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Maneje el ciclo de conversión de efectivo

Cuando una empresa manufacturera recibe sus pedidos de materia prima, usualmente vienen acompañados por una factura del proveedor por el monto acordado.

Si la empresa recibe crédito comercial, no está en la obligación de pagar por un tiempo, digamos 30 días.

La empresa entonces almacena esa materia prima como parte de su inventario, y la va transformando en producto terminado a través de su proceso productivo.

Sin embargo, una vez que tiene el producto terminado lo mantiene en inventario un tiempo más antes de ser vendido. Y si la empresa a su vez le ofrece a sus clientes la facilidad del crédito comercial, entonces pasarán varios días antes de que pueda recibir el efectivo correspondiente.

Mientras tanto, es muy posible que ya hayan pasado los 30 días de crédito que le dio el suplidor, y por tanto debió cancelar la materia prima antes de cobrar por la venta del artículo. Este sería el caso si el tiempo combinado que la materia prima pasó en inventario, ya sea como materia prima, producto en proceso o producto terminado, es 40 días, y que los clientes le paguen en promedio en 30 días.

El ciclo de conversión de efectivo (CCE) se mide como los días promedio de cuentas por cobrar (30) más los días promedio de inventario (40) menos los días promedio de pago (30), por lo que en nuestro ejemplo el CCE sería de 40 días.

Por tanto, la empresa necesita mantener una cierta cantidad de efectivo a mano, que le permita cubrir la brecha entre la fecha en que debe pagar y la fecha en que puede cobrar. Cuanto mayor sea el CCE mayor será la necesidad de liquidez de la compañía.

Positivo o negativo

El largo del CCE depende de la industria en la que uno se encuentre. Por ejemplo, para las grandes cadenas de supermercados puede llegar a ser negativo. Esto es posible en parte porque si tomamos en cuenta que el pago de los clientes es prácticamente de contado, los días promedios de cobro son muy cercanos a cero.

Por otro lado, el inventario de un supermercado normalmente es lo que se puede observar en los anaqueles, y una alta rotación significa que los días promedio de inventario también son pocos.

Y como una cadena puede aprovechar para consolidar sus compras en grandes pedidos que abastecerán a todas las sucursales, los días promedio de pago tienden a ser altos. Este CCE negativo es lo que nos permite considerar a los supermercados como "máquinas" de generar liquidez.

Ejemplos similares se encuentran en las empresas de servicios. Normalmente este tipo de empresas tienden a mantener niveles de inventario muy bajos, en particular aquellas compañías que dependen fundamentalmente del capital humano para entregarle valor a sus clientes.

En estos casos, el CCE depende básicamente de los días de cuentas por cobrar y los días de cuentas por pagar. Es por ello que vemos como las agencias de publicidad tratan de ajustar el crédito que le ofrecen a sus clientes de forma que los cobros recibidos coincidan con los pagos que deben realizar a los proveedores. Con esta práctica son capaces de reducir el CCE a prácticamente cero.

Otros factores

Pero no es la industria el único factor determinante. También influye, y mucho, el modelo de negocios seleccionado.

El caso del fabricante de computadoras Dell es paradigmático en este sentido. Al cambiar el modelo tradicional de fabricar computadoras, y hacerlo contra pedidos de los clientes, y combinar esto con un manejo de justo a tiempo en su línea de producción, ha conseguido CCE muy bajos, que incluso han sido negativos.

La mejor parte de todo es que mientras sus competidores necesitan de mayores recursos para poder financiar una expansión en ventas, el CCE negativo de Dell le ha permitido crecer al mismo tiempo que no solo no recurre a fuentes externas de financiamiento, sino incluso se ha dado el lujo de reducir dicho financiamiento.

La clave para ello es un manejo integral del ciclo de conversión de efectivo.

Una adecuada gestión del CCE requiere atención constante a la tarea de cobranzas, un manejo austero de los inventarios y un conocimiento profundo de nuestros proveedores y los límites de su paciencia.

El problema es que estas son tradicionalmente funciones que desempeñan diferentes personas dentro de la organización, que a su vez pueden encontrarse en diferentes departamentos, y por tanto ni siquiera conocerse. Sin embargo, se necesita el concurso de toda la organización para poder alcanzar esta meta.

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