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¿Cómo sobrevivir a la prensa en época de crisis?

El mayor enemigo es el silencio

Todos corren de un lado a otro, nadie sabe qué es lo que pasa, los jefes están reunidos, corren vientos de crisis. ¡Auxilio, el periodista de la televisión acaba de llegar!

Un momento... no se meta al baño para tomar inspiración, simplemente tenga las armas apropiadas y verá que puede salir bien librado de la batalla.

En el momento más inesperado puede sobrevenirle una crisis a su empresa o institución. Contra todos los pronósticos ocurrió lo que se pensó jamás pasaría. Un pie en falso en las primeras declaraciones a los medios de comunicación puede ser mortal.

¿Cómo estar preparados? ¿Cómo manejar la información de principio a fin? ¿Cómo salir bien librado ante la pregunta dirigida del reportero?

La imagen es uno de los activos más importantes de su organización y puede derrumbarse de la noche a la mañana con datos mal divulgados. Esto lo sabe Mónica Ruiz, abogada, periodista y máster en Comunicación Política, instructora del seminario "El manejo de la Comunicación en situaciones de crisis", quien convence a su auditorio: opinión publicada= opinión pública.

Gerentes, asesores empresariales, y uno que otro comunicador despabilado, fueron capacitados recientemente en este curso de la Cámara de Industrias de Costa Rica, que tiene su dosis de histrionismo, pues incluso usted puede practicar ante las cámaras sus mejores respuestas.

Prevención = acción

La mejor medicina es sin duda la preventiva. Sea proactivo, esté siempre bien informado de lo que pasa en su empresa y procure que esta tenga la mejor proyección, tanto con sus públicos internos como con los externos.

Relaciones exitosas con la prensa le dan de antemano un efecto amortiguador cuando vengan las vacas flacas. Invite periodistas de vez en cuando, pero no les cuente qué hace su empresa, déles noticia, reinvente sus proyectos y preséntelos con valor agregado para la información.

Si no tiene un Plan de Prevensión de Crisis debe elaborarlo. Supone una especie de auditoría de vulnerabilidad, donde identifique riesgos, tenga información preparada y sepa reconocer públicos clave.

A su vez, debe tener un Plan de Comunicación, que se caracterice por anticipación, agilidad, calidad informativa y veracidad.

Y volviendo al tema profiláctico, al igual que en la leyenda de los fármacos, recuerde no improvisar en nada sobre estos tópicos, consulte primero con su asesor de comunicaciones y si no tiene, empiece a pensar en ellos.

El momento crítico

¿Qué es una crisis? Es cualquier suceso que altera el ritmo habitual de la empresa y que puede afectar negativamente, de forma general, su imagen y reputación pública, y de forma específica, sus operaciones, productos, clientes y empleados.

Una crisis puede generarse a nivel corporativo, de producto, de procesos, de recurso humano, o laboral. Pero no se alarme, la filosofía china dice que el peligro siempre entraña una oportunidad.

Cuando atraviese una crisis, debe conformar de urgencia el Comando de Crisis. Este estará integrado por un líder de la organización, portavoces, el asesor de comunicación y otros encargados de áreas específicas. No deben ser muchos pero sí los suficientes para hacer labor de equipo.

Los empleados deben sentirse tomados en cuenta y así evita las fugas de información.

No se olvide del cliente, según sea el caso, puede establecer mensajes en recepción, porterías y teléfonos de atención al cliente.

Su asesor de prensa deberá guiarlo sobre cuáles instrumentos son más idóneos para salir adelante con los medios de comunicación.

Conozca las diferencias entre la Entrevista, el Comunicado de Prensa, la Conferencia de Prensa, la Declaración de prensa y el Derecho de Respuesta, para que se convenga en lo que la situación amerita.

Por último, en cualquier escenario pueden aparecer grupos de presión para los cuales hay que establecer una estrategia apropiada.

Y como expone Ruiz, estamos en la Era del Infotainment (information + entertainment). Actualmente la forma prevalece sobre los contenidos, así que tiene que ser cuidadoso en todos los detalles. El espectáculo y la lógica comercial de los medios está rigiendo. ¿Preparados? ¿Quién dijo crisis?

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