El mundo en el que se vive actualmente ha obligado a todos los actores que forman parte de los procesos de contratación administrativa a ponerse al día en los temas digitales, en el uso de medios electrónicos y sistemas informáticos para la realización de diversas labores.
Todo este proceso no ha sido ajeno para instituciones como la Contraloría General de la República, la cual ha implementado el uso de medios electrónicos para notificaciones, para recibir recursos de apelación, presentar una revocatoria o el de objeción al cartel y demás diligencias.
Sin embargo, es importante resaltar el alcance de este uso de medios electrónicos en los procesos recursivos de la Contraloría General de la República (CGR), que mediante resolución R-DCA-2396-2017 del 12 de mayo de 2017, que aclaró lo siguiente:
“Los expedientes en trámite ante la División de Contratación Administrativa, deberán ser consultados en la Unidad de Servicios de Información ubicada en el primer piso de la Contraloría General de la República; o en el sitio que se llegue a establecer, oportunamente. A partir del 7 de agosto de 2015, toda documentación relacionada con gestiones que atienda la División de Contratación Administrativa, deberá ser presentada por medio del número de fax 2501-8100, al correo electrónico contraloria.general@cgr.go.cr; o bien, de forma física, en la Unidad de Servicios de Información ubicada en el primer piso de la Contraloría General de la República”.
No obstante, dicha indicación se refiere a los medios de recepción de documentos, por lo que no debe entenderse lo anterior como una exoneración a la presentación de los documentos físicos originales.
El caso de referencia debe analizarse desde dos perspectivas esenciales, la primera es que efectivamente el correo electrónico contraloria.general@cgr.go.cr es un medio válido para la recepción de documentos, al igual que lo es el número de fax de la institución.
En segundo término, se equipara ese medio de recepción de documentos al fax, en el sentido de que en ambos casos, la presentación de un recurso, una respuesta o cualquier otro escrito o documento, implica necesariamente la presentación del documento original en el plazo de las 24 horas siguientes.
Consideraciones
Ahora bien, para efectos prácticos, lo que se debe considerar entonces para utilizar adecuadamente los medios para enviar documentos a la Contraloría General de la República son los siguientes:
A. El documento de que se trate, sea una gestión recursiva, una respuesta, la evidencia o cualquier otro pertinente, puede ser presentado por los medios autorizados, sea correo electrónico, fax o en el primer piso del edificio de la Contraloría General de la República.
B. El escrito que se presente, deberá incluir las firmas de quienes tengan la potestad para hacerlo. Esta firma deberá ser física, es decir deberá constar la firma en el documento de puño y letra del apoderado. Actualmente y hasta que la Contraloría General de la República contrate los sistemas de autenticación de firma digital, esta no sustituirá la firma original.
C. En el caso del uso del correo electrónico, es recomendable utilizar un formato PDF para enviar el documento de forma íntegra.
D. Las comunicaciones por por cualquier medio, deberán ser recibidas por la CGR en la hora y día hábil del despacho, sea de las ocho de la mañana hasta las cuatro de la tarde. Cualquier escrito recibido en una hora posterior, se considerará presentado el día siguiente.
E. Finalmente, en caso de utilizarse como medio de envío de documentos el fax o el correo electrónico, lo que corresponde es presentar el original en el día hábil siguiente, en el primer piso del edificio de la Contraloría.
El buen uso de los medios habilitados por la Contraloría General de la República, le puede permitir a usted presentar una gestión a tiempo, mediante el uso del correo electrónico, que es un medio eficaz y expedito, pero el desconocimiento de aspectos como la presentación al día hábil siguiente del documento original, podrían jugar en su contra y truncar una buena oportunidad que precisamente se procura con ese recurso digital.