Modelo de open office genera ahorros e integración, pero puede afectar productividad y desempeño

Por: César Augusto Brenes Quirós y Sergio Morales Chavarría 8 junio, 2014
 En el centro de innovación Ollería, de Grupo Tribu, no hay espacios de oficina tradicional y cada persona usa la estación de trabajo que se encuentra disponible.
En el centro de innovación Ollería, de Grupo Tribu, no hay espacios de oficina tradicional y cada persona usa la estación de trabajo que se encuentra disponible.

Jorge Oller, presidente y fundador de Grupo Tribu, es hoy un jefe sin oficina. Al igual que el resto de sus subalternos, él es parte de un esquema de oficinas abiertas ( open office ) que la nueva división del conglomerado, Ollería (centro de innovación y nuevos negocios), adoptó desde su reciente creación.

Aunque la agencia de publicidad que maneja el grupo ya había aplicado el formato desde hace una década, Ollería fue más allá.

“Yo dejé mi oficina fija y ahora soy nómada, por lo que la dinámica del día es la que define el espacio que utilizaremos”, dice Oller.

 Los espacios abiertos de oficinas ganan adeptos entre empresas de Costa Rica
Los espacios abiertos de oficinas ganan adeptos entre empresas de Costa Rica

Las oficinas abiertas se caracterizan por carecer de divisiones o paredes, por la cercanía entre los colaboradores y por un esquema horizontal de trabajo donde conviven en espacios iguales jefes y subalternos.

En Costa Rica, la tendencia gana cada vez más adeptos. Según Jéssica García, asociada sénior de la firma de arquitectura estadounidense Gensler, la necesidad de todas las industrias de reducir costos en bienes raíces y operaciones ha hecho a este esquema uno especialmente atractivo.

“Hemos visto muchas empresas transformar su negocio con una buena planificación del espacio”, cuenta García.

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Otra de las ventajas que con frecuencia se le atribuye a la estrategia tiene que ver con la mayor integración de labores, sinergias, incremento de la creatividad y flexibilidad.

Hewlett Packard (HP), Procter&Gamble (P&G), Grupo Nación y Pfizer destacan entre otras de las compañías locales y multinacionales que han adoptado el modelo.

De acuerdo con María Luisa González, gerente de Recursos Humanos de HP para Centroamérica, esa es la norma desde hace décadas en la corporación.

 Los espacios abiertos de oficinas ganan adeptos entre empresas de Costa Rica
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“De hecho, en 2010, la CEO, Meg Whitman, eliminó la oficina tradicional a todos sus ejecutivos, de manera tal que, tanto ella como los demás, laboran desde un espacio abierto como todos los demás colaboradores del mundo, de cualquier rango”, explicó González.

Por su parte, Grupo Nación, conglomerado al cual pertenece El Financiero , invirtió el año pasado en un edificio de $5 millones en el cual integró las redacciones y equipos publicitarios y de mercadeo de sus diversos medios.

Consideraciones

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“Estos modelos de diseño surgen como respuesta clara a la dinámica de los negocios en la actualidad, la velocidad, la flexibilidad, los proyectos multidisciplinarios, el cambio en el manejo del tiempo y las reuniones que desbordan paredes de oficina”, comenta Cristina Cubero, gerente de consultoría de Deloitte.

La transformación ha hecho también que el espacio de oficina amplio haya dejado de ser símbolo de poder y se haya convertido en un signo de inversión poco óptima.

“La visión tradicional de oficinas cerradas para cada persona se basa en una visión de silos, mientras que el espacio integrado genera oportunidades para pensar en tribus, en equipos, en unión y armonía”, señala Jorge Oller.

No obstante, el modelo plantea riesgos de resistencia entre empleados que deben hacer la transición de oficina individual a compartida, y lidiar con más ruido, mayor visibilidad, poca privacidad, desorden y, a veces, mala organización.

Para evitarlos, los expertos recomiendan ver el proceso como una transformación estratégica de la dinámica de trabajo y no solo como un simple cambio de oficinas. .

De no existir una planificación diaria de las actividades y un balance adecuado de espacios de apoyo como áreas de reunión, socialización y de concentración, se afectará negativamente la productividad y el desempeño de los colaboradores de la empresa.

Según Jéssica García, en Gensler se ha descubierto que las empresas con el mejor desempeño son las que promueven la movilidad dentro y fuera de la oficina. Estas le permiten a los empleados seleccionar dónde y cómo desean trabajar.

Por ejemplo, estas compañías ofrecen espacios de reunión de una variedad de tamaños, áreas de colaboración informales, espacios de socialización –comedores, áreas de café y terrazas con acceso a tecnología– para poder usarlas como espacios de trabajo.

“Esto permite que las personas circulen de forma orgánica dentro de la oficina según sus necesidades”, detalla García.

En caso de que no se atiendan los riesgos, las resistencias de los empleados se harán más evidentes y habrá problemas de clima laboral.

¿Cuáles son las reglas?

En HP se aplica una normativa llamada “Escritorio Limpio”, la cual le recuerda al colaborador la necesidad de que el escritorio siempre esté ordenado y limpio.

La persona puede personalizar su cubículo a mejor conveniencia, pero respetando las reglas éticas y de convivencia establecidas.

En el caso de Grupo Tribu, no hay normas sino códigos. “Más que restricciones, hay propósitos de convivencia, aunque preferimos el orden, las comidas en la cafetería y la armonía antes que el caos”, comenta Jorge Oller.

Los consultores también recomiendan aplicar normas de convivencia que regulen, por ejemplo, el tono de voz, el uso de auriculares, el orden, la administración del espacio colectivo y que garanticen zonas apropiadas para tratar temas confidenciales.

Si el proceso se aplica con éxito, será un arma más para atraer talento joven.

El consenso es que, en momentos en los que para las jóvenes trabajar no significa necesariamente “ir al trabajo”, el peso de la oficina amplia pierde peso en la atracción y retención.

Ventajas y riesgos

Analice los pros y contras de contar con espacios abiertos de oficina en su empresa.

Ventajas: El esquema genera mayores sinergias, creatividad y colaboración entre los empleados. Además, significa un ahorro en los costos operativos y de bienes raíces de la compañía. La comunicación es más veloz, natural e inmediata. El talento joven se ve más atraído por este formato que por el tradicional.

Riesgos: Puede generar resistencias entre los colaboradores que realizan la transición. Hay filtración de ruido, contaminación visual y poca privacidad. Si no existe una adecuada planificación de actividades y distribución del espacio y áreas de socialización y reunión, terminará afectando negativamente la productividad y desempeño del personal.

Fuente Consulta a expertos.