Cuatro pasos de prevención tecnológica para su pyme ante un desastre

Llegan las lluvias, y las inundaciones sorpresivas y cortes de electricidad se hacen más probables, sin eliminar otros desastres naturales, como temblores o incluso accidentales como un incendio. Todas estas situaciones podrían representar el daño o pérdida de equipos e información de una pyme. De acuerdo a la firma Symantec, un 43% de empresas nunca se recupera.

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Marianela Jiménez

El escenario no exige un terremoto que nos deje sin empresa, pero cualquier tipo de desastre puede causar daños suficientes como para paralizar toda la operación de nuestra pyme. Sin embargo, la previsión no es suficiente y un informe de la compañía de seguridad y administración de sistemas Symantec reveló que un 74% de las pymes en el mundo carecen de un plan de manejo de desastres.

Aunque una de las respuestas es contar con seguros para atender este tipo de eventualidades, como las diferentes coberturas que ofrece el Instituto Nacional de Seguros sobre equipos electrónicos o el que ofrece Mapfre por interrupción de negocios a consecuencia de un siniestro, eso no nos salvará del caos que representará la pérdida de información o el retraso mientras se pone en marcha su recuperación.

Muchas pymes no saben qué incluir en su plan de recuperación ante desastres o piensan no necesitar uno por el simple hecho de que no tienen grandes infraestructuras de tecnología. Sin embargo, un plan es más bien una cuestión de entender cómo se encuentra la organización, qué se necesita si ocurre un desastre y qué acciones se requieren para cubrir esas necesidades”, comentó el ingeniero Douglas Wallace, director para Latinoamérica de Symantec -- excepto México y Brasil--.

Wallace cita cuatro pasos a considerar para que una pyme cuente con un plan inicial de recuperación ante desastres y son:

Inventario para determinar qué se tiene y qué se necesita

Primero se evalúa el estado actual del negocio. Se hace un inventario de los recursos, comenzando con todo el hardware (computadoras, servidores, impresoras y hasta los dispositivos móviles), para luego analizar el software (programas) que se tiene, especialmente aquellas aplicaciones que son indispensables para que el negocio siga operando sin interrupciones. Es muy importante tener en cuenta los sistemas o programas que podrían ser difíciles o imposibles de reemplazar, como lo son las aplicaciones a medida.

Este inventario le ayudará a la pyme a determinar qué se debe restablecer primero en caso de desastre o interrupción, y continuar por orden de importancia. Esto claro, cuando la empresa ya cuenta con sistemas de copias y recuperación de datos (backup y recovery), donde la tendencia es a utilizar servidores virtuales.

Un estudio de la firma Veeam Software entre 500 pymes de Estados Unidos y Europa reveló que el 55% de las pymes entrevistadas cambiará la herramienta de backup que utiliza por servidores virtuales en un plazo medio de 10 meses ya que alrededor del 80% admitió que enfrentan dificultades con la complejidad de los servicios de backup y recovery, no saben bien cómo administrar esas herramientas y hasta las califican de caras.

Volviendo al plan, puede complementar su inventario con una identificación de los posibles riesgos para su negocio, considerando factores tales como la ubicación geográfica y qué desastres naturales podrían ocurrir con mayor probabilidad. Una ventaja adicional de la evaluación es que al hacerla podría hallar nuevas formas de mejorar su eficacia operativa.

Establecer el plan, con plazos y presupuesto

Con el inventario y la evaluación en mano, la pyme podrá determinar qué y cuándo debe hacerse para completar su plan. En los primeros tres meses tendrá que pedir apoyo de las diferentes áreas que componen la empresa y debe establecer un presupuesto para acciones específicas y definidas dentro del plan de recuperación ante desastres. Eso incluirá proveer una recuperación inmediata de archivos y manejar dispositivos comprometidos de acuerdo a las prioridades que se establecieron en el primero punto, de forma que la empresa no suspenda operaciones.

Una vez completado esto, se pasa a un plan de más largo plazo ante una eventualidad de desastre mayor, como lo sería la destrucción física de las instalaciones, por ejemplo por un incendio o terremoto, de forma que podamos definir la restauración completa de los procesos de negocio desde otro lugar.

Del papel a la realidad

Tener un plan es algo bueno, pero solo es efectivo si realmente se implementa”, resaltó Wallace, quien recomienda utilizar todos los recursos a disposición para poder establecer el plan de recuperación ante desastres. Entre otras cosas, es posible que sea necesario acudir a un proveedor de confianza, pero no lo vea como un gasto, sino como “la mejor inversión que haya hecho hasta el momento”. Su proveedor le podrá sugerir diversas tecnologías que existen, como la virtualización, para el plan de recuperación, sin embargo, mida siempre la relación costo-beneficio para determinar qué funcionará mejor.

Por ejemplo, si la pyme decide virtualizar porciones de su entorno operativo, es necesario considerar una solución de backup y recuperación que respalde las máquinas físicas y virtuales. Esto agilizará una eventual recuperación y mejorará los costos de gestión,  licencias y soporte.

No deje el plan guardado en una gaveta

La recomendación de la Small Business Administration, el departamento del gobierno de Estados Unidos dedicado a pymes, es poner a prueba el plan al menos una vez al año. Actualice sobre todo la capacidad de recuperar información y aplicaciones, ya que puede ser que su empresa tenga el plan, pero al no revisarlo, no logra implementarlo cuando realmente lo necesita.

Automatizar la mayor cantidad posible de procesos de recuperación también aportará grandes beneficios al plan, para lo cual el mercado ofrece algunas herramientas que permiten realizar ensayos sin interrumpir las operaciones.  Sin embargo, Wallace destaca que la parte más importante del plan es, “simplemente comenzar”.

“La clave está en tomar acción de forma metódica,  además de establecer objetivos razonables y medibles. Además, es importante que participen las distintas áreas de su empresa y aprovechen las herramientas adecuadas, así, cuando enfrente algún problema o imprevisto, no formará parte del 43% de las empresas que nunca se recupera”, sentenció el experto.