Equipos asumen función estratégica en optimización de procesos y costos que potencian sus resultados

Por: Evelyn Fernández Mora 14 febrero, 2016
 Entre 1 y 3 profesionales tienen el cargo directo de la PMO, en la mayoría de las entidades en la GAM, sin embargo, se apoyan en líderes de diversas áreas de la compañía de acuerdo con sus proyectos.
Entre 1 y 3 profesionales tienen el cargo directo de la PMO, en la mayoría de las entidades en la GAM, sin embargo, se apoyan en líderes de diversas áreas de la compañía de acuerdo con sus proyectos.

Las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO, por su siglas en inglés) toman auge en las organizaciones y empresas costarricenses, como parte de una tendencia estratégica que mejora el rendimiento de sus proyectos y potencia sus negocios y operaciones.

Servicios financieros, entidades del sector público, la industria de productos de consumo y empresas de tecnología son las que presentan mayor madurez en el manejo de PMO, de acuerdo con un estudio realizado por la consultora Deloitte.

Se trata de la primera edición del análisis llamado “¿Cómo ejecutan proyectos las organizaciones costarricenses?”, el cual se realizó entre julio y agosto del 2015, a 65 organizaciones y empresas ubicadas en la Gran Área Metropolitana (GAM) de diversos sectores industriales, la mayoría con más de 200 empleados.

El 86% de la muestra aseguró que posee un área formal de gestión de proyectos, el 71% indicó que su personal cuenta con tres años o más de experiencia en esta unidad, y un 65% que destina un presupuesto anual mayor a los $200.000 en esta unidad.

“En esta edición, nos motiva el estado de madurez hallado en las empresas, entendiéndose por madurez al rendimiento de la oficina en el resultado de sus proyectos en costo, presupuesto y nivel de satisfacción de usuarios”, explicó Sofía Calderón, gerente de Consultoría de Deloitte.

La optimización de procesos y costos, la implementación de plataformas tecnológicas, el diseño de productos o servicios y la estandarización y centralización de procedimientos son los principales proyectos a cargo de las PMO, según el estudio de Deloitte.

El Banco Nacional de Costa Rica (BNCR), el Banco de Costa Rica (BCR), el Scotiabank y Davivienda son algunas de las entidades financieras que afirmaron contar con una PMO.

La Promotora de Comercio Exterior (Procomer), Correos de Costa Rica y la empresa de tecnología Softland Costa Rica, también forman parte de las corporaciones que tienen establecida una unidad especializada en administración de proyectos.

Algunas entidades tienen un equipo específico de gestión de proyectos, que involucra en gran parte la colaboración de diversas áreas de la organización.

Otras designan su manejo a algún departamento en específico, por ejemplo, la PMO del BCR (que existe desde el 2009) es liderada por Tecnología (TI), que es precisamente el área que más alberga este equipo de acuerdo con el análisis realizado por Deloitte.

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¿Cuáles son sus beneficios?

Procomer es una de las entidades que estableció hace seis meses esta unidad, la cual ejecuta 10 proyectos con esta metodología.

Parte de estos son la Ventanilla Única de Inversión, la apertura de centros de distribución en Miami y Róterdam, el e-commerce , el fortalecimiento de la Misión de Compradores (BTM), la reingeniería de ferias y un programa especial de adopción de pymes.

“Es una herramienta poderosisíma de generación de resultados concretos en el corto plazo. Nos permite fortalecer el desarrollo de talento; hemos identificado esas personas que tienen gran potencial, innovadores y que rompen moldes”, externó Pedro Beirute, gerente general de Procomer.

Luis Ernesto Feoli, director de Capital Humano del BCR, comentó que el sector financiero requiere de un grado importante de innovación en sus servicios, principalmente, basados en tecnologías de información y, para ello, se debe contar con un alto nivel de calidad y de seguridad en el tratamiento de los datos.

“Se vuelve importante adoptar procesos (de proyectos), que aseguren mayores niveles de accesibilidad y seguridad en el desarrollo de nuevos servicios”, dijo.

Por su parte, el Banco Nacional ha implementado con éxito importantes cambios es su plataforma tecnológica a través de proyectos liderados por la PMO, que funciona desde hace 16 años.

“Se ha constituido en facilitadora del proceso de definición, selección, alineamiento y priorización de las acciones requeridas por la organización en el logro de su estrategia”, informó Minor Picado Villalobos, director de Administración de Proyectos.

En el caso de Davivienda, la PMO (que opera desde el 2009) le ha permitido, entre otros, contar con un portafolio de proyectos alineados, y alcanzar un alto nivel de su implementación, aseguró Leticia Arguedas, gerente de Relaciones Públicas de la entidad.

El Scotiabank tiene PMO desde el 2007, la cual ha tomado protagonismo en la organización del banco, permitiéndole una estandarización de los procesos y brindando todo el soporte para implementar mejores prácticas.

Daniel Gendron, vicepresidente de Servicios Compartidos para Centroamérica de Scotiabank, exteriorizó que se trata de una tendencia que se refuerza debido a las múltiples ventajas de la metodología para lograr cumplir con la estrategia de cada ente.

Para Pedro Soto, director regional de Operaciones de Softland Costa Rica, una PMO debe ser una necesidad más que una tendencia porque un proyecto bien planificado, ejecutado y cerrado, significa clientes satisfechos y con una alta posibilidad de ser referencia para otras ventas.

Esta empresa de tecnología tiene este equipo desde el 2011 lo que le ha permitido una significativa mejora en procesos.

Por su parte, la gestión de proyectos de Correos de Costa Rica está en el área de Inverstigación y Desarrollo y de Mercadeo.

Mauricio Rojas, gerente general, aseguró que la unidad les facilita, entre otros, la lectura del mercado y la creación de una cultura hacia la innovación.