¿Qué aprender del fallo de Expomóvil?

Cancelación del evento evidenció debilidades en la gerencia de proyectos y en un plan de contingencia

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La ausencia de un “plan B” y la falta de profesionalismo en la gestión de proyectos son dos de las posibles razones por las que la Expomóvil fracasó este año.

Así concluyeron varios expertos consultados por EF, luego de que la edición 2013 del evento fue cancelada debido a irregularidades legales en el sitio de la actividad, el Centro de Eventos Pedregal en Belén de Heredia.

Para Mauricio Solano, experto en continuidad y gestión de crisis de Deloitte, la realización de cualquier evento requiere definir cómo se administrará el riesgo antes, durante y después. Así, si alguna situación surge se tendrán previstas con antelación las medidas para enfrentarla.

“Es muy importante haber definido para los eventos con mayor impacto o posibilidad de ocurrencia cuáles serán las respuestas que se activarían para ellos”, profundiza Solano.

Con ese fin, se utiliza con frecuencia la conformación de un cómite de crisis que se encargará de manejar cualquier situación referente al evento.

En el caso de la organizadora de Expomóvil, la Asociación de Importadores de Vehículos y Maquinaria (Aivema), los hechos recientes dejaron en evidencia la falta de un plan de contingencia, pues las agencias reaccionaron con tácticas propias.

EF trató de obtener la versión de Lilliana Aguilar, directora ejecutiva de Aivema, pero no respondió las consultas enviadas.

Felipe Pérez, profesor pleno de Incae Business School, considera que las pérdidas monetarias y de prestigio pudieron ser evitadas con un enfoque profesional de la administración de proyectos.

Esto incluye la buena organización de equipos, líderes, responsabilidades, reglas de funcionamiento, programación de actividades por tiempo, entre otras.

No estar al día con los permisos de construcción era una tarea que debió ser verificada, pues afectaba directamente el éxito del proyecto.

Con Pérez coincide el consultor Antonio Jiménez, quien opina que el descuido de los requisitos regulatorios es uno de los errores más graves que se pueden cometer al organizar un evento.

¡Qué no le pase!

¿Cómo evitar que suceda una situación similar?

Mauricio Solano aconseja tomar en cuenta elementos como la experiencia de la empresa en el desarrollo de proyectos, la complejidad del entorno del evento, la dimensión de lo que se llevará a cabo (pequeño o grande), las leyes y regulaciones, y los antecedentes de los proveedores.

“No hay actividad poco importante; por ejemplo, una actividad bastante obvia (obtener los permisos de construcción) puede no parecer crítica y pasarse por alto con consecuencias desastrosas”, explica Felipe Pérez.

Si la compañía no le presta atención a estos detalles pueden desatarse consecuencias como afectación al personal, los clientes y/o socios del negocio, pérdidas económicas, desprestigio de la imagen de la organización, demandas, multas, pérdida de credibilidad y daño a la marca.

Si usted es uno de los clientes de un evento similar, no está de más que tome precauciones.

Aunque a última hora las agencias de autos trasladaron las promociones a sus propias salas de exhibición, algunas como Purdy Motor ya habían extendido los beneficios en nueve sucursales.

¿Cuándo es necesario tener un plan B aún siendo un cliente? Un estudio de la importancia del evento en las ventas de la compañía podría dar una señal.

Por ejemplo, Grupo Q destina solo para promocionar esa actividad un 10% de su presupuesto anual en publicidad y Subarú lo hace con un 25%.

Aunque ahora el paso siguiente es sentar responsabilidades y estudiar las acciones legales en contra de los organizadores, los expertos coinciden en que el accidente de Expomóvil 2013 debería servir de lección para los encargados de gestionar cualquier tipo de proyecto.

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