A partir del 1.° de diciembre miles de contribuyentes físicos y jurídicos deberán de implementar el código del Catálogo de bienes y servicios (Cabys) en los comprobantes electrónicos. Mientras el tiempo corre surgen dudas sobre cómo seleccionar el identificador correcto, por eso EF brindará recomendaciones para evitar errores a la hora de elegirlo.
LEA MÁS: ¿No encuentra el código Cabys correcto para su bien o servicio? Le explicamos qué debe hacer
Para eso consultó con los especialistas Silvia Castro, socia de servicios tributarios de Moore, y Bryan Mora, gerente senior de impuestos de Deloitte.
Consejos
- Tome en cuenta su sistema de facturación
La primera recomendación está relacionada con el sistema que usa el contribuyente. Actualmente los obligados tributarios pueden crear un sistema propio mediante un desarrollo interno, contratar un proveedor externo de facturación electrónica o bien usar el facturador gratuito del Ministerio de Hacienda.
En el primer escenario donde el contribuyente desarrolla su propio sistema de facturación electrónica, el obligado tributario deberá tomar alguna de las siguientes decisiones: si carga en el sistema toda la base de datos (con los más de 20.000 códigos), si sube solo los códigos que le aplican, o si consulta el identificador de manera manual en una libreta cada vez que factura.
En el segundo escenario cuando se contrata a un proveedor externo el proceso debería de ser más sencillo, pues el contribuyente le envía la información al proveedor para que este la convierta en una factura electrónica. En este caso el proveedor estaría en la obligación de tener la lista completa de los códigos Cabys en sus sistemas o podría darle la opción al cliente de cuáles identificadores va a usar.
Si el contribuyente usa el facturador gratuito del Ministerio de Hacienda debe hacer la consulta de manera manual y cada vez que realice una factura debe usar el código que corresponda.
- Homologue sus códigos internos con los códigos Cabys
Es importante que el contribuyente tenga a mano la lista con las descripciones e ítems de lo que factura pues esto le ayudará a encontrar el código Cabys.
Las compañías que brindan servicios por lo general usan una descripción a la hora de facturar, pero las empresas que comercializan productos utilizan inventarios. Por ejemplo, una zapatería puede identificar el calzado deportivo con un código 001, los zapatos de tacón con el 002, etc. Estos son códigos internos para llevar el control de las mercancías.
El código interno junto con la descripción del producto o servicio que comercializa la empresa, ayudarán a encontrar y homologar este ítem con el código Cabys.
- Base de datos contiene palabras genéricas ¡Busque sinónimos!
Otra recomendación que ayudará a potenciar la homologación es saber que la base de datos sólo contiene nombres genéricos y por eso deberá buscar palabras similares al producto o servicio que comercializa en el mercado.
Si se dedica a la venta de alimentos y bebidas y busca los códigos para clasificar un té chai o un café negro, no encontrará esos términos en el catálogo. Lo que arrojará la base es el código para una “bebida fría o caliente” y ese es el número que se debe aplicar en el comprobante electrónico.
Lo mismo aplicaría si se quiere etiquetar una piña colada o un cóctel Cosmopolitan, en el caso de un bar. El Cabys no arroja esas palabras pero sí contiene la categoría de “combinación de bebidas alcohólicas (cóctel)”, explicó Castro.
Es importante chequear si lo que se comercializa está en la lista de Cabys y si no está se debe elegir el código que más se ajuste al producto o servicio.
Si el obligado tributario no usa el código Cabys el comprobante será rechazado por el sistema de la Dirección General de Tributación (a partir del 1.° de diciembre), y podría producir problemas para la operación del negocio, dijo Mora.
- Use una nota de crédito en caso de error
Si se usa un código incorrecto ya sea por error a la hora de elegirlo o por error del sistema se debe aplicar una nota de crédito para volver a emitir la factura con el código adecuado. En este caso debe hacer la aclaración del comprobante que está sustituyendo.
- Hay notas de crédito que no requieren Cabys
En algunos casos las notas de crédito no requieren de un código Cabys porque lo que se incorpora no es un servicio ni un bien. Tal es el caso de un descuento por pronto pago, este es un acuerdo comercial que se le da al cliente en caso de que el cliente cancele su factura en menos días.
Por ejemplo, una compañía puede determinar que el cliente cancele la mercadería en un plazo de 30 días pero si lo paga a los 15 días se le aplica un descuento. Esta práctica es muy usada en los comercios.
También hay descuentos por volumen, por ejemplo, si un comercio le dice a un cliente que en un plazo de seis meses le compra mercaderías por ¢100 millones, le hace un 5% de descuento. Los descuentos por volumen depende del cumplimiento de una meta o de un indicador para poder aplicarlo.
En estos dos casos la nota de crédito no requiere del código Cabys.
- No cambie la forma de facturar
El código Cabys puede tener tasas del Impuesto del Valor Agregado (IVA) de referencia (ya sea tarifa plena o diferenciada) que no deben de cambiar el cobro del tributo.
Esto aplicaría, por ejemplo, para la venta de arroz. El Cabys contiene el arroz de siembra con una tarifa de referencia del IVA del 13%, si el contribuyente aplica este código Cabys al arroz que está contemplado en la canasta básica tributaria y que paga una tarifa del 1% del IVA, no debe cobrarle el 13% al cliente sino la tarifa reducida, según Mora.
- ¿El Código Cabys debe estar en el archivo XML y el PDF?
Una de las dudas que se han planteado es si el código Cabys debe ir en el archivo XML y en el PDF, según Mora, solo debe ir en el archivo XML porque este es el archivo que Hacienda considera como una factura. En el PDF es opcional.
- No existen códigos Cabys para paquetes o combos
Es común que algunas empresas comercialicen combos de productos, tal es el caso de los que contienen snacks, papas, palomitas de maíz; o las cajas de leche que vienen acompañadas con una taza para tomar café; o los restaurantes que venden cajitas con hamburguesa, papas y refresco.
En estos casos no hay un código Cabys para paquetes, comentaron los especialistas consultados. El espíritu de la administración tributaria sería dar trazabilidad a todas las ventas y por eso exigiría aplicar un código diferente para cada producto.
Sin embargo, en el caso de las ventas de cajas con comidas (con hamburguesa, papas y refresco) los restaurantes podrían elegir el código de venta de comida sin mesero o en plazas abiertas, según explicó la especialista tributaria de Moore.
Recomendaciones para hoteles, pymes, profesionales independientes y exportadores
- Hoteles
Los contribuyentes que se dedican al sector de hotelería deben tener en cuenta que este no se encuentra como servicio de hotel sino que las palabras claves serán: hospedaje y alojamiento. La recomendación es buscar el identificador que mejor se ajuste al servicio que brinda.
La base de datos ofrece tres categorías de servicio de alojamiento: para estudiantes en residencias estudiantiles, para trabajadores en albergues o campamentos, o alojamientos NCP (no contemplados previamente).
El contribuyente debe seguir buceando en la base de datos hasta dar con la categoría servicio de alojamiento para visitantes en habitaciones con servicio de limpieza diario. En este caso ese sería el código a usar, según Castro.
- Una pyme que vende repostería
En el caso de una pyme que vende repostería y se dedique a ofrecer mesas dulces la recomendación es analizar en qué régimen se encuentra. Si está en el régimen de tributación simplificado solo debe brindar una factura física porque no están obligados a emitir comprobantes electrónicos.
Sin embargo, debe especificar claramente que está en ese régimen porque si le vende los productos a una empresa que desee regalar cupcakes a sus empleados, esta segunda compañía tiene que emitir una factura electrónica de compra y va a tener que incluir el código Cabys.
La responsabilidad del dueño de la pyme es describir bien lo que vende y aclarar que está bajo el régimen de tributación simplificado.
- Profesionales independientes
Los profesionales independientes deben incluir el código Cabys en el comprobante electrónico. En este caso es importante hacer los chequeos de las categorías porque la base contiene diferentes tipos de servicios.
La recomendación es valorar las categorías y ver cuál se debe escoger; no se debe elegir de buenas a primeras, hay que estudiar bien la selección del código.
- Empresas exportadoras
Lo primero que deben tener presente estos empresarios es que usen la factura de exportación, aunque el cobro del IVA no procede porque están exonerados, sí tienen que incluir el código Cabys en tanto facturen bienes y servicios.