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Cuide información personal
La administración de un condominio debe proteger los datos sensibles
Edición 856* Abogado, Grupo Astoria
La administración de un condominio llega a tener una gran cantidad de información personal de sus residentes, lo que le impone una responsabilidad en su manejo que no puede evitar conocer.
La nueva Ley de protección a la persona frente al tratamiento de sus datos personales (8968, publicada el 5 de setiembre de 2011), se dirige a la protección frente al manejo de grandes bases de datos, excluyendo las bases de datos con fines domésticos o internos. Sin embargo, establece principios que la administración debe conocer y poner en práctica, tanto por razones de seguridad como por la posible consecuencia de que, al tratarse de principios básicos de derechos humanos, puedan llegar a recibir tutela de la Sala Constitucional.
El principal daño para los residentes proviene de descuidar el principio de la confidencialidad. Las compañías de mantenimiento o de seguridad, muchas con una enorme rotación de personal, llegan a conocer los nombres, rutinas y horarios personales y de los hijos, bienes y posición económica, placas de vehículos y muchos otros datos de los condóminos (residentes o no) que pueden ponerlos en un riesgo enorme. Y sin embargo, es una información esencial para poder controlar el acceso al condominio.
Es la razón por la que la administración debe exigir que todo proveedor, especialmente todo oficial de seguridad, firme un breve y sencillo contrato de confidencialidad que proteja esta información y prohíba su divulgación. Normalmente la protección de esta información no vendrá del contrato mismo, sino del contexto en el que surge el contrato: donde para cada oficial se tiene copia de su identificación, permisos de armas, constancia de antecedentes penales y otros, el contrato simplemente refuerza un contexto de control. Sin control de estos documentos, con oficiales mal pagados, mal entrenados, con incumplimientos laborales, el contrato será una simple aspirina contra el cáncer de seguridad que se ha enquistado dentro.
Desde la perspectiva de la administración, la veracidad y adecuación al fin provienen de un consentimiento expreso al momento de obtener los datos. Muchas veces las administraciones fallan en este punto, ya que no existe un centro de información único. El administrador en sitio maneja una información; contabilidad o cobros, otra; y la seguridad, otra. Por ello, debe haber un registro único que se alimente de informaciones exactas, y cuyo origen pueda ser rastreado hasta un documento que provenga del propietario de esos datos.
Debe ser parte de la gestión normal la recolección y verificación de los datos personales. Sobre todo, la confirmación de las direcciones de comunicación, teléfonos, residentes y autorizados a ingresar, con actualizaciones dosificadas y periódicas establecidas para los diversos proveedores. Esta verificación de datos constante permite crear un contexto en donde todos los residentes saben que constantemente se conoce quién vive e ingresa al condominio, cuáles vehículos ingresan (y salen), lo que sin duda hace que otros condominios sin esta práctica sean más atractivos para los delincuentes.
Naturalmente, cuando hay un cambio de administración, la administración entrante debe exigirse que dicha información sea suministrada y obtener un compromiso de cesación en el uso de dicha información por parte de la gestión saliente, quien a su vez debe exigir su manejo responsable por medio de un compromiso escrito.
Claro está que sin un comité de condóminos proactivo, nadie velará por esto y el cambio de poder tendrá lugar sin que sus destinatarios participen en este momento vital del condominio.
