Columna Tributaria: Conservación de documentos


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Los documentos fiscales deben conservarse por cinco años, conforme a los artículos 109 del Código Tributario y 270 del Código de Comercio.

Sin embargo…

El viejo concepto de “correspondencia y contabilidad” se ha ampliando hasta incluir “libros, archivos, registros contables y toda otra información de trascendencia tributaria que se encuentre impresa en forma de documento, en soporte técnico o registrada por cualquier otro medio tecnológico”.

Por tanto, la conservación se extiende a archivos digitales y programas de computación.

El sentido común y la jurisprudencia indican que el plazo de conservación no puede ser menor al plazo de prescripción de las obligaciones tributarias (4 años de modo general, 10 años si el contribuyente no está inscrito, no declaró o lo hizo en forma fraudulenta). Y si el curso de la prescripción se interrumpió (por inicio de fiscalización, etc.) el conteo de los cinco años de conservación también debe reanudarse.

Hay algunos documentos que deben conservarse indefinidamente: los documentos constitutivos de persona jurídica, libros legales de actas y de accionistas; acciones; los libros contables (Diario, Mayor, Inventarios y Balances).

Los documentos que dan lugar a un derecho o a una obligación que supere el periodo fiscal deben conservarse hasta por cinco años después de concluidos dicho derecho u obligación. Ejemplos:

a) El documento que otorga una concesión por veinte años, debe conservarse por cinco años luego de fenecida la concesión.

b) Si deduzco intereses de un préstamo en los siguientes 7 años de su otorgamiento, debo conservar la letra o la escritura por cinco años adicionales.

c) El documento de propiedad de un activo debe conservarse por cinco años después del plazo de depreciación.

En materia tributaria, los plazos siempre empiezan a contar a partir del siguiente 1.° de enero.

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