Uno de los mayores cambios que se han dado en el entorno laboral global es el del teletrabajo, para beneficio tanto de empresa como de colaboradores. Sin embargo, son pocas las personas y empresas que saben aprovecharlo. Esto hoy se torna aún mas urgente para las empresas ubicadas en la zona de influencia del puente de la platina. En este post le daré algunos tips para fijar políticas de teletrabajo y para hacer reuniones efectivas.
¿Como empezar?
Tal vez los más importante que las compañías deben hacer es establecer expectativas claras con sus empleados. Es importante proveer pautas y políticas muy específicas que se pacten con los empleados con el acuerdo de teletrabajo. Como colaborador, es importante pedir estas pautas y tener claridad de lo que se espera, para evitar malos entendidos e injusticias.
Las horas de teletrabajo, deben ser respetadas como dedicadas al mismo. Los trabajadores remotos deben estar disponibles durante las horas de oficina, con sus mensajerías abiertas para respuesta inmediata, en cualquier sistema que hayan definido para video o mensajería tal como Skype, whatsapp, etc. Tener activada en la aplicación el mostrar que leyó el mensaje y mostrar que está en línea, cumplir con los plazos y completar los proyectos con excelencia y mantener la comunicación con su jefe y sus compañeros de trabajo.
Preferiblemente, debería haber un espacio de trabajo tranquilo y privado ya que las horas de trabajo requieren dedicación y atención completas. Es necesario hablar con las personas con quienes convive y pedir su cooperación para poder lograr el mejor desempeño con el teletrabajo. Si los niños pasan el día en otro lugar mientras usted va al trabajo, mantenga esa rutina. Si tiene un bajo ancho de banda en su conexión a internet, es importante dosificar el uso de la misma por parte de otros miembros del hogar. Descubra en donde tiene mejor señal su celular y ubiquése ahi cuando tenga que tener conversaciones telefónicas.
Uno de los mayores problemas es como manejar las reuniones. ¿Como ser efectivos sin estar cara a cara? Ante todo, esto es un cambio de actitud individual, un cambio de la cultura organizacional y empresarial, que en este caso llega a marchas forzadas. Algunos tips para obtener mayor efectividad, independiente del número de personas que participen:
- Tener una agenda definida y preacordada: Quienes participan saben a qué van y para qué.
- Asignar responsabilidades funcionales que apoyen la efectividad: Si son varias personas en el equipo, una persona debe dirigir la reunión y asegurarse que se cubren los puntos preacordados; otra debe asumir la responsabilidad de las minutas y, de ser posible, una tercera debe ser quien vigila el tiempo y va avisando. De esta manera, cada quien se enfoca en una cosa.
- Preferiblemente, cada participante debería tener asignado un tema, de manera tal que cada quien sienta que su participación es relevante, por breve que sea. Igualmente, esa persona debería ser asignada la responsabilidad del seguimiento.
- Si su ubicación y ancho de banda lo permite, haga video conferencias,esto es de gran ayuda para algunas personas. Si puede compartir pantalla, hágalo, esto siempre será mas atractivo que ir explicando diapositiva por diapositiva.
- Para que le escuchen y comprendan: Hable lentamente y con claridad, las conexiones muchas veces distorsionan la voz. Haga pausas para pedir comentarios o preguntas, eso permite asegurarse que se está escuchando y comprendiendo. Mire directamente a la cámara cuando participe. Si está llamando desde un lugar con ruidos, suprima el sonido, excepto cuando va a participar, así evita que haya mas distracciones.
- Definir y acordar hora reconfirmando con cada quien al menos 24 horas antes. Esto es de especial importancia cuando participan personas de diferentes zonas horarias, particularmente si están en otra fecha, como sucede con Asia.
- Limitar el número de participantes.Estar en una reunión a distancia con mas de cinco participantes tiene pocas probabilidades de ser efectiva, por las distracciones, las conexiones, etc.