Una secretaria o asistente personal, es una persona cuya posición de apoyo es clave. Las mejores personas para este puesto tienen una buena combinación de habilidades de comunicación, organización y manejo simultáneo de proyectos. El rol de secretaria o asistente, ha ido cambiando a raíz de las nuevas tecnologías, típicamente una secretaria hace 20 años, dedicaba mucho tiempo a la redacción de correspondencia. Hoy, el procesador de palabras ha hecho que el rol cambie, pero todavía es no solo necesario, sino clave.
Quienes ocupan el puesto de asistente administrativo o secretaria, típicamente manejan correspondencia, llevan agendas, tienen acceso a información confidencial, organizan reuniones, llevan presupuestos, contabilidad básica, etc.
Dicen que conseguir una buena secretaria es como encontrar una aguja en un pajar. Redacté este manual que espero que le sirva como una lupa para hacer su búsqueda de secretaria más fácil pero también más certera.
¿Listos?
1. Entrevista. Además de preguntar ¿Qué estudio? ¿Dónde? ¿Escolaridad? Preguntar sobre la experiencia y las referencias, recomiendo incluir también preguntas para conocer mejor a la persona en términos de motivaciones, flexibilidad, potencial de calce con usted y su organización. Preguntas adicionales en la entrevista son:
1. ¿Cuál es su día típico?
2. ¿Qué es lo que más disfruta hacer?
3. ¿Cómo invierte el tiempo libre?
4. ¿Cómo se ve en 5 años?
5. ¿Cuál es el trabajo que ha tenido que más le ha gustado y por qué?
6. Si pudiera aprender algo hoy, ¿qué sería lo que elegiría aprender?
7. ¿Tiene disponibilidad de horarios puede trabajar un sábado o llegar más temprano o más tarde? Si, no, ¿Por qué?
2. Casos. El segundo paso, consiste en exponer al candidato a situaciones reales a las que se puede enfrentar para observar cómo maneja el estrés, detectar niveles de creatividad, ver cómo prioriza, maneja situaciones complejas y detectar escala de valores.
Caso 1. Suponga que usted está atendiendo un cliente, el teléfono empieza a sonar y el intercomunicador de su jefe le hace saber que el la necesita. ¿Qué hace, en qué orden y por qué?
Caso 2 . Suponga que esa mañana un cliente llega a pedirle un documento que usted no tiene, usted le explica que usted no lo tiene y que su jefe acaba de iniciar una reunión de una hora por lo que hasta en una hora más o menos no se le puede interrumpir, el cliente se enoja, golpea la mesa y empieza a subir la voz expresando frustración, el cliente no parece que se va a retirar y exige una respuesta inmediata de usted ¿qué hace?
Caso 3. Su compañera de escritorio se levantó y aparece un cliente que ella debería atender; cómo solo está usted, el cliente supone que usted debe atenderlo. Le pregunta cuál es la próxima cita disponible y usted no tiene idea. ¿Qué hace?
Caso 4. Su compañera de escritorio que ha sido muy amable con usted desde que usted fue contratada toma efectivo de la caja y le dice que mañana lo repondrá. Usted se da cuenta que nunca lo repone y más bien se le hace una conducta usual. ¿Qué hace?
3. Pruebas DESTREZAS EN ACCIÓN.
1. Poner a la persona a demostrar sus destrezas en el manejo Microsoft.
2. Redacción de un párrafo en español para revisar ortografía y nivel de redacción.
3. Búsqueda en internet en inglés. Verificar la rapidez, fuentes,etc.
4. Ponga al candidato a conseguir una cita con alguien que es muy difícil de acceder para ver persistencia, creatividad y paciencia.
5. ¿Puede tomar un mensaje telefónico en inglés? Who called? Name? Phone number. ¿Puede dar un mensaje telefónico en inglés?
4. Qué observar en términos de PRESENCIA Y TRATO CON EL CLIENTE
1. Lenguaje no verbal, mirada, cómo estrecha la mano, etc.
2. Cómo se dirige a usted ¿con el debido respeto, distancia y profesionalismo?
5. Tarea Adicional. Revise el perfil del candidato en redes sociales para medir su juicio, estimar el tiempo que dedica.
Buena suerte…