GERENCIA

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Debilidades ticas en el manejo de inventarios

Hay 17 causas de una mala administración de mercancías

Recientemente Logistics Resources Internacional realizó una encuesta a los gerentes generales y de logística de 40 empresas en Costa Rica para conocer lo motivos o causas del mal manejo de inventarios.

Dentro de las empresas encontramos detallistas, importadores, fabricantes, alimentos, electrodomésticos, productos químicos, repuestos entre otras.

Se encontraron 17 causas de las cuales comentaremos las cinco más importantes. Son las siguientes:

Comunicación

La falta de comunicación y coordinación entre los diferentes departamentos hace que se incremente o falten inventarios.

Puede suceder que el departamento comercial no informe al de producción sobre promociones y/o ofertas. De igual forma, producción no informa a administración de compras sobre cambios en el diseño y esta no procede a adquirir la materia prima

La gerencia de inventarios procede a comprar un volumen extra sin informar a Ventas y Logística; lo que equivale en ciertas ocasiones a que el producto no tenga espacio o bien su rotación se deteriore.

Políticas de control

No hay políticas definidas del control de inventarios entre estos si la revisión es periódica o bien continua o la frecuencia de las cantidades a pedir.

Otro error frecuente es que no existen pronósticos de la demanda y si existen la precisión de éstos no es confiable. Esto principalmente porque los modelos matemáticos no son aplicados o bien no son los que mejor se ajustan.

Hace 15 años estos modelos eran imposibles de aplicar por lo difícil de su calculo. Hoy en día existen en el mercado paquetes de software a costo muy accesibles y fáciles de manipular en computadores personales interfasadas con los el Data Warehouse de la compañía.

Desconocer mercado

Es frecuente que las empresas no tengan la información suficiente de la demanda de sus clientes.

La falta de planes colaborativos entre proveedor y cliente y el compartir el pronóstico en conjunto, hace que se trabaje sin coordinación y esto provoca faltantes o sobrantes.

Wal Mart es el gran impulsor de esta filosofía donde en conjunto con proveedores se definen las demandas en el futuro. Esto se basa en un cambio de cultura; que nuestro medio por "celos" a intercambiar información y por falta de reconocer los ahorros de tener inventarios que satisfagan al cliente y que ahorre en reducción de inversiones no se logran implementar.

Mal servicio al cliente

Otro de los errores es la falta de segmentación de los clientes y la ausencia de un nivel de servicio fill rate por importancia de cliente.

Se quiere satisfacer a todos por igual. Las empresas de clase mundial tienen políticas de servicio para diferentes segmentos de clientes.

Un ejemplo es tener siete colores diferentes de licuadoras cuando el 95% de la demanda es por tres colores. En muchas ocasiones los otros cuatro colores son excesos de inventarios con poca rotación.

Una política de servicio al cliente es que se pueden ofrecer los otros cuatro colores pero se debe esperar tres semanas porque se adquiere contra orden de compra y no mediante mantener inventarios.

Tecnología

La administración de inventarios sigue siendo una de las areas de mucha oportunidad.

El problema ha consistido en la falta de utilización de las herramientas hoy disponibles a través de la computadora e internet y la falta de trabajo colaborativo entre las empresas.

Las compañías lideres son las que deben fomentar esta colaboración pues son ellas las que sacarían el mayor provecho. Así lograrían tener el mayor poder para influenciar a sus proveedores y clientes. (véase gráfico: "¿Por qué manejan mal los inventarios?")

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