En su condominio hay una gran inversión económica, tanto la privada que hace cada persona propietaria por su cuenta como la común. Normalmente la infraestructura y activos están valorados en millones de colones, desde algunos cientos hasta varios miles de millones de colones.
De igual manera hay muchos intereses personales en juego, pues ahí transcurrirán muchos años de la vida de muchas personas y la calidad de vida de la que disfruten puede tener un impacto en su salud física y mental.
Para la gestión de todos esos intereses existen empresas y personas físicas que se dedican a asumir esas responsabilidades y gestionar ese patrimonio y vida en común, pero usted puede ejercer un rol de supervisión esencial con solo asegurarse de que existen al menos cinco controles básicos.
1. Reglamento y control de cumplimiento de acuerdos: Deben existir y estar disponible por vía digital o impresa, el reglamento, los acuerdos de asamblea y de otros órganos que haya como comité de construcciones, así como las disposiciones específicas de la administración. Estos deben estar claramente estructurados por fecha y con su grado de ejecución.
De igual forma debe haber varias versiones del mismo reglamento, desde la inscrita, con su razón de inscripción registral, hasta resúmenes para inquilinos o por actividades.
En cuanto a las asambleas y reuniones de órganos, debe haber minutas de ellas debidamente asentadas en el libro y firmadas.
2. Lista de activos y rutinas de mantenimiento: Debe llevarse control de cada activo, la fecha de su adquisición o al menos su incorporación al control de los activos.
Para cada uno de ellos habrá una rutina de mantenimiento, con las fechas de aplicación y resultados, así como servicios o acciones que son necesarias en el futuro. Cuando además haya reportes legales que cumplir, la copia de ellos estará disponible.
3. Expedientes por empleado y proveedor: Nuestra legislación laboral exige que para cada empleado se lleve un expediente completo, con su información, contrato y acciones aplicadas como cambios de horario, jornada, y del ejercicio de derechos como vacaciones, aguinaldo, etc.
Es prudente hacer lo mismo con los proveedores, asegurándose de tener el contrato firmado, modificaciones, circulares por cambios o deficiencias en el servicio, etc.
4. Estados financieros mensuales y copia de declaración D151: La administración del patrimonio ajeno exige una adecuada rendición de cuentas, con sus estados financieros, anexos y notas. La frecuencia de estos puede variar desde ser mensuales hasta anuales, aunque es evidente que conforme más largo el periodo, más difícil tomar decisiones a tiempo.
Dado que ahora y desde 2015 los condominios tienen la obligación de presentar la “Declaración Anual Resumen de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos”, conocida como el formulario D151, tener copia del cumplimiento de esa obligación es vital para evitar sanciones millonarias por multas.
5. Comunicaciones: Si bien es cierto el correo electrónico y las plataformas de mensajería instantánea han facilitado la inmediatez de las comunicaciones, pueden ser causa de falta de control sobre las comunicaciones. Debe llevarse un control central de correspondencia formal, evitando desperdigar respuestas en todas las plataformas a las que luego es imposible seguirles el rastro.
Estos cinco controles permiten saber que la gestión es suficientemente cercana y controlada como para evitar sorpresas, a la vez que serán una protección esencial ante litigios, pues demuestran una diligencia básica que permitirían eximirse de responsabilidades civiles.