Tecnología # 677
Renovar sistemas, ¿por qué y para qué?
Evite las trampas y los tropiezos cuando va a adquirir nuevos equipos y aplicaciones en su empresa
GARREtt BRITTON /PARA EF
En su empresa llegó el momento de renovar equipos informáticos y aplicaciones, y mientras unos opinan que hay que comprar esto otros creen que más bien hay que adquirir otra cosa. ¿Quién tendrá la razón?
La experiencia de la firma de logística Aeromar podría ayudarlo.
En la automatización de sus operaciones, la empresa empezó con dos servidores y llegó a tener diez equipos conforme aumentaban los servicios para sus clientes como es la posibilidad de revisar en Internet la ubicación del envío. En las bodegas usan dispositivos móviles ( handhelds ) para el registro de la carga, información que se envía al centro de cómputo por la red inalámbrica.
Además, en lugar de tener un mensajero que lleve los papeles de la mercadería al Ministerio de Hacienda, utilizan el sistema de Tecnología de Información para el Control Aduanero (TICA).
Ante esto, a mediados del 2007 analizaron opciones para renovar la tecnología.
Una de ellas era gastar $200.000 en otros diez servidores. En lugar de eso, la decisión fue invertir esa misma suma en un equipo más robusto, cubriendo además las licencias de las aplicaciones, un sistema de virtualización (divide el equipo en varios servidores virtuales), la capacitación y el costo del personal interno.
El proyecto se ejecutó entre julio y setiembre del 2007 e incorporó un servidor espejo, el cual se reparte la carga de trabajo con el equipo principal y entra a funcionar si el otro falla. “Fue una decisión oportuna”, dijo Giovanna Vieto, directora de Aeromar.
No siempre hacer estos cambios es sencillo. Se deben considerar los riesgos de convertir la renovación tecnológica en un campo minado.
“La inversión debe tener sentido para la empresa”, advirtió Ronald Mora, ingeniero de de Soluciones INRA, firma local que asesora a Aeromar y es proveedor de sistemas de virtualización de VMWare y Oracle.
Directo al bolsillo
El impacto financiero de una compra puede ser mayor al que se estimó inicialmente.
El riesgo va desde adquirir sistemas con más capacidad de la que se necesita, hasta sufrir desajustes en el servicio al cliente o paralizar la operación de la empresa.
“Hay empresas que compran equipos o sistemas que ya tienen; otras no evalúan lo que están necesitando”.
Ingeniero de Soluciones INRA
$200.000
Inversión en equipos, licencias, sistema de virtualización, capacitación y tiempo de Aeromar.
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días es el mínimo de duración de una renovación parcial de sistemas en una empresa.
En Aeromar, aseguraron que es clave evaluar a los proveedores según su experiencia y el conocimiento que tengan del negocio de sus clientes.
Uno de los problemas comunes con los suplidores es que incumplan con el proyecto en cuanto al plazo prometido y que duren instalando el equipo el doble o el triple de los meses acordados. Asimismo, algunos no dan servicios después de entregar su producto.
“Si hay un riesgo es escoger un proveedor equivocado”, dijo Alfonso Azofeifa, gerente de informática de Aeromar.
Los servicios de asesoría y de implementación de soluciones puede ir desde varios días hasta meses, con costos a partir de $2.000, según lo requiera cada compañía o institución.
Otros pasos lógicos son detectar lo que realmente se necesita y tomar en cuenta las habilidades adquiridas por el personal.
“Se debe evitar que el nuevo sistema sea hecho por un experto aislado de la empresa”, aconsejó Carlos Guillén, presidente de la firma Asesoría y Diseños Informáticos Cesand S.A.
Además, hay que evaluar si al adquirir un equipo o introducir un nuevo software los sistemas existentes serán compatibles.
“Muchas veces los sistemas que tienen las empresas no soportan los nuevos equipos”, afirmó Giovanna Chacón, asistente de gerencia de Sistemas Comport S.A., firma local proveedora de equipos de cómputo.
Temor a lo nuevo
El principal peligro es el temor a las nuevas tecnologías pues una compañía podría desaprovechar el avance que trae consigo un nuevo sistema y perder ventaja frente a sus competidores.
Según el ejecutivo de INRA Ronald Mora y Óscar Oconitrillo, gerente ejecutivo, ya se empiezan a implementar más proyectos tecnológicos de alta disponibilidad (tener acceso a los sistemas en el menor tiempo posible) y también de virtualización, como en la Universidad Estatal a Distancia y Coopenae, pese a que son tendencias que apenas se dan a conocer localmente.
En el caso de Aeromar, se optó por la virtualización debido a sus beneficios de ahorro de inversión, espacio y gastos de electricidad y aire acondicionado. Además, ahora el personal informático puede dedicarse a otras tareas estratégicas de la firma.
El proyecto incluso no se implementó antes porque se hizo un estudio previo.
Lo que al final se valoró fue que la renovación permitía cumplir en agilidad, seguridad y confiabilidad de datos, requisitos esenciales que son parte de la tendencia a digitalizar las operaciones. “Ahora todo es con sistemas informáticos”, dijo Vieto. “No nos podíamos quedar atrás”.
Riesgos de la renovación tecnológica y cómo reducirlos:
Desajustes del servicio: Debe basarse en los conocimientos y habilidades de cómputo del personal para evitar resistencias al cambio.
Incompatibilidad de sistemas: Revise si requiere ajustar las aplicaciones para que funcionen sin dificultad en los nuevos equipos.
Compras de más: Se compra lo necesario. Puede costar menos ampliar o comprar otro equipo, que tener capacidad ociosa.
Demoras en diseño, desarrollo y ejecución: Investigue a su proveedor y exija garantías de cumplimiento en el tiempo contratado.
Parálisis de operación: Se define un periodo de transición en el cual los sistemas de la empresa funcionan en forma paralela, donde se van pasando las tareas y las operaciones paulatinamente del viejo al nuevo sistema.
Fuente INRA, Cesand, Comport y Aeromar.
