ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA

Lo que una oficina de gestión de proyectos puede hacer por su empresa

Esta unidad puede equilibrar las necesidades estratégicas, la alineación de las actividades y la mejora de los objetivos y metas de la organización


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En un ambiente de negocios tan competitivo, trabajar más no es necesariamente la clave del éxito, sino hacerlo mejor.

Esta filosofía encierra los procesos de transformación organizacional, los cuales buscan transición entre un "modo actual" a un "modo futuro" mucho más eficiente. La manera en que se aborde esa transición, será clave para obtener los objetivos y valor en el negocio, y al mismo tiempo, desarrollar ágilmente el proyecto de cambio en sí mismo.

El Centro de Productividad y Calidad Americanos publicó recientemente su estudio sobre las Oficinas de Gestión de Proyectos Efectivos y las tendencias de mejores prácticas en estas. Destaca que las mejores prácticas se centran en proporcionar la estructura, orientación y supervisión desde una Oficina de Gestión de Proyectos, más conocida en nuestro entorno de negocios como PMO.

Un PMO equilibra las necesidades estratégicas, la alineación de las actividades y la mejora de los objetivos y metas, con énfasis en la prestación de habilidades prácticas, herramientas y asistencia que permita a los distintos proyectos principales obtener el éxito esperado.

Su objetivo es estandarizar y economizar recursos mediante la repetición de aspectos en la ejecución de diferentes proyectos y abarca responsabilidades como el suministro de funciones soporte para la dirección de proyectos y la responsabilidad directa de un proyecto.

Por ejemplo, es común que se brinden servicios de apoyo administrativo, capacitación, alineación de los recursos, centralización de la comunicación y el control de calidad.

Si el PMO llega a implementarse de manera satisfactoria, los beneficios pueden ser a gran escala, alcanzando desde la anticipación y manejo de conflictos en el cumplimiento de los planes y cronogramas, control de los costos previstos para el proyecto hasta proveer homogeneidad en la calidad de los entregables.

El informe Impacto de las PMO en la Implementación de Estrategias del Project Management Institute establece que las PMO completaron proyectos de un valor promedio de $100 millones en el 2012 y ofrecieron aproximadamente $71 millones en aumento de ingresos y reducción de costos.

La tecnología juega un papel muy importante en el desarrollo e implementación del PMO, una plataforma que cuente con la seguridad adecuada para resguardar la información es vital para su éxito, así como el control de la manipulación de la información y la capacitación que se le dé al personal para su uso.

El gigante de la tecnología Google manifiesta que "el PMO debe tener un ambiente que permita que se creen ideas".

Según The Economist Intelligence Unit, las organizaciones que se adhieren fuertemente a los métodos de gestión de proyectos, obtienen consistentemente más éxito que las que no lo hacen, y el 90% de estas consideran las competencias de gestión de proyectos cruciales para su éxito.

Por lo tanto, el primer paso para la implementación de esta herramienta sería analizar si esta es una opción válida para su empresa, y si lo es, ponerse a trabajar.

* La autora es consultora de impuestos de Deloitte

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