Condiciones Laborales, todas las condiciones del uso de la herramienta. Algunos aspectos básicos por regular son:

1) Si se reconocerá algún pago al empleado por el uso de la herramienta. Generalmente se cubre un porcentaje del servicio de llamadas.

2) A quién corresponde la responsabilidad por robo o pérdida del equipo durante la jornada de trabajo.

3) Si es viable asegurar el aparato y quién cubrirá el pago del seguro.

4) Cómo se protegerá la información confidencial o corporativa que se almacene en el equipo.

5) La posibilidad de acceder de forma remota al equipo del trabajador para eliminar cuentas de correo electrónico o información almacenada.

6) El acceso a las redes de la empresa.

7) Posibilidad de realizar back ups en el equipo propiedad del trabajador.

El acceso a las redes suele representar un dolor de cabeza para el Departamento de Informática de la entidad. Una eventual solución puede ser el uso de aplicaciones web, de esa manera, tanto la data como la aplicación reside en un servidor Web seguro, sin dejar nada en el equipo del usuario.

El BYOD es una estrategia que podría ser una tendencia, por lo que conviene analizar sus posibles beneficios contra riesgos.