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A los sistemas de compras públicas les falta cumplir su promesa de eliminar el papeleo mediante la automatización del proceso (desde la publicación del cartel hasta la notificación de la orden de compra), así como integrar los proyectos y facilitar el uso.

La experiencia de los usuarios así lo refleja.

En Representaciones Técnicas Internacionales (Technicorp) recibieron varias veces por fax una invitación para participar en un concurso de llantas pese a que la empresa es distribuidora de equipos eléctricos.

En otro caso, sus ejecutivos se enteraron de que habían ganado un concurso en el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) dos semanas después que se emitió la orden de compra, a partir de la cual se contabiliza la fecha de entrega y, por lo tanto, las sanciones respectivas.

“La falla en el sistema consiste en que genera la notificación de adjudicación, pero no la envía al interesado”, dijo Carlos Carboni, gerente de Technicorp.

Carboni participó el pasado 9 de junio, junto a otros cinco ejecutivos de varias empresa, en una sesión de análisis sobre compras públicas. La actividad fue organizada por EF y la Cámara de Comercio Exterior (Crecex).

Patricia Monge, encargada de ventas para el sector público de la Energía y Telecomunicaciones (Enercom), contó que ella tenía entendido que debía recibir una clave para CompraRed –sistema creado por el Ministerio de Hacienda– y llamó varias veces para obtenerla, sin éxito.

Otra queja la externó Eloy Fernández, encargado de licitaciones de Reenfrío Comercial Automotriz, dedicada a reencauche y otros servicios para vehículos, quien cuestionó que debieron inscribir su empresa varias veces en distintas instituciones y presentar los mismos documentos que ya están en CompraRed.

Además, se ve obligado a ir a las oficinas de proveeduría de las entidades con el inconveniente de que a veces el funcionario encargado está ausente o el expediente, en otro departamento.

En la reunión con EF y Crecex también participaron Nidia Flores y Mónica Mora, asistentes de gerencia de Distribuidora Larce, y Paula Acuña, gerenta de ventas y socia de Enercom.

Dos sistemas de compras

Los sistemas de compras digitales pretenden eliminar el papel en todas las etapas del proceso de contratación del Estado, facilitar los trámites y darles agilidad.

CompraRed arrancó en el 2001 y hasta la fecha alcanza un costo de $2,6 millones en equipos, software y el pago al proveedor, Hermes Soluciones.

Empero, solo lo usa una cuarta parte de las instituciones: 78 entidades que incluyen a los Ministerios y sus entes adscritos, la Municipalidad de San José, la Universidad Estatal a Distancia, el Tribunal Supremo de Elecciones y el Banco Central de Costa Rica (BCCR).

Las cinco instituciones que más compras realizaron el año anterior vía CompraRed acumularon ¢63.840 millones.

Asimismo, de 21.279 proveedores inscritos, apenas la mitad está activa y 20 acumulan el 40% de las compras. Cinco de ellos sumaron ¢41.155 millones en el 2008, en obras públicas y asesorías en ingenierías.

Paralelamente, la Secretaría Técnica de Gobierno Digital impulsa otro sistema, el Mercado en Línea (Merlink), para integrar a la mayoría de las instituciones.

Juan María González, presidente de la Cámara de Industrias, afirmó que los empresarios están preocupados por la duplicidad de sistemas y las “redundancias ineficientes”.

Indicó que se debe reformar laLey de contratación administrativa , el rol de la Contraloría General de la República y el control de eficiencia con base en los avances tecnológicos. Además, dijo que se requiere capacitar a los funcionarios, fortalecer CompraRed y tomar en cuenta cómo operan las instituciones autónomas.

Reconocen facilidad

En una consulta adicional realizada por Crecex a solicitud de EF, otras firmas resaltaron que CompraRed facilita las compras públicas.

Así lo indicaron Farmavisión, Seyma, Equigas, Importadora Universal Panamericana, Cifsa, Compañía Técnica y Comercial Satec, Masesa Panamá, Corporación Cefa, Electronic Engineering, Chemo Centroamericana y ATC Tecnoval.

Agregaron que pueden conocer vía electrónica los requisitos, concursantes, adjudicaciones y notificaciones de los procesos. Calificaron el sistema como sencillo, ordenado, cómodo y expedito. Asimismo, sugirieron mejorar la inscripción, consultas de archivos electrónicos, actualizaciones y publicaciones, integración de otras entidades y respuesta de consultas.

Sin embargo, creen que no tiene sentido enviar las ofertas digitales y en papel.

Las empresas que participaron en la sesión, resaltaron los beneficios de tener acceso a la información de compras en todo momento.

Destacaron que el sistema del ICE para compras directas está más avanzado pues permite la digitalización total del proceso, mientras que los de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) están bastante atrasados.

Recomendaron digitalizar los procesos, que las proveedurías asuman un papel activo y que se utilice un único sistema.

“Si todo es digital, es más fácil, pero esto no es suficiente si las personas y quienes están al mando no se modernizan”, advirtió Fernández, de Reenfrío.

Confirmación

La diversidad de sistemas de compras y los problemas para integrarlos es tema de discusión.

Jeannette Solano, directora general de bienes y contratación administrativa del Ministerio de Hacienda, explicó que CompraRed está preparado para realizar los procedimientos de contratación en forma electrónica.

Aun así, a CompraRed le falta digitalizar y estandarizar los carteles, los formularios para documentos, la presentación de ofertas, la calificación de propuestas, las actas de apertura, los contratos y los catálogos.

Solano agregó que se utilizan sistemas de certificación, firma digital y seguridad electrónica.

Sin embargo, la funcionaria dijo que estos solo funcionan “como elemento de convicción complementario” y que no es posible sustituir los documentos físicos y utilizar los electrónicos “con pleno efecto legal” pues aún falta que se implemente la firma digital a nivel nacional.

Carlos Melegatti, subgerente del BCCR, a cargo del sistema de certificados y firma digital, afirmó que en los próximos dos meses los bancos podrán empezar a entregar los certificados y la firma digital a los ciudadanos.

Entre tanto, la Secretaría Técnica de Gobierno Digital espera que Merlink genere un ahorro anual del 2% del Producto Interno Bruto del país.

Este sistema –basado en el que se usa en Corea del Sur– se está instalando en el ICE y podrá ser usado por otras entidades a través de contratos de servicios.

Una de ellas sería la CCSS –que tras haber hecho la prueba en CompraRed– siguió el consejo de la Secretaría Técnica de Gobierno Digital y buscará integrar sus 200 unidades de compra en Merlink.

No obstante, falta conectar por Internet al 20% de ellas. Esto provoca que proveedurías de varias hospitales no tengan sistemas de compras, lo que imposibilita tener uno centralizado.

“Dependemos del avance de Merlink”, dijo Laura Morales, subgerenta de tecnologías de información de la CCSS.

Tampoco está claro si CompraRed y Merlink tendrán alguna integración.

Alicia Avendaño, secretaria de Gobierno Digital, respondió que CompraRed debe adaptarse al modelo de compras electrónicas “cero papel” y de estandarización de procesos, pero el Ministerio de Hacienda está diseñando un plan a cinco años para modernizar CompraRed, con el argumento de que debe mantener ese sistema pues varias leyes y reglamentos le asignan la rectoría en la materia y la tarea de diseñarlos.

“A la fecha, del Gobierno Digital no hay ninguna gestión ante este ministerio para analizar la viabilidad de la interoperabilidad con CompraRed”, dijo Jeannette Solano.

Proyectos de compras públicas:

Setiembre del 2001

Inicia CompraRed: Como plan piloto dispuso la información de los procedimientos de compras.

Setiembre del 2005

Digitalización: Nueva versión de CompraRed contempla digitalizar todo el proceso de compra.

Diciembre del 2006

Volumen: Ministerios compraron ¢23.000 millones vía CompraRed (6% de las compras totales).

Mayo del 2007

Corto alcance: CompraRed solo cubre al 26% de las instituciones. CCSS realiza prueba piloto.

Mayo del 2008

Dos rutas: Hacienda inicia fortalecimiento de CompraRed; Gobierno Digital empieza otro proyecto.

Junio 2009

Divorcio. CompraRed tendrá plan para cinco años más y Gobierno Digital impulsa Merlink.

Fuente Hacienda, Gobierno Digital y EF.