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Uso de un ERP automatiza la definición de precios

Con la utilización de un sistema de planificación y recursos empresariales (ERP), como SAP, las PYMES tienen la posibilidad de agilizar la fijación de precios, generar reglas de negocio y establecer políticas de descuentos


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Asignarle precio a un producto es una tarea que parece sencilla. Sin embargo, esta labor requiere de mucho cuidado, ya que puede hacer la diferencia entre el fracaso o el éxito de una pequeña o mediana empresa.

¿Por qué? Porque el precio es el valor monetario que se le asigna a un producto o servicio y, con él, las empresas pueden determinar sus márgenes de ganancia por la venta de los mismos.

Por tal razón, a la hora de fijar un precio, es necesario tomar en cuenta todo lo que se invirtió para producir o adquirir el bien. Esto incluye, por ejemplo, las materias primas, el tiempo de fabricación, la mano de obra, la inversión tecnológica y la competencia en el mercado, entre otros factores. Lo anterior permite que los negocios puedan medirse, incluso, con grandes compañías transnacionales.

Asimismo, hay que tomar en cuenta algunos factores macroeconómicos que influyen en la fijación de precios, tal como la inflación y el tipo de cambio. Este último afecta especialmente a las firmas que importan artículos.Para facilitar todo ese proceso y tomar en consideración los costos reales de cada producto, existe la posibilidad de utilizar un sistema de planificación y recursos empresariales o Enterprise Resource Planning (ERP, por sus siglas en inglés).

Proceso en orden. Uno de los ERP existentes en Costa Rica es SAP Business One, el cual utiliza múltiples estrategias de fijación de precios. Una de las más sencillas y efectivas consiste en tomar como base el costo de los bienes y determinar un porcentaje de utilidad para calcular el precio final del bien. La principal ventaja de SAP es que automatiza el procedimiento de fijación de precios y se ajusta a las necesidades de pequeñas, medianas y grandes empresas (PYMES).

Si en una cotización o en una factura, un vendedor brinda un descuento que no está dentro del rango que le permite a la empresa obtener ganancias, SAP brinda la opción de que se restrinja ese porcentaje o de que se genere una alerta que debe ser autorizada o denegada por un superior. (Software and Consulting Group para EF.)
Si en una cotización o en una factura, un vendedor brinda un descuento que no está dentro del rango que le permite a la empresa obtener ganancias, SAP brinda la opción de que se restrinja ese porcentaje o de que se genere una alerta que debe ser autorizada o denegada por un superior. [side_to_side]

Esta herramienta permite crear cuatro clases de precios: listas de precio, descuentos por período y cantidad (volumen), grupos de descuento y precios especiales para clientes. Adicionalmente, cada una de estas clases tiene opciones para ampliar el rango de operación, por lo que se pueden tener múltiples listas de precios –incluso para un mismo artículo– para diferenciar segmentos de mercado. Además, SAP Business One ofrece la opción de crear listas de precios hasta en tres monedas distintas, con el objetivo de satisfacer las necesidades de los segmentos de mercado donde se vaya a comercializar el bien.

"SAP también es útil para que los encargados de la compañía puedan tomar la decisión de producir internamente (en Costa Rica), subcontratar el producto o traerlo del exterior", afirmó Kimberly Herrera, coordinadora de Mercadeo de Software & Consulting Group (SCG), firma que comercializa dicha herramienta en el país.

Adicionalmente, SAP Business One genera reglas de negocio para otorgar descuentos. Estas pueden ser por grupo de descuento, descuentos por volumen, para clientes específicos, por rangos de fecha en caso de promociones estacionales, por fabricante del producto, por artículos específicos o por la misma lista de precios.

"Con SAP, una vez que se hayan gestionado los precios, las reglas de negocio o los descuentos, cuando el operario genera alguna cotización o factura, el sistema automáticamente le da el precio del artículo y el descuento, según la regla de negocio que definió previamente. Esto contribuye a que se agilice el proceso y a que a los empleados les sea más fácil asignar un precio que hacerlo mediante hojas de cálculo", explicó Rodolfo Mora consultor de preventa de SCG.

Por su parte, Guillermo Ramírez Castrillo, gerente general de Accesos Automáticos S.A., compañía que utiliza SAP, aseguró que, con esta herramienta, su compañía maneja listas de precios por categorías de clientes y tiene la opción de manejar precios especiales para algunos de ellos, que se programan de previo por categoría de producto. Asimismo, agregó que, con la programación correcta, SAP le permite ajustar todos los precios en dos pasos, especialmente para atender las variaciones "abruptas" en los tipos de cambio.

Tómelo en cuenta:  Para lograr una adecuada determinación de precios y maximización de las ganancias de las compañías, debe existir una estrecha relación entre la administración y el costeo de los inventarios, pues estos permiten fijar correctamente los márgenes de ganancia de los productos con relación a su valor real.

Gestión de listas de precios en SAP

  • Los precios de compra y venta se actualizan en las listas de precios.
  • Existen 10 listas de precios definidas. Se pueden definir más.
  • Es posible definir precios para todas las listas de precios, excepto para las listas calculadas por el sistema: ‘último precio, ‘precio de compra’ y ‘precio evaluado’.
  • Todos los artículos están enlazados a todas las listas de precios.
  • Ofrece la opción de eliminar los artículos con precio cero de todas las
  • listas de precios, excepto en las listas de último precio’, ‘precio de
  • compra’ y ‘precio evaluado’.
  • Una lista de precios puede estar basada en otra usando un factor. De
  • esta forma, los precios se actualizan de forma automática cuando la
  • lista de precios se modifica.
  • Si un precio de la lista de precios se modifica manualmente, ya no se puede modificar de forma automática.
  • Se puede determinar las fechas de validez para las listas de precios o
  • marcar una lista de precios como inactiva.

Fuente:  Software and Consulting Group.