Mantenga los gastos de su pyme bajo control

Identifique aquellas salidas que le ayudarán con su objetivo de negocio y mejore su rentabilidad

César Brenes Colaborador

Imagine que tiene dos opciones para decidir en qué invertir el dinero generado por su empresa para el próximo mes: la promoción digital de un nuevo producto o la contratación de una consultoría para entrar en un mercado aún desconocido para usted y su equipo.

¿Cuál de los dos escogería con el fin de mejorar la rentabilidad de sus recursos? La respuesta dependerá de un factor principal, que tiene poco que ver con el precio y más con un análisis para discernir cuál de esas opciones le acercará más a su objetivo de negocio.

Si ahora busca la expansión de mercados con mayor urgencia, probablemente la decisión más acertada sea la segunda. En cambio, si el nuevo producto tiene potencial de convertirse en una “vaca lechera”, la balanza le acercaría a la primera opción.

Además de tener una clara estrategia, Heiner González, jefe de gestión comercial de Banca de Desarrollo del Banco Popular, se aconseja dar seguimiento y evaluación constante a los resultados luego de realizar la inversión. “Se deben establecer metas particulares a los responsables de los gastos, y evaluarlas periódicamente”, señala el ejecutivo.

Entre otros de los puntos fundamentales para controlar los gastos destacan: la preparación y aplicación de presupuestos, evitar tomar deudas que no mejoren las condiciones productivas de la empresa e involucrar a los empleados en el ahorro y búsqueda de opciones eficientes para evitar gastos innecesarios.

Estrategias de ahorro

Aunque cada negocio necesitará una u otra táctica, el director general de la consultora Zona Empresarial, Carlos Chinchilla, aconseja aprovechar, por ejemplo, descuentos por volumen de compras de materias primas o productos finales listos para comercializar.

“Aquí conviene considerar la capacidad de almacenamiento, costos y riesgos de seguridad y manejo del inventario, modas, vencimiento, obsolescencia, costo de oportunidad por el dinero inmovilizado, entre otros”, dice Chinchilla.

Asimismo, puede encontrar descuentos por pronto pago entre sus proveedores, ampliar la cantidad que utiliza e, incluso, incrementar la capacidad de negociación para obtener mejores condiciones de compra o cualquier otra erogación.

Eliminar duplicidades en las tareas, simplificar procesos y vigilar el uso eficiente de los recursos o activos por parte de toda la organización son otros de los consejos a seguir. La clave está en preguntarse siempre si con cada gasto realmente se acerca o no, al logro de los objetivos de negocio.

Los expertos también aconsejan evitar pagos extras o aumentos descontrolados en salarios, comisiones, viáticos, gastos de representación, combustible, transporte, alimentación, etc.

Una forma de lograr lo anterior es a través de un análisis integral de todo el proceso productivo.

Dagoberto Hidalgo, subgerente de negocios de Mucap, recomienda eliminar todos aquellos gastos que no estén ligados a la generación de utilidades, como por ejemplo, suscripciones a revistas o periódicos, TV por cable, gastos de representación altos, deudas onerosas, útiles de oficina que no se usen, regalías, desperdicios de materia prima e insumos, de electricidad o agua y, sobretodo, los llamados reprocesos, porque estos costos nunca aparecen en ningún presupuesto.

Otra buena práctica consiste en clasificar los gastos es fijos y variables. Los primeros no cambian y existen aunque la empresa aumente o disminuya sus ventas. Por ejemplo, alquileres, patentes, telefonía, Internet, pago de deuda, etc. Por su parte, los variables evolucionarán de acuerdo al nivel y ritmo de la producción: materias primas, mano de obra directa, electricidad, combustible, agua, etc.

Una combinación eficiente de ahorro en gastos fijos y variables puede significar una mejora de los resultados de su empresa.

Con respecto a los gastos financieros, Francisco Gonzáles, director de Banca Pymes de Scotiabank, señala que es importante tener claro el uso de los fondos de los créditos, el costo que están pagando y sobre todo, que los plazos de los préstamos coincidan con la forma de recuperar los fondos.

¿Y la rentabilidad?

Según Carlos Chinchilla, la rentabilidad es uno de los conceptos que más claros debe tener una pyme, pues es usual que se confunda.

Por ejemplo, se suele pensar que si se adquiere un producto en ¢100 y se vende a ¢130, la rentabilidad fue ¢30, lo cual es falso. En este caso, esa cantidad constituye solo el margen bruto, el cual debe servir para cubrir gastos operativos como administración y ventas, deducir impuestos y finalmente, obtener una utilidad neta.

Con ese concepto en mente, para mejorar la rentabilidad se debe vender con los menores costos que sea posible, al precio que ofrezca el mejor margen de ganancia que sea posible obtener, y con la mayor cantidad de ventas que se puedan alcanzar.

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Fuente: Zona Empresarial