No espere a los tiempos de cierre, automatice sus procesos contables

Soluciones tecnológicas permiten monitorear la situación financiera de la empresa en tiempo real

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    No espere a los tiempos de cierre, automatice sus procesos contables
    / 04 MAR 2017

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¿Qué es lo primero que piensa cuando escucha “cierre mensual” o “cierre fiscal”?

Engorrosos trámites, llenar formularios y principalmente gran cantidad de tiempo invertido para efectuar estas tareas.

Los departamentos de contabilidad saben muy bien los esfuerzos y el cansancio que les genera sacarlas adelante.

Es aquí donde entra a actuar la tecnología, ya que se estima que para el 2020 el 40% de los procesos contables serán automatizados o eliminados, según datos de la firma Oracle.

Estos recortes se deben a que actualmente muchas de las tareas relacionadas con la contabilidad se hacen de forma manual y que se traduce en muchas horas laborales invertidas para un mismo proceso.

Digitar facturas, procesar transacciones, cierres mensuales, generar presupuestos y llevar el control de los ingresos y gastos, son tareas que se pueden facilitar y automatizar gracias a las soluciones en la nube.

Su implementación dentro de las empresas todavía no es completa, pero sí hay más información acerca de la mayor eficiencia que se alcanza con el uso de las tecnologías.

El estudio “Las empresas costarricenses en la era digital”, de la firma Deloitte y de EF (octubre 2016), muestra que en las grandes firmas existe conciencia de la importancia de la digitalización y que han visto más rápidos beneficios aplicándola en la interacción con sus mercados.

LEA: Firmas ticas digitalizan las rutas de atención de sus clientes

Un ejemplo de ellas es el Sistema de Banca para el Desarrollo, que tiene como objetivo convertirse en el primer banco 100% digital en Costa Rica y por eso han implementado soluciones para agilizar, desde su base interna, todos sus trámites.

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Disminuyendo tiempos

El tiempo de vida de las empresas se ha reducido dramáticamente; en 1958 las compañías duraban en el mercado un promedio 65 años, mientras que para el 2010 se disminuyó a tan solo 18 años, según estimaciones de Fortune.

¿La respuesta a estas muertes prematuras? Las empresas no han sido capaces de adaptar sus finanzas a los nuevas economías.

Por ejemplo, una organización puede conformarse con procesar sus transacciones de forma manual, mientras que otra puede hacer esta misma tarea pero de forma automática a través de la analítica y los pagos en línea.

Es notable cómo de una gestión tradicional pueden hacerse varias al mismo tiempo; es decir, mientras la primera compañía solo realiza sus transacciones, la otra lo hace eficientemente mientras recoge la información y engorda su bases de datos con cifras y comportamientos que le van a ayudar a mejorar y entender su realidad financiera.

Michael Burke, consultor en aplicaciones financieras de Oracle, afirmó que existen sistemas unificados que apoyan en el proceso de toma de decisiones en tiempo real; entonces no hay que esperar a los tiempos de cierre para conocer en el estado en el que se encuentra la organización.

“Los departamentos financieros tardan 78% de su tiempo procesando transacciones”, añadió Burke.

Según el estudio de Deloitte y de EF, los departamentos de finanzas utilizan más los datos que las tecnologías. Es decir que todavía hay oportunidades por aprovechar.

Firmas como Electromática, GreenCore, Oracle, Incompany, Tecapro y Softland ofrecen opciones que van desde servicios en la nube hasta esquemas mixtos, como aquellos que combinan la instalación de un programa en los servidores de la empresa con funcionalidades e información accesible a través la nube.

Por ejemplo, con el ERP Cloud de Oracle ya se incluyen los procesos de declaración del Ministerio de Hacienda. Este se ajusta a las legislaciones costarricenses.

Además, tiene proyectos vinculados con la realidad financiera, ya que muestra cómo se afecta la liquidez con la incorporación de un nuevo proyecto.

Se visibiliza en tiempo real la liquidez, el consumo del capital y el manejo de la cadena de suministros en tiempo real.

Banco se viste de digital

John Molina, director de Tecnología del Sistema de Banca para el Desarrollo (SBD), explicó que la estrategia que han adoptado se basa en poca gente, pero mucha tecnología, ya que decidieron tomar un rumbo en el que la organización crece en procesos automatizados y no en personal.

El SBD no supera una planilla de 25 trabajadores.

“El tema más complicado de un modelo tecnológico de negocios es la cultura. Hablan de transformación digital como si fuera una receta médica, hay resistencia al cambio, entonces se trata de ir cambiando la cultura paulatinamente”, dijo Molina.

Aunque esta institución todavía no está al 100% digital, sí se ha ido transformando hasta llegar al punto de ver su efectos positivos en el ahorro del tiempo en tareas comunes y antes se hacían de forma manual.

Con la implementación de soluciones digitales financieras, el banco tiene claro que debe potenciar la eficiencia operativa, para eliminar los desperdicios que se dan por ineficiencia y por falta de planificación de los tiempos.

La clave: gastar menos es más rentable.

Plataformas para todos los frentes

Reducir la transaccionalidad: Las empresas pueden disminuir la cantidad de procesos y hacerlos más inteligentes implementando la automatización y el autoservicio, es decir, cómo se conectan con los clientes y proveedores para gestionar los servicios. Que ellos sean capaces de autoatender sus necesidades al tiempo que se registra en un sistema inteligente. Por ejemplo, gestionar a través de los bot de Facebook solicitudes de compra.

Inteligencia de negocios: Las tecnologías permiten ver la situación de la empresa en tiempo real con la ayuda de gráficos, proyección de las cuentas por pagar y cobrar, así como herramientas que permiten el acceso a la información de forma visualmente atractiva.

Colaboración entre las personas: Las interacciones en plataformas ajenas a las oficiales de la empresa facilitan la creación de comunidades al tiempo que la información no se extravía; por ejemplo, a través de redes sociales asociadas a la compañía, los colaboradores podrán compartir datos, los cuales serán protegidos y de fácil respaldo.

Tener siempre conectados a los colaboradores: Con sistemas integrados los trabajadores podrán estar siempre conectados desde sus dispositivos móviles con la facilidad de tener al alcance de sus manos la información de su trabajo y datos de la empresa en tiempo real.

Fuente Michael Burke, de Oracle.

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