Seguramente a usted le ha tocado alguna vez hacer algún trámite y le han solicitado algo que originalmente (es decir, en los documentos públicos sobre requisitos) no aparece. Y entonces, no puede llevar a cabo su trámite, hasta no cumplir con ese “nuevo” requisito. Este fenómeno es relativamente común y se produce cuando “alguien” (que no es quien define las reglas) se inventa un requisito extra porque considera que algo no está cubierto” (puede ser que piense que los requisitos que existen no son suficientes, no confía en quienes implementan, considera que deben asegurarse que solo un pequeño grupo pase la prueba, o bien simplemente debe justificar su puesto), pero muy pocas veces lo solicitado tiene sentido. Lo terrible del asunto, es que nadie cuestiona y eventualmente ese trámite se convierte en un nuevo “requisito”. Y como toda la organización lo empieza a asumir entonces ya nadie lo cuestiona.
Es por ello que –aunque parezca muy vertical- existe la división del trabajo: los que definen, y los que ejecutan. Que alguno de ellos trate de hacer el trabajo del otro puede ser catastrófico. Cuando quien ejecuta quiere definir, no tiene la visión del bosque, solo la de su árbol y por ello puede decidir cambiar cosas porque no entiende el contexto. O bien si quien define ejecuta, solo ve "the big picture" y desconoce los detalles. De ahí la importancia del diálogo en las empresas, y la transparencia en las comunicaciones.
Esto que ocurre con frecuencia en el sector público, no es monopolio del mismo. En el sector privado también existe. Eso sucede cuando alguien no está cierto de algo y no quiere dejarlo pasar hasta no asegurarse de que “está bien” (o que minimice el rechazo). Suena lógico y hasta pertinente. El asunto se complica cuando las personas que detienen las acciones lo hacen por un afán de quedar bien, por ignorancia, desconfianza, o peor aún, por costumbre. Si bien el problema se visibiliza por esta “toma de control”, esa no es la causa, sino mas bien, la ausencia de reglas que delimiten los espacios de actuación, su desconocimiento, o la superposición de funciones que hace imposible saber a ciencia cierta quién es responsable de que y de que no.
Así como Platón reflexionó sobre si los filósofos deben convertirse en reyes, debemos pensar si los mandos medios deben tomar el control de las organizaciones. Una cosa es la participación de toda la organización, el diálogo, la comunicación que debe existir en todas ellas y a todo nivel y a través de la cual se pueden lograr los acuerdos, desarrollos y mejoras en la competitividad de las empresas. Pero otra cosa es que ante la falta de institucionalidad, sea un solo grupo quien la defina.