¿Es hora de cambiar la relación con sus proveedores? La filosofía Agile puede ser el camino

Modelo requiere clientes flexibles y romper con dogmas tradicionales

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La relación con sus proveedores debe dejar de ser algo estático y unidireccional. Ahora debe ser ágil y adaptable a los cambios, para tener resultados en cortos periodos de tiempo.

En el mundo agile, se trabaja por proyectos y en ciclos cortos de, por ejemplo, dos semanas: eso quiere decir que, cada 15 días, sus proveedores ágiles le darán un entregable (bien o servicio ya funcional) y de alto valor para su compañía, siempre que usted aplique las reglas.

La filosofía agile es una forma de trabajo que elimina jerarquías y prioriza las relaciones horizontales entre todas las partes involucradas, haciendo énfasis en la presencia, aportes y requerimientos del cliente a lo largo de todo el proceso.

“Muchas veces, esto genera tensión entre ambas formas de pensar. Por un lado, la filosofía tradicional que parte del supuesto de que se pueden conocer todos los requerimientos al inicio y planear o controlar la ejecución al detalle; y la filosofía ágil que cree en una realidad cambiante, por lo que se enfoca en aprender de camino”, explica Mario Méndez, agile coach de la empresa consultora sINNplify.

Estas diferencias pueden parecer poco relevantes, pero no lo son: si una empresa de filosofía tradicional quiere un proyecto en agile, se necesitará una modificación total y profunda que va desde desarrollar una relación de confianza e interacción permanente con los proveedores, hasta modificar el tipo de contratos que firma con ellos.

“Para que la aplicación de una metodología ágil de gestión de proyectos sea realizada con éxito, se requiere un trabajo colaborativo entre cliente y proveedor. De acuerdo con nuestra experiencia, este precisamente es uno de los principales retos que se debe afrontar”, afirma César Castro, agile expert e instructor de agile en Mapo Learning.

Del software a todas partes

La filosofía agile nació en Estados Unidos en las comunidades de desarrolladores de software , y ese grupo de profesionales ya lo aplica también en nuestro país.

La usabilidad de agile ha permitido que trascienda el desarrollo de software y se aplique en todo giro de negocio o proyecto que incluya un entregable.

Los requisitos son la flexibilidad y la capacidad de respuesta al cambio, y por eso las empresas pueden resultar un obstáculo para los proveedores.

“El viejo hábito de hacer la ‘carta al Niño’ y dar media vuelta y esperar que en unos meses me entreguen exactamente lo que necesito deberá reemplazarse por una actitud de mayor colaboración y participación por parte de mis colaboradores hacia los proveedores”, dice Méndez.

Si bien para que la relación funcione no es indispensable que el cliente aplique la filosofía agile en su operación, sí es necesario que conozca sus fundamentos.

En principio, agile tiene cuatro enunciados:

1. Disminución del desperdicio: En la mayoría de proyectos que trabajan con ideas, se trata de hacer uso altamente eficiente del tiempo.

2. Ciclos de mejora cortos: nunca mayores de cuatro semanas: Es decir, a más tardar cada mes debe haber entrega de avances utilizables.

3. Hacer entrega de valor al cliente: Su involucramiento en el proceso debe ser permanente y permitir que el equipo sepa cuál es el valor que está esperando.

4. Ciclos de mejora continua: Luego de cada ciclo, se deben encontrar maneras de mejorar los valores prioritarios del proyecto.

Para usar el ejemplo del software , la aplicación de estos enunciados significa que en periodos cortos ( una o cuatro semanas), el cliente recibirá un entregable con las funciones prioritarias para probarlas y solicitar las mejoras o aprobarlas y seguir con el desarrollo.

Esto incorpora los cambios al proyecto, en lugar de esperar que las instrucciones iniciales no varíen, pues la experiencia prueba la necesidad de adaptarse: los clientes cambian de opinión, las funciones se ven distinto en pantalla que en papel y la tecnología mejora continuamente. Permanecer estáticos, no es opción.

Diego Cardoza, gerente de Codisa Data Center, es uno de los ejecutivos que se han sensibilizado sobre este tema. Participó en un taller introductorio a la filosofía agile organizado por la Cámara de Tecnologías de Información y Comunicación (Camtic), en julio.

“Definitivamente conocer e implementar los principios de agile facilitan las relaciones con nuestros aliados de negocios pues permite un mejor entendimiento de las expectativas y capacidades de todos los involucrados en el desarrollo de un proyecto, administrando los riesgos, de manera que se alcance el resultado esperado”, comentó.

Diego Gil, ingeniero de software y uno de los organizadores de la comunidad Agile Costa Rica, asegura que uno de los cambios más difíciles de aplicar es la modificación de contratos tradicionales.

“Una de las cosas que están bien marcadas en el management tradicional es el tipo de contrato: el scope es fijo, cuánto va a costar, en cuánto tiempo, qué hacer”, advierte.

Esta es la receta de la insatisfacción, a la vez que se convierte en una camisa de fuerza para la filosofía agile .

El escenario ideal para un proveedor que aplica agile es un contrato en el cual el cliente acepta de antemano que habrá cambios, no por culpa del proveedor sino porque esa es la naturaleza de los proyectos.

Eso puede interpretarse como contratos que pagan por horas, por entregables o por producto terminado, dependiendo de la relación de confianza entre las partes. El impacto del trabajo agile suele ser tan positivo que cambia la relación definitivamente.

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