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Seis líneas de producción y 120 productos no podían manejarse en simples hojas de cálculo.
Aunque ya Productos Lio S.A. utilizaba un software gerencial tipo Enterprise Resource Planning (ERP) de dos módulos (facturación y contabilidad), la información de otros departamentos estaba dispersa en varias hojas de cálculo y manejada por distintos encargados.
Lio nació cuando hace más de una década Café Rey empezó desarrollar nuevos productos, incluyendo bebidas de polvo, se crea otra planta y se estructura una operación separada con una empresa independiente en el 2008.
En un principio Lio le vendía su producción a Café Rey, aprovechando su amplia red de distribución en todo el país. En los dos últimos años, Lio -una mediana empresa con 75 empleados- tomó las riendas de la comercialización directa con los clientes de sus productos Lio Tè, Té Light, Frutas, Iced Cofee, Latte, Choco Rey, D-Lite, Kor Kor, Sirope Alejandro y Spor-T.
El cambio también implicó cumplir con las entregas en el tiempo, la cantidad y la calidad pedidas por los clientes, en especial las cadenas de supermercados.
Stephanie Calvo, asistente administrativa, contó que la mayoría de los registros se llevaban en hojas de cálculo, lo que generaba pequeños desajustes en los datos. “Como se llevaba manualmente había un margen, no era muy exacto y no se sabía si los datos pegaban bien”, dijo.
Por ejemplo, cada departamento calculaba los costos de los insumos con cambios que tenían diferencias de un dígito o dos.
No solo se requería un sistema que abarcara todas las áreas, sino que y principalmente ayudara en la coordinación de los insumos que requería la planta de producción, al tiempo que permitiera un control de todo el flujo desde bodega hasta la venta y entrega a los clientes.
Calvo indicó que se optó por SAP Business One, ya que le permitía el control de todo el proceso.
En el mercado las empresas pueden valorar diferentes opciones, que incluyen software gerenciales de marcas mundiales, y que se utilizan en negocios desde dos personas.
En Productos Lio la implementación inició en mayo del 2011 y en octubre el sistema -en el cual se invirtió $30.000, incluyendo la consultoría y la capacitación- empezó a operar.
Tatiana Sánchez, gerente de mercadeo, aseguró que el nuevo sistema automatiza las operaciones y permite la disponibilidad de la información en forma centralizada. “No hay que estar persiguiendo la información”, dijo.
Anteriormente solo una persona de cada departamento manejaba la información y si estaba ausente había que esperar, desde una hora e incluso hasta el siguiente día; lo mismo si el encargado estaba en otra tarea -lo cual es lo usual- o atendiendo una prioridad en el servicio al cliente.
El ERP adquirido es utilizado por siete usuarios, que son los que lo requieren para sus labores administrativas y de gerencia del negocio.
“Ahora si se ocupa los datos de un tema específico se obtiene de forma inmediata y máximo se dura 15 minutos, cada quien puede hacerlo pues recibió la capacitación y tienen los permisos para poder buscarla. También la presidencia puede ver los reportes y llevar el control de la operación”, explicó Sánchez.
El sistema adquirido incluye las áreas de finanzas y contabilidad, ventas, compras y producción. Con ellos se puede ver los ciclos de ventas, las variaciones en las compras de los clientes y generar los reportes necesarios.
Sin embargo, “todavía es un poco a pie”, por lo cual se dará un paso más con la integración de un sistema de relacionamiento con los clientes -conocidos como Consumer Relationship Management o CRM- que evita duplicar los datos y los informes.
Calvo indicó que desde octubre hasta la fecha posiblemente no se le esté sacando todavía todo el provecho al software. “Sin embargo, ya se siente que hay más orden, se hacen las cosas de forma más ordenada”, afirmó.
Asimismo es posible tener un mejor control de la producción. Por ejemplo, se puede monitorear el cumplimiento de las ordenes de compra, que la cantidad de insumos utilizados corresponda a lo producido y que las entregas también correspondan a los pedidos.
La labor de implementación abarcó la programación de las fórmulaciones o fórmulas de para la manufactura de los productos.
Además, se hacen requisiciones de insumos y materia prima de acuerdo al volumen que se va a producir. “Todo va muy amarrado”, recalcó Sánchez. “Y se tiene la información actualizada, se puede ver la información al día, si hay insumos y lo que se está produciendo”.
Sánchez también responde que la recuperación de la inversión será en el mediano plazo, pero que ya se sienten los beneficios y el impacto en la operación sobre todo cuando se negocia con los clientes, pues se dispone de la información necesaria y se logran mejores espacios en los estantes de los puntos de venta.