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El ingreso de un colaborador a la empresa o los cambios que se dan en el mercado obligan a las empresas a contemplar la capacitación y el entrenamiento como parte de sus actividades normales. El tiempo y los recursos que se dedican a la formación deben ser aprovechados.
Para que la capacitación sea efectiva las empresas deben asegurarse que se siga una serie de pautas:
- La capacitación debe ser una actividad planificada : la formación y preparación de la gerencia y del personal es una responsabilidad de la empresa por lo que debe ser una actividad sistemática, planificada y permanente para el desarrollo de las competencias necesarias (conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes).
- Entrene al nuevo personal : más que una ligera explicación de lo que hace, se debe contemplar un programa de inducción en la empresa y de entrenamiento en el puesto, proporcionándole la información, el conocimiento y el adistramiento necesarios para que se integre y para que sepa cómo desempeñarse en la posición asignada, conociendo sus responsabilidades, funciones y tareas.
- Inducción del personal nuevo : La inducción se orienta a integrar a los colaboradoras en los valores, la misión, la visión, los objetivos, las políticas, los horarios, los beneficios y servicios que puede gozar, y para sensibilizarlos hacia la calidad, el servicio al cliente y el trabajo en equipo.
- Adiestramiento : Tal adiestramiento es requerido pese a que el colaborador ya venga con experiencia en el puesto. Implica preparar al trabajador, mostrarle su trabajo, ponerlo a prueba y darle seguimiento a su desempeño, al rendimiento y a la productividad.
- Actualización : los cambios constantes en el mercado y la innovación (en productos, procesos y servicios) exigen que todos en la empresa se mantengan actualizados y participen en procesos de formación continua, lo que requiere planificación de las actividades de capacitación para que no entorpezcan la operación normal y para estimular la efectividad en la posición que desempeña. Aquí la capacitación se propone desarrollar una capacidad específica.
- Plan de capacitación : Para contar con un programa de actualización efectivo se requiere tener una la descripción de todos los puestos de la empresa y de las necesidades de capacitación (compare el desempeño real con el estándar de rendimiento deseado). Así se determina cuáles cursos son requeridos y cuáles son los objetivos que quiere alcanzar con la capacitación, el aprendizaje esperados, y los indicadores de verificación del desempeño esperado. También se debe definir la metodología más adecuada al personal: presencial, e-learning, de destreza (dinámicas grupales, entrenamiento) y actitudinal (cooperación grupal o reflexiones espirituales).
- Verificación y evaluación : El plan debe incluir una secuencia ordenada de acciones, temas y tareas a realizar durante la capacitación. Además, debe verificarse los resultados mediante los indicadores de desempeño y la medición de las pautas de conductas esperadas, con lo cual se determina si el colaborador asumió el comportamiento esperado, los avances y la efectividad (que se observa en el cambio de conducta en el personal, el impacto positivo en la productividad de la empresa y la mejoría en el desempeño después de la capacitación).