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Después de la estrategia de compras

José Leñero

El segundo paso de la Systematic Technology For Procurement (STP) que presenta Randy A. Moore en su libro The Science of High-Perfomance Supplier Management (2002) se refiere a que, después de definir la estrategia de compras, el Comité de Compras debe ocuparse de traducir esa estrategia en un documento de trabajo que explique: a) Qué debe hacerse, b) Quién es el responsable, c) Donde debe hacerse y d) Cuando debe estar terminado.

Este detalle será la base para establecer los parámetros de medida del cumplimiento, por parte del proveedor, del contrato que se firme más adelante. Su utilidad dependerá de la claridad con que se especifique lo que se va a medir y de lo apropiadas que sean esas medidas.

Reunida la información corresponde explorar el mercado para averiguar la existencia de las tecnologías que interesan y quienes las tienen, como posibles oferentes a cotizar.

A estos posibles proponentes se les informa que esta es sólo una solicitud de información, para lo cual se les comunica los objetivos de la compra por hacer y se les pide información de sus capacidades instaladas en las tecnologías que interesan, su organigrama, personal a cargo, estados financieros, referencias.

En esa comunicación se les indicará la persona de la empresa que estará a cargo de todos los contactos con ellos y se les pedirá que también ellos designen una sola persona de contacto para las relaciones que siguen.

Para tramitar la adjudicación, se escoge al grupo al que se le pedirá cotización, a los que conviene invitarlos a una sesión temprana para darles informaciones básicas y conocer algunos aspectos de ellos.

Entre los objetivos de esa reunión está: a) informar que el estudio de las propuestas estará a cargo del CC, b) presentar a la persona única autorizada para recibir y responder consultas, c) declarar que la decisión estará a cargo de un gerente y d) informarles que todas las preguntas y respuestas que se generen durante el estudio, estarán a disposición de todos los participantes.

La evaluación de las propuestas no dará un ganador, sino un pequeño grupo que reúne las propuestas de mayor interés para la empresa, con quienes entablará la negociación final.

En estas rondas de negociación final se les aclarará que no hay un elegido, sino que saldrá de esas negociaciones, pero la adjudicación se puede hacer en cualquier momento a uno de ellos. Esto evita que el proponente oculte lo que puede ofrecer para demorar el juego, ya que eso lo puede conducir a perder el contrato.

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