Desde octubre del 2016 iniciamos con el proceso de implementación de comprobantes electrónicos, el cual debería culminar el 1.° de noviembre con los contribuyentes cuya cédula jurídica o de persona física finalice en siete, ocho, nuevo o cero, según lo establecido en la Resolución DGT-R-012-2018.
La obligatoriedad de implementar los comprobantes electrónicos conlleva también el cumplimiento de un nuevo requisito que debe considerarse a la hora de aplicar la deducibilidad de un gasto o costo.
Actualmente ya hay una serie de requisitos que los contribuyentes deberían estar cumpliendo a cabalidad a la hora de pretender aplicar la deducibilidad de un gasto o costo, entre ellos: que se considere útil, necesario y pertinente para la generación de ingresos gravables, que esté respaldado por un comprobante fehaciente y para los gastos entre vinculadas se debe contar con el estudio de precios de transferencia.
Con la entrada en vigencia de los comprobantes electrónicos, se vino a sumar un nuevo requisito que quedó establecido en la Resolución DGT-R-048-2016, el cual consiste en aceptar o rechazar por parte del receptor el comprobante electrónico, para aquellos casos donde la transacción comercial se realice entre emisores-receptores electrónicos o con receptores electrónicos no emisores.
Dicho mensaje de aceptación o rechazo es de carácter obligatorio para la deducibilidad del gasto y consiste en la emisión de un archivo XML que debe ser enviado para validación a la Dirección General de Tributación en un plazo no mayor a 8 días.
Sin duda alguna, este nuevo requisito que condiciona la deducibilidad de los gastos del contribuyente, implica realizar cambios en los procesos; pues la recepción de las facturas se venía realizando de forma manual, y por lo general, el responsable de la compra del bien o del servicio le daba el visto bueno al documento y lo enviaba para su contabilización.
Con factura electrónica, la recepción de los documentos se debería de consolidar en un solo canal, y asignar responsables para la realización del proceso de aceptación.
Pareciera sencillo, pero no se confié, este nuevo requisito implica un cambio sustancial en el proceso de liquidación de viáticos y caja chica; recuerde que el plazo máximo para la aceptación o rechazo no puede exceder los 8 días.