Usar código de barras le ayudará a aumentar la competitividad de su negocio

En 1992, Bienvenido Zúñiga Vega quería dar un salto con su negocio La Gallinita Feliz, ubicado en Coronado: pasar de ser una pulpería, a convertirse en un supermercado pequeño, en el que hubiese un verdadero autoservicio.

Pero, ¿cómo competiría con los supermercados “grandes”? ¿Cómo controlar de mejor manera el inventario?

Tenía que evolucionar hacia un sistema que le permitiera mayor agilidad, por lo que en 1994 decidió instalar el sistema de código de barras.

Zúñiga explicó que el sistema consistía en una computadora conectada a una caja registradora, la cual fue alimentada con los códigos de barras de los productos que comercializaba y que, al venderlos, eran leídos al pasarlos a través de un escáner o lector óptico.

Recordó que en sus inicios se topó con la dificultad de que muchos productos, en su mayoría los nacionales, no tenían código de barras, únicamente los importados.

Este año Zúñiga cumple 26 años de tener su supermercado y, a lo largo de todo este tiempo, ha cambiado de sistema de código de barras cuatro veces, porque desea tener siempre el más moderno.

Contó que este año planea incorporar uno nuevo y que aprovechará también para incursionar en el uso de factura electrónica.

La Gallinita Feliz pasó de ser una cochera de dos metros y medio, en la que vendían huevos y condimentos, a un supermercado que ofrece 18.000 productos.

Zúñiga, quien administra el negocio con su esposa Isabel Mora Jara, achaca parte de su éxito al código de barras.

“Sin el código de barras el negocio no funcionaría, yo no podría trabajar sin él. Permite llevar un orden, más cuando se manejan 18.000 artículos", dijo el empresario de 59 años. "Desde que inicié, aunque lo hice totalmente sin dinero, siempre aposté a la tecnología y eso es lo que me ha salvado ante los grandes supermercados y las transnacionales, nosotros siempre vamos adelante con la tecnología”.

Otra ventaja que Zúñiga le atribuye al sistema de código de barras es que cuando tiene que presentar la declaración informativa anual de clientes, proveedores y gastos específicos (formulario D-151), ante la Dirección General de Tributación, “no tiene que andar detrás de los proveedores”, pues tiene sus propios registros a raíz del orden que le brinda el sistema de código de barras.

Además, asegura que está ayudando a pulperos y a otros empresarios a implementar el sistema en sus negocios.

¿Cómo obtener el código?

El sistema de código de barras puede ser empleado por quienes elaboran productos y por quienes se dedican exclusivamente a la venta de estos.

Si alguien fabrica productos, debe acercarse a GS Uno Costa Rica para afiliarse. Esta es una asociación que asigna los códigos y capacita a las empresas sobre su uso.

Según Guillermo Varela, director ejecutivo de GS Uno Costa Rica, se hace un estudio de la empresa y, de acuerdo con su tamaño, se determina cuánto debe pagar.

Varela mencionó que los negocios más pequeños pagan alrededor de $4 al mes y los más grandes $100 al mes. No importa la cantidad de códigos de barras que se le asignen a un comercio, siempre pagará lo mismo, ya sea micro, pequeña, mediana o una empresa grande (así se clasifica).

“Cuando una empresa obtiene código de barras, tiene que codificar hasta la mínima referencia de los productos. Por ejemplo, si hay una empresa de galletas que vende galletas en presentaciones de fresa, vainilla, chocolate, tiene tres sabores", explicó.

Agregó que si además cada productos viene en presentaciones de 50 gramos o de 100 gramos, ya ahí tendría 6 códigos de barras diferentes.

"Cuando el supermercado ingresa el código de barras en su base de datos, sabe a ciencia cierta qué producto tiene y qué precio tiene, con el fin de hacer el proceso de venta y de compra o pedido a sus proveedores”, dijo Varela.

Mientras tanto, si una empresa que vende productos desea contar con el sistema de código de barras (por ejemplo, una pulpería o una suplidora de belleza) debe contactar a una empresa que desarrolla software de código de barras e instalarlo, junto con el lector óptico.

Luego, debe alimentar la base de datos del software con los números de código de los productos que vende y capacitar a sus empleados en su utilización.

Ventajas del código de barras

Varela explicó que la empresa productora que utiliza el código de barras puede mejorar su proceso de ventas, pues sabe qué se vende y qué características tiene el producto, información que le sirve para decidir producir más o menos.

Por su parte, el comercio detallista, al saber qué productos vende más, tiene mejor criterio para comprarle a los proveedores: adquirirá aquellos productos que resultan más atractivos para los consumidores.

Una desventaja de no contar con este sistema es que si la empresa vende productos que no tienen códigos de barras, difícilmente podrá colocarlos o venderlos en la mayoría de los comercios.

“El código de barras no está exigido en ninguna ley, pero los comercios -como han implementado los softwares y lectores ópticos- prefieren no comprar si el producto no trae código de barras, porque no podría manejarse a través del sistema de código de barras", advirtió Varela. “Si el negocio no tiene código de barras está perdiendo mercado, competitividad, se está cerrando la puerta de cara a las nuevas tecnologías".

Tipos de códigos de barras

Hay diferentes códigos de barras, que le dan una identificación única en el mundo al producto, como la cédula de identidad.

Existen los lineales o de una dimensión, que son de barras verticales oscuras con espacios entre sí: estos son los que normalmente se observan en los productos.

También existe el de dos dimensiones, que puede ser el código QR o datamatrix: estos son los que se asemejan a un tablero de ajedrez, de cuadros oscuros.

Los códigos de barras de dos dimensiones permiten obtener otros datos del producto como el número de lote, la fecha de vencimiento, el número de ítem y otra información.

Todo esto le facilita al proveedor y al detallista generar una trazabilidad sobre un producto, es decir: saber quién se lo vendió y cuándo vence.

Además, se están utilizando en los celulares.

“Estos códigos se crean como estándar mundial a través de comercio móvil, la gente que tiene un celular inteligente o smartphone puede leer esos códigos y acceder a bases de datos y obtener más información del producto”, detalló Varela.