Los nuevos retos de los viajes corporativos

Las nuevas complicaciones van más allá de los viejos desafíos de la política, el terrorismo y el clima severo en todo el mundo

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Los administradores de viajes corporativos se han mantenido ocupados desde hace tiempo manejando la intranquilidad política, el terrorismo y el clima severo en todo el mundo.

Pero, ahora, están enfrentando nuevas complicaciones; temas como la seguridad en los cruces fronterizos y la legalidad del registro de datos de dispositivos electrónicos en los aeropuertos.

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Están celebrando conferencias y seminarios para discutir las nuevas inquietudes en torno a los viajes mundiales.

“En los últimos seis meses, ha pasado de la inquietud a la ebullición”, dijo Evan Konwiser, vicepresidente en American Express Global Business Travel, que moderó una sesión en una reciente conferencia de la Asociación de Ejecutivos de Viajes Corporativos en Nueva York sobre cómo apoyar y proteger a los viajeros de negocios.

¿Qué están haciendo los gerentes de viajes en las empresas para adaptar sus programas?, preguntó al grupo. “¿Lo están haciendo con la suficiente rapidez? ¿De manera suficientemente inteligente?”, inquirió.

Una panelista, Julia Fidler, quien administra los viajes para Microsoft, dijo: “Definitivamente estamos viendo más solicitudes de los viajeros que preguntan: ‘Dime qué hacer; ¿a quien recurro?’”

Añadió: “Siguen queriendo hablar con alguien, conocer a qué número marcar, y si habrá alguien que los auxilie”.

Un estudio reciente realizado por la asociación sobre cómo los temas geopolíticos actuales están afectando a los viajes encontró que de los 239 gerentes de viajes corporativos sondeados, 56 % dijo que había visto un aumento en los reportes de mayor preocupación por la seguridad personal a fines de 2016 y principios de este año. Y 54 % dijo que los viajeros habían expresado nuevas o crecientes preocupaciones sobre cómo los posibles cambios en los requisitos de vida y las políticas de inmigración pudieran afectar los viajes hacia y desde Estados Unidos.

“El ritmo del cambio es más rápido ahora que nunca antes y está llegando a más regiones no consideradas tradicionalmente como de alto riesgo”, dijo Greeley Koch, director ejecutivo de la Asociación de Ejecutivos de Viajes Corporativos. “Y estamos empezando a ver el impacto directo en la seguridad y el bienestar del viajero”. Su grupo trabajó con American Express Global Business Travel en el sondeo.

En una reunión de escenario de crisis en la Cumbre Global de Riesgos de Viajes en Chicago, los gerentes de viajes corporativos abordaron muchos temas nuevos como la seguridad en los cruces fronterizos y la legalidad de búsquedas de datos de dispositivos electrónicos en aeropuertos. ( DAVID KASNIC/NYTMK PARA EF)

Auxilio a empleados de viaje

Koch dijo que más empresas están creando políticas o reforzándolas para aclarar lo que los empleados pueden hacer o no y auxiliarles mejor cuando ocurren contratiempos de viaje. El sondeo indicó que 47 % de las empresas tenían o planeaban incluir sesiones de capacitación para abordar las preocupaciones de seguridad en los próximos uno o dos años; 40 % estaba discutiendo la opción.

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Stephen Barth, abogado y profesor de derecho de hospitalidad en la Universidad de Houston, dijo que a menudo surgían dificultades de incidentes en el extranjero porque las responsabilidades legales no eran claras, incluso para los expertos. Las leyes de indemnización para los trabajadores en EE. UU. no siempre protegen a los empleados una vez que salen del país, a diferencia de Gran Bretaña, donde la Ley de Homicidio Culposo Corporativo “aclara la responsabilidad de los patrones si un empleado es puesto en peligro”, dijo.

En una Cumbre sobre el Riesgo de los Viajes Mundiales en Chicago, varios programas estuvieron destinados a ayudar a las organizaciones a desarrollar políticas de viajes seguros. En uno, equipos de gerentes de viajes hicieron el simulacro de enfrentar contratiempos hipotéticos, como el momento correcto para evacuar durante un tsunami, las ramificaciones legales cuando un empleo queda paralizado en un accidente grave mientras usa un servicio de auto compartido o qué hacer si un empleado es secuestrado.

“Es una idea errónea que las tarjetas de crédito cubrirán” la mayoría de las necesidades médicas en el extranjero, dijo Chris Carnicelli, director ejecutivo de Generali Global Assistance. Para muchos viajeros, añadió, adquirir cobertura complementaria no ha “sido una prioridad”.

La tendencia de la industria, dijo Carnicelli, es hacer que las pólizas sean más fáciles de entender y ofrezcan cobertura “más hecha a la medida de las necesidades de viaje individuales”. Identificar la protección contra robos, por ejemplo, es cada vez más importante en algunos países.

¿Usar o no el Wi-Fi?

Dale Buckner, presidente y director ejecutivo de Global Guardian, una compañía de gestión de riesgos en viajes, dijo que para manejar la seguridad cibernética de manera eficaz, “se debe crear una defensa a profundidad”. Muchas organizaciones aún permiten que sus empleados usen el Wi-Fi en los hoteles y otros lugares públicos.

“Las cuentas falsas están muy extendidas, es una industria”, dijo. “El mundo ha cambiado”.

Casi un tercio de los gerentes de viajes en el sondeo de la asociación de viajes corporativos reportó una mayor preocupación por la seguridad de los datos, pero pocas corporaciones estaban abordándolo con políticas. Solo 6 % dijo que no permitía el uso del Wi-Fi público en los dispositivos de la empresa.

“Hemos tenido que mejorar”, dijo Dennis J. Garritan, cosocio administrativo de la firma de capital privado Palmer Hill Capital. “Las viejas reglas resultaron insuficientes”.

Garritan y sus colegas tienen estrategias para mantenerse ellos mismos ? y a sus datos ? seguros en viajes de negocios de alto riesgo: nada de teléfonos móviles, laptops o tabletas (se usan teléfonos desechables para conversaciones personales); nada de cargar dispositivos en aeropuertos u hoteles; nada de usar Wi-Fi abierto, especialmente en China; capacitación anual en seguridad en viajes obligatoria; cambiar todas las contraseñas de negocios y personales después de viajar; limpiar todos los dispositivos locales tomados prestados o rentados usados en los viajes y seguros de viajero más completos.

Pero incluso las pólizas de salud en viajes amplias tienen límites. “Tenemos esta ilusión de que en cualquier parte del mundo hay atención de emergencia disponible cuando se necesita”, dijo la doctora Teri Reynolds, quien supervisa la atención de emergencias y de cuidados intensivos para la Organización Mundial de la Salud. “Es un error. Muchos países en muchas regiones no tienen disponibles servicios de emergencia básicos”.

La OMS está trabajando para mejorar la atención de emergencia en todo el mundo. Se pude hacer mucho con menos recursos, dijo Krug, “como una mejor capacitación del personal y simplemente equipar las ambulancias”.

Sostenbilidad y financiamiento