Estilos de Vida

Imprimir || Enviar por E-mail

Reuniones improductivas

Marjorie Ross

Existen dos tendencias contradictorias en el mundo laboral. Por una parte, hay quienes padecen de una vieja enfermedad, la reunionitis aguditis, y quieren resolverlo todo cara a cara. Otros, por el contrario, se han enamorado de tal manera del uso del correo electrónico, que se han vuelto alérgicos al teléfono y a las reuniones. Ninguno de los dos extremos es efectivo. Hay que encontrar el punto de equilibrio.

Reuniones productivas

Para que nadie le huya a las reuniones, hay que revisar si las que se realizan son útiles, de lo contrario, los que en verdad quieren terminar sus tareas comienzan a quejarse. Otros, por el contrario, se fascinan con estar de ?meeting? en ?meeting?, y se hacen presentes en cualquier ocasión, y sin son ?encerronas?, mejor todavía. Esto suele provocar situaciones embarazosas, y tampoco ayuda a que las cosas se hagan.

Si las reuniones se programan como debe ser, con una agenda previa que se circula uno o dos días antes de la fecha indicada, los participantes tienen tiempo para prepararse, y para hacer aportes que de veras beneficien a la empresa. Dicha agenda solo debe circular entre los que están involucrados con las decisiones y la implementación de los proyectos que se van a discutir.

Ningún otro funcionario deberá estar allí. Si acaso alguien que no debe estar allí se hace presente, es decisión del jefe incorporarlo, o hablarle en privado, y aclararle que solo la presencia de determinados empleados es necesaria, ya que todos tienen muchas cosas entre manos.

Puntos claros

Quien convoca a una reunión debe asegurarse de que los convocados tengan suficiente material previo, para que cuando lleguen estén claros acerca de lo que se va a tratar y no haya que comenzar por lo básico.

El lugar debe reunir las condiciones necesarias para que pueda hacerse un trabajo efectivo. El jefe no debe dejarse llevar por la discusión, poniendo en peligro el tiempo y la agenda, sino mantenerse siempre fiel a ambos elementos. A la hora de terminar, debe hacer un resumen de lo acordado, y asegurarse de que hay consenso. Cada uno de los presentes debe irse con conocimiento y claridad acerca de las decisiones tomada y lo que le corresponde hacer. De común acuerdo debe fijarse la fecha de la siguiente reunión.

Es es bueno revisar los procedimientos. Nos llevaremos sorpresas.

Servicios

Horario de vuelos internacionales de San José, Costa Rica

Descargue el Informe del año 2003 de la Organización Mundial de Comercio (OMC), en formato PDF