¿Cómo operar luego de un desastre?

Empresas contemplan alianzas con hoteles y procesos automatizados en sus planes de continuidad

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Un día. Ese es el tiempo máximo que el negocio local de la firma estadounidense de software y hardware Emerson se permite dejar de operar si ocurre un desastre natural en el país.

Para lograr el cometido, la compañía –que maneja desde aquí un centro de soporte financiero para sus filiales de la región– identificó al 15% de su personal como herramienta indispensable.

Además, en su plan de continuidad incluyó la disponibilidad de computadoras móviles y de escritorio, la conectividad a la red mundial de Emerson, el sistema telefónico y la infraestructura física segura como otros de los elementos críticos para trabajar.

Según Angellie James, líder de operaciones de Emerson Costa Rica, la empresa ya identificó siete hoteles nacionales en los que podría ubicarse de forma temporal en caso de desastre.

De hecho, ya se han realizado dos simulacros en los centros de hospedaje Holiday Inn y Quality Inn, ambos ubicados al oeste capitalino, donde la empresa mantiene sus operaciones.

Así como Emerson, British American Tobacco Caribbean & Central America (Batcca) determinó que el 20% de sus puestos en logística, ventas y administración son esenciales para darle continuidad a su negocio.

De la misma forma, mantiene una carta de intención con un hotel y con varias bodegas que facilitarían las instalaciones en distintas emergencias, pues la importación de productos terminados y el manejo de planillas son algunos de los procesos que no se pueden posponer.

Gerardo Lizano, director de Asuntos Corporativos de la transnacional, afirmó que este protocolo de crisis funciona desde hace varios años, pero en junio pasado se inició un proceso de refrescamiento.

Estos ejemplos son muestra de cómo cada vez más empresas alistan planes de continuidad de negocio en caso de un desastre natural.

Sin embargo, la tendencia parece ser más fuerte entre grandes corporaciones. Una encuesta publicada en junio por la compañía informática Symantec, reveló que solo el 46% de las pymes de América Latina dijo estar algo o muy preparado para enfrentar una emergencia de este tipo.

Para los expertos, la falta de experiencia en planes de continuidad y la desorganización en la metodología aplicada podrían estar influyendo en esa estadística.

Soluciones sofisticadas

La operación costarricense de Procter & Gamble (P&G) diseñó un plan para que, en un periodo de seis horas, sus procesos críticos estén corriendo y en 12 horas la operación se lleve de forma normal.

Fernando Calderón, gerente de comunicaciones de la multinacional que maneja un centro de servicios compartidos aquí, afirmó que para ello la conectividad es su principal aliado.

Por eso, en caso de que esta se pierda, P&G puede correr sus negocios desde otras localidades donde tiene operaciones.

Symantec también cuenta con tecnología –la cual provee a otras empresas– que permite reproducir su información crítica a kilómetros de distancia y restablecer operaciones en menos de cinco minutos.

Este tipo de tecnologías de alta disponibilidad utiliza data centers alternos que se activan automáticamente en situaciones de emergencia.

Hernán Roth, gerente de ingeniería de Symantec, explica que estos procesos son necesarios, pues no se puede depender del recurso humano que puede resultar herido por el desastre natural. Pero la dinámica es compleja debido a que implica probar su funcionamiento al menos una vez al año y, por tanto, una suspensión temporal de los servicios.

Según Roth, a nivel mundial, el 78% de las empresas no está probando sus procesos y esa es una de las principales fallas.

En Costa Rica, P&G realiza un simulacro anual de pruebas y mediciones, así como ejercicios de mesa que miden la efectividad y posibles áreas de mejora de los procesos. Batcca ejecuta periódicamente simulacros de incendios, terremotos e inundaciones.

Otras alternativas

Cuando una empresa no tiene los recursos para tener su propio centro de datos automatizado, puede tercerizar el servicio con data centers locales.

En el país, hay firmas como Codisa, ADN Solutions, Racsa, Cyber Fuel, GBM y Rack Lodge que ofrecen el servicio y cuentan con procesos de resguardo y redundancia de la información que almacenan.

De acuerdo con información publicada por el diario La Nación , el servicio más básico de un data center es alojar el sistema de correo electrónico de una empresa y cuesta unos $50.000 mensuales.

Entre tanto, el costo del espacio por metro cuadrado en un centro de máxima categoría es de $6.000 a $10.000 por mes.

Por otro lado, Hernán Roth considera que una opción aún más económica es alojar la información en la nube, pero se debe tener en cuenta quién y desde dónde accederá a los datos.

Sea cual sea la opción elegida, Mauricio Solano, gerente de Riesgos Empresariales de Deloitte, aconseja elaborar un plan de continuidad de negocio con información precisa sobre cómo recuperar la plataforma tecnológica, los procesos vitales y las personas encargadas de la continuidad.

Los expertos también recomiendan determinar el tiempo y punto crítico de la recuperación. El primero se refiere a cuánto tiempo se permite la empresa dejar de operar y el segundo a cuántos datos está dispuesta a sacrificar en la baja de operaciones.

Los números varían según la compañía: puede ir desde horas, como en P&G, hasta una semana, como en Batcca.

Solano aconseja que, en caso de que el negocio no cuente con experiencia en procesos de continuidad, contrate asesoría.

Plan para seguir

Pasos básicos para plantear un programa de continuidad de negocio.

Analice cuáles son los servicios, procesos y personal crítico para que la empresa se mantenga en funcionamiento.

Calcule cuánto tiempo y cuántos datos está su empresa dispuesta a sacrificar por una baja de operaciones en caso de desastre.

La información, la infraestructura y la conectividad son puntos esenciales por tomar en cuenta en un plan de continuidad.

Realice simulacros de prueba según su estrategia, ya que muchas veces los planes fallan por no haber sido probados antes.

Tercerice los servicios de continuidad en caso de que su compañía no cuente con los recursos para un centro de datos automatizado.

Fuente Hernán Roth, Symantec.

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