Datos sobre seguridad, contabilidad y contratos deben resguardarse

Por: Ignacio Alfaro Marín 19 julio, 2014
 La ley puede sancionar con varios salarios base a las empresas que incurran en publicidad engañosa.
La ley puede sancionar con varios salarios base a las empresas que incurran en publicidad engañosa.

Cuando hay cambio de autoridades, usualmente se pierde la información sobre negociaciones en curso, acuerdos verbales, y hasta la información contable. Los condominios no están exentos de este problema.

Sin embargo, hay acciones que se pueden emprender para evitar que información clave se pierda.

En materia de seguridad, la Ley General de Policía establece la existencia de los libros de registro y control para todos los cuerpos de seguridad. En los manuales de seguridad privada del Ministerio de Seguridad se mencionan el libro de control de visitas y el de oficialía.

Estos libros son una prueba esencial cuando se hacen investigaciones. Normalmente las empresas de seguridad los llenan luego los custodian.

El condominio puede pactar en el contrato que se lleven otros registros, que sobre plataformas informáticas pueden ser baratos, seguros y claros.

De esta forma, una prueba que podría ir en contra de quien ejerce la vigilancia permanecerá siempre en poder del condominio.

Datos contables

Salvaguardar la información contable y la correspondencia es también de importancia.

El Código de Comercio obliga a conservar la contabilidad, facturas y correspondencia comercial. Usualmente las administraciones entregan las facturas, pero la correspondencia se pierde. La mejor forma de evitar esto es que el condominio establezca su infraestructura de comunicación.

Lo importante es que se separe contractualmente cuáles comunicaciones son internas de la administración, teniendo esta el derecho de conservarlas, y cuáles del condominio.

Si el condominio no ha creado la estructura legal para prever que todo servicio esté respaldado por un contrato, que bien puede ser un formulario sencillo uniformado, es evidente que perderá trazo de proveedores y condiciones de contratación.

Los lineamientos de contratación claros permiten supervisar que se cumpla el deber del artículo 1263 del Código Civil, que establece: “No podrá el mandatario por sí ni por interpuesta persona, comprar las cosas que el mandante le haya ordenado vender, ni vender de lo suyo al mandante lo que este le haya ordenado comprar, si no fuere con aprobación expresa del mandante”.

Procedimientos

También es necesario asegurar la información sobre rutinas de trabajo y procedimientos.

Este tipo de información a veces constituye una parte muy importante del servicio de administración y las empresas cuidan de este conocimiento aplicado.

Sin embargo, el condominio puede prever sistemas de control y objetivos, que permitan medir en el futuro si las rutinas de un proveedor permiten alcanzar los objetivos de forma eficiente.

Los deberes de la administración están enumerados de forma muy amplia en el artículo 30 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio.

Por ello, es vital poder delimitarlos mejor por medio de un contrato de servicios, sea que este servicio se presente como modalidad comercial o por medio de una relación laboral.

Esto es igualmente válido para todos los otros proveedores. Recordemos que el Código Civil obliga al mandatario a ceñirse a los términos del mandato. Definir los términos claramente es deber del cliente.

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