El modelo optimiza procesos y les permite generar más ahorros y tener un mayor control tributario

Por: Evelyn Fernández Mora 26 abril, 2015
 Holcim Costa Rica aplica la facturación electrónica desde marzo de 2013.
Holcim Costa Rica aplica la facturación electrónica desde marzo de 2013.

Una mayor eficiencia operativa, más agilidad en el acceso y control de datos financieros, y el mejoramiento y transparencia en los procesos tributarios son parte de los beneficios que han obtenenido las empresas que emiten facturas electrónicas en Costa Rica.

El modelo también es un significativo paso en el campo ambiental ya que favorece el ahorro en los gastos de papel e impresión.

Asimismo, ayuda en la recuperación de espacio de almacenamiento y también simplifica cualquier auditoría interna o externa que se deba realizar en la corporación.

Aunque en el país no es obligatorio, hay al menos 4.663 entre compañías y profesionales que reportan a Tributación mediante este método, según datos del sitio web del Ministerio de Hacienda.

Empresas como Holcim, DHL Global Forwarding, Café Britt y Claro Costa Rica forman parte de la lista que ya dieron ese paso y han tenido buenas experiencias.

Ganancias palpables

Grupo Britt implementó la facturación electrónica desde febrero de 2011, y entre consumo de papel, custodia de documentos y energía eléctrica se ahorra $8.000 anuales, informó el director de Finanzas, Luis Eduardo Cascante.

“Las áreas que han visto mayor beneficio con esta implementación son ventas, la financiera-contable, servicio al cliente y Go Green ”, detalló Cascante.

Britt aplica esta modalidad en el área retail, lo que le permite emitir, en el punto de venta, un tiquete electrónico para el consumidor final. Durante el 2014, generó un promedio de 120.000 tiquetes, es decir, 10.000 por mes.

“También se ahorra en almacenamiento y cambiamos las impresoras por térmicas que consumen menos tinta y ahorran más energía eléctrica”, dijo Cascante.

Claro Costa Rica también aplica desde 2011 el proceso digital. Este le permite ahorrar costos de impresión y distribución de facturas que unitariamente representan unos ¢315.

“Claro ha podido brindar a sus usuarios puntualidad, confiabilidad y seguridad en el tratamiento de esta información”, manifestó Rodrigo Fonseca, gerente de Operaciones de la compañía.

Por su parte, Holcim Costa Rica optó por la facturación electrónica en el 2013 para todas sus sociedades relacionadas.

Roy Céspedes, encargado Tributario, resaltó que este proceso genera un impacto positivo en el modelo de negocio y en los procesos que se realizan tanto en la gestión de cobro de factura, control de archivo y requerimientos de información por parte del cliente interno y externo.

La productora de materiales de construcción emite unas 5.000 facturas al mes. Sus ahorros económicos más significativos alcanzan los $70.000 anuales en servicios de mensajería y $38.000 al año en papel e impresiones.

Por su parte, DHL Global Forwarding, empresa que da servicios de transporte aéreo, marítimo, aduanas, almacenaje y otros a diversos sectores comerciales, lleva cinco años reportando al fisco de forma digital.

Arnoldo Carranza, gerente general, destacó que ha facilitado el acceso e intercambio de información con oficinas regionales donde ya trabajaban esta factura.

Carranza aseguró que uno de los principales beneficios es el orden y transparencia que esto genera ante Tributación Directa, y al mismo tiempo, la facilidad para la realización de auditorías.

También DHL Global Forwarding en Costa Rica se ha favorecido con la automatización de procesos y con el ahorro en uso de papel y mensajería.

“Podemos estar hablando de 91.000 páginas al mes de ahorro, unas 910 resmas de papel, lo que representa aproximadamente 56 árboles al mes”, añadió Carranza.

Emisión y recepción

Las corporaciones que optan por la facturación electrónica en este momento en Costa Rica son emisoras y receptoras, sin embargo, como la medida aún no es obligatoria, también deben estar preparadas para recibir documentos manuales y procesarlos.

Por eso, aunque todas las compañías consultadas emiten el 100% de sus facturas de forma electrónica, siguen recibiendo documentos físicos, e inclusive, deben imprimir el documento digital a algunos socios comerciales.

Por ejemplo, DHL Global Forwarding emite 13.000 facturas mensuales pero solo el 35% del volumen lo hace a nivel electrónico. Algo similar ocurre con Claro: la relación es del 70% electrónico y 30% físico, y el promedio de facturas generadas por la telefónica es variable, tendiendo al alza.

“Seguimos con campañas hacia nuestros clientes haciendo conciencia de las ventajas que les representan para ellos y para nuestro ambiente la factura electrónica”, dijo Carranza.

Para el gerente de DHL, es esencial que un país como Costa Rica que procura alcanzar la carbononeutralidad se le de mayor importancia a la factura electrónica. Además, es un paso que las empresas comienzan a dar pensando a futuro, conforme la tecnología lo exige y otros países se adelantan en el tema.

Implementación y asesoría

En el mercado hay compañías que dan los servicios de instalación de un sistema de facturación electrónica tanto para profesionales independientes, como para pymes y grandes empresas.

Signature South Consulting y Almamater de Centroamérica son dos de esas corporaciones.

No obstante, cualquier interesado en la facturación eletrónica debe contar con la firma digital.

La instalación del software de Signature en empresas que ya tienen una solución que contiene la información contable, tiene un costo inicial que ronda entre los $1.000 y $12.000 dependiendo de su modelo operacional.

Después, el cliente paga una cuota de menos de 20 centavos de dólar por documento al mes, informó Sergio Chaverri, director general de Signature.

En el caso de una empresa que no tiene una solución contable o profesionales independientes, deben pagar solo una cuota de $15 por el uso del software por mes con facturación ilimitada.

En ese caso, Signature le asigna un usuario y contraseña en su portal especializado para que inserte los datos y, a partir de ahí, se genere todo el proceso de facturación digital.

Por su parte, Almamater de Centroamérica también ofrece el servicio en ambas modalidades.

“Para empresas con programas contables, el precio ronda entre los $ 1.000 y $10.000 por la implemetación y el desarrollo de la interfaz y luego hay una cuota mensual que se establece dependiento de los volúmenes y la complejidad, incluyendo los temas de asesorías”, informó el presidente Gerardo Huertas.

Almamater tiene precios que dependen del volumen de documentos para las pymes y profesionales independientes.

“Las corporaciones que optan por la facturación electrónica pueden hacer procesos de integración hacia sus sistemas internos evitando la redigitación de datos y los errores asociados”, afirmó Rodolfo Artavia, director de Proyectos de GS1.

Precisamente, GS1 realiza análisis de brecha y asesorías para que las empresas interesadas conozcan los pasos que deben dar para trasladar la facturación física a la electrónica de acuerdo con los requisitos de Tributación.

Artavia informó que existen 15 compañías a nivel nacional que están agremiadas a GS1 y tienen certificados sus procesos de facturación electrónica.

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