El próximo viernes 16 de agosto será la fecha límite para que, por primera vez, los contribuyentes de Costa Rica realicen la declaración del Impuesto de Valor Agregado (IVA).

El nuevo tributo empezó a regir el 1.º de julio del 2019 y será justamente ese mes, el que se tendrá que declarar en este primer encuentro con el actualizado formulario D-104.

El formulario es un documento amplio, con decenas de pestañas que se abren conforme se avanza en la declaración y aún más casillas vacías. Cada espacio nuevo debe ser cuidadosamente completado para poder seguir avanzando y las distintas tarifas del impuesto hacen que el contribuyente se enfrente a un archivo que podría, si no tiene cuidado, terminar llenando con errores.

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Por ese motivo EF conversó con German Morales, socio director de Grant Thornton y Silvia Castro, gerente de impuestos y legal de Deloitte para detallar cuáles son los principales errores que se pueden cometer al llenar la declaración del IVA y en qué deberían prestar especial cuidado los contribuyentes con el fin de no equivocarse.

Los errores más comunes

No tener registradas todas las actividades lucrativas:

La nueva declaración obliga a registrar el ingreso y el gasto por cada actividad lucrativa que realice la persona. Por ejemplo, un médico que atiende en una clínica privada, pero que además le alquila consultorios a otros colegas tiene dos actividades económicas distintas: brinda servicios profesionales en medicina y tiene ingresos por alquileres.

En casos como estos, las personas deberán estar inscritos ante Hacienda con sus dos (o más) actividades lucrativas.

En el formulario, una vez que se entra al sistema de la Administración Tributaria Virtual (ATV), se solicitará el ingreso a la actividad. Ahí es donde es importante que todas estén registradas, porque cada actividad lucrativa va a requerir una declaración individual. Es decir, si la persona tiene ingresos por tres negocios distintos, entonces tendrá que llenar el formulario tres veces.

Esta inscripción debe ser previa a llenar el formulario D-104 y se hace de manera digital.

Llenar mal la aplicación de descuentos o devoluciones:

Si en el formulario se completa de manera errónea cualquiera de los datos que se solicitan, es posible que esto genere errores inmediatos y el documento impida el avance. También se pueden generar errores posteriores como números inexactos en la declaración del impuesto sobre la renta.

Si los errores además afectan la base imponible, que es el monto sobre el que se calcula el impuesto a pagar, son de más cuidado. Un error clásico en la antigua declaración del Impuesto General sobre las Ventas (IGV) era ingresar de manera errónea los descuentos y devoluciones.

En el formulario se deben descontar estos datos de la base imponible. Si no se hace esta quedará en un monto más alto a lo que en realidad corresponde pagar.

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No contar con las claves y creer que se requiere firma digital:

Es común que usuarios que llevan meses sin ingresar al sistema, no tengan a mano sus claves de acceso. Es fundamental que la persona revise días antes de la fecha límite de la declaración si sus accesos funcionan, porque las claves se pueden recuperar en la misma plataforma de ATV, sin embargo, sin estas o sin la tarjeta virtual es imposible llenar la declaración.

Sumado a esto, muchas personas no realizan la declaración porque creen que se necesita firma digital para realizar el proceso. Esto es erróneo y es un error común.

Utilizar un tipo de cambio erróneo para importaciones:

En la declaración del IGV se daba constantemente el error de que al momento de consignar la información en la declaración para las importaciones, las empresas utilizaban un tipo de cambio distinto al que se usó en la Declaración Única Aduanera (DUA), emitida por la Dirección General de Aduanas para los contribuyentes importadores de bienes o servicios.

Lo razonable es que se utilice el mismo tipo de cambio que se empleó en Aduanas para evitar posibles diferencias posteriores. Este tipo de cambio puede ser consultado en la DUA.

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Aplicar créditos fiscales de meses anteriores:

El IVA es un impuesto mensual que permite la aplicación de créditos fiscales. Para poder utilizarlos cada contribuyente debe guiarse en el monto que le corresponda en el mes específico.

Para tener este monto, la persona debe acreditar sus facturas en la declaración exacta del mes en que se emitieron. Por ejemplo una factura de julio se presenta en la declaración que se realizaría en agosto.

Es erróneo presentar facturas de meses anteriores. Sin embargo, era un pecado común en declaraciones del IGV. En caso de que quedara alguna factura pendiente, lo que el contribuyente debe hacer es rectificar la declaración anterior con una complementaria.

No informar las ventas en consignación:

Otro error que se puede cometer en la declaración del IVA es no incorporar las ventas en consignación. Estas ventas son en las que la mercancía se entrega de manera previa por un tiempo definido mientras se vende y se liquida posteriormente. Así funcionan, por ejemplo, algunas ventas de mercadería de supermercados.

En el nuevo formulario de la declaración del IVA, hay un espacio para detallar los montos de estas ventas. Recuerde indicar el monto.

Declarar basándose en regla de tres:

Puede resultar extraño, pero es normal que muchas personas definan el monto que deben declarar utilizando una regla de tres. El mecanismo es erróneo e impreciso incluso cuando se declaraba el IGV que tenía una única tarifa. Realizarlo con IVA sería aún peor, ya que el nuevo impuesto tiene diferentes porcentajes de cobro.

No tener separadas las ventas exentas y no sujetas:

Un mismo contribuyente se puede enfrentar a ventas gravadas con distintos porcentajes de cobro, pero también a ventas exentas y no sujetas. Un ejemplo podría ser una persona que vende servicios de traducción y de guía turístico.

Por la primera actividad, el contribuyente deberá cobrar una tarifa del 13%, sin embargo, por el segundo estará exento del IVA durante todo el primer año del cobro del impuesto y en los años posteriores, la tarifa será escalonada. Para evitar equivocarse en el formulario de declaración, es necesario realizar un proceso de contabilidad previo donde se clasifiquen los ingresos y los gastos por aparte.

Diseñar el proceso contable sería necesario una única vez, ya que en los meses siguientes se puede repetir el mismo proceso.

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No declarar el autoconsumo o las regalías:

En la antigua declaración del IGV era normal que las personas dejaran por fuera los costos de regalías y productos de autoconsumo. Sin embargo, el nuevo formulario del IVA incluye casillas específicas para declarar, por separado, el uso o consumo de mercancías (autoconsumo) y los servicios y transferencias sin contraprestación a terceros (regalías).

Ya que las casillas existen, es fundamental que el contribuyente los incluya para evitar errores de cálculo del monto a tributar.

Prorrata

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La prorrata es uno de los procesos nuevos que trae el nuevo impuesto, ya que tiene distintas tarifas de cobro. También es una operación compleja, por eso, es fundamental que el contribuyente sepa si necesita realizarla o no.

En términos generales, el contribuyente únicamente tiene derecho a acreditar la misma tasa del impuesto que le cobra al cliente. Esto quiere decir que un doctor solo puede deducir un 4% de los gastos relacionados con los servicios médicos (porque es un servicio que paga 4% de IVA), pero si tuviera otra actividad gravada al 13% podría deducir en los gastos relacionados con estas, un 13%. La prorrata funciona para este tipo de casos cuando hay tarifas diferenciadas. Con la fórmula, la persona podrá definir cuánto crédito fiscal tiene derecho a aplicar.