Así debe preparar su empresa para enfrentar con éxito el cierre fiscal

Procesos claros y revisiones son fundamentales para el éxito

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Las próximas semanas determinan un momento fundamental para el funcionamiento de toda empresa: el cierre fiscal. El éxito de la operación está determinado en gran medida por la certeza con que pueda dar cuentas a las autoridades tributarias.

Si bien un buen cierre se facilita con un buen arranque, en estas últimas semanas también puede asegurarse de terminar correctamente y comenzar bien el periodo siguiente.

De acuerdo con German Morales, socio de Impuestos de Deloitte, lo más importante es tener claro de qué se trata el proceso, es decir, que el gerente entienda sobre cuáles actividades debe rendir cuentas y cómo deberá hacerlo.

Para Morales, el proceso se resume en seis pasos:

Primero: Tener clara la lista de tareas por hacer, para cumplir con todas las exigencias que tiene el cierre fiscal.

Segundo: Reunir toda la información que necesita para lograr esas tareas.

Tercero: contar con personal para la ejecución y con un fondo para los pagos importantes que se generan en este periodo (como el Impuesto de Renta y las patentes municipales).

Cuarto: Ejecutar con tiempo, no dejar los trámites para última hora.

Quinto: Revisar lo hecho para estar seguro de que está bien.

Sexto: Documentar todo lo que se hace y archivar correctamente, para que todo esté justificado y en orden, en caso de que se presenten consultas o revisiones futuras.

Diego Salto, socio de la firma AFC (Asesores Fiscales Corporativos), asegura que las mejores prácticas fiscales pasan por ponerle atención a los detalles y a las cuentas todo el año.

“Lo más importante en el cierre fiscal es mantener un proceso ordenado y claro en la contabilidad de la empresa. Hay que recordar que la contabilidad es la base sobre la cual se calcula el impuesto sobre la renta, previa corrección de los ajustes fiscales que la normativa tributaria determine. Por ello, una correcta base contable es indispensable”, asegura.

Errores comunes

Ricardo Vargas, socio de Oller Abogados, recuerda que en algunas empresas es común registrar gastos sin tener comprobantes que tengan los estándares de la Dirección General de Tributación Directa; pero no se puede alegar desconocimiento.

“Consulte con la administración tributaria y manténgase informado de las directrices que, dentro del periodo fiscal, Tributación emite e implementa”, dice.

Otros errores fiscales incluyen hacer las revisiones al filo de la entrega de la declaración de impuestos (15 de diciembre), tomar decisiones estratégicas sin el consejo de un profesional en impuestos –o en los últimos días del periodo fiscal–, omitir la capacitación permanente del personal de contabilidad y confiar en los saldos que generen los sistemas automatizados, sin contrastarlos o verificar que se cuente con todos los respaldos.

Recuerde: el 1 de octubre marca el inicio del proceso para la declaración del 2015, y lo recomendable, según Vargas, es iniciar ese día la mejora de las prácticas contables.

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