Gastar menos. Realizar los trámites en Internet y los procesos internos en línea ayudarían a las entidades a ahorrar en papelería.

Francisco Rodríguez archivo /Para EF

El Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA) adoptó en febrero pasado la medida de “reducir drásticamente el uso papel, insumos y fotocopias” como una de sus 25 formas de enfrentar la crisis.

Para lograr esa reducción, la entidad eliminó las impresoras personales y colocó equipos por área de trabajo; además, en lugar de impresoras de tinta se colocaron de láser. “Se genera ahorros en suministros”, dijo Grettel Corrales, asesora de la presidencia ejecutiva de AyA.

Los especialistas aseguran que si las empresas e instituciones adoptan medidas apropiadas obtendrían hasta un 40% de ahorros en papelería, impresión y fotocopias.

“Es una paradoja pero estamos proponiendo que impriman menos”, dijo Edgar Martínez, gerente regional de Lexmark.

Analice opciones

Una de las medidas sería escoger entre impresoras láser o de tinta.

Según Lexmark y varios blogs de usuarios, es más caro comprar una láser pero es menor el costo en insumos, como los cartuchos.

Además, consumen menos energía, como las tres impresoras láser que Canon lanzó el pasado 30 de marzo. Esta firma también fabrica equipos de tinta.

Epson da otra opción pues asegura que sus equipos de inyección de tinta de alto rendimiento consumen tres veces menos energía y usan cartuchos más económicos que los láser.

Víctor Céspedes, especialista de Epson, agregó que se deben buscar equipos para cada necesidad, como en los puntos de venta en las tiendas donde se instalan aparatos compactos y con costos bajos para el alto volumen de trabajo.

En entidades como el Banco de Costa Rica, las medidas incluyen el reciclaje de papel, toner y cartuchos.

En la Caja Costarricense de Seguro Social se procura usar más el correo electrónico e información en línea para gastar 30% menos en impresión y 15% menos del presupuesto, pues ahí la partida de equipos y materiales de papel, cartón e impresos del 2008 ascendió a ¢2.984 millones y la del primer trimestre del 2009 ya va por ¢735 millones.

En la Bolsa Nacional de Valores (BNV), desde el 2008 adoptaron medidas como configurar las impresoras para imprimir a dos caras y usar programas informáticos para digitalizar y compartir archivos, atender clientes, emitir facturas y para digitalizar documentos de la asamblea de accionistas y la junta directiva, la correspondencia y el control de la operación.

Así ninguna tarea “queda a la deriva” y los ahorros en energía, papel y tiempo alcanzaron un 20%. “El costo no fue tan relevante”, dijo Jorge Iván Ramírez, director de tecnología de la BNV. “Ya recuperamos la inversión”.

Medidas que puede implementar en su empresa:

1

Digitalizar tareas: Trámites automatizados en computadora; evite papeleos inútiles.

2

Sustituir: Reemplace equipos individuales por una impresora en cada área.

3

Imprimir doble: Cuando son borradores, imprima dos páginas en una y en doble cara.

4

Calcular: Láser cuesta más que tinta, pero imprime rápido y el cartucho dura más.

5

Ahorrar en energía: Hay diferencias en consumo de energía a tomar en cuenta.

6

Monitorear: Identifique y corrija malas prácticas para evitar desperdicio y abusos.

Fuente Firmas y entidades consultadas.