Hoy se habla mucho de la auditoría ciudadana, en la que la ciudadanía tiene poder de revisar los actos y decisiones de los gobiernos, hasta los pequeños detalles.
Al adquirir una filial, usted tiene el derecho de fiscalizar lo que sucede y hay para ello herramientas como documentos y buenas prácticas para saber si se están haciendo bien las cosas o, detectar a tiempo fallas.
El inventario de activos comunes y su estado permite llevar el control de las mejoras necesarias a bienes y controlar cuál es el patrimonio mueble común.
Un inventario de cumplimiento de deberes legales y registrales ayuda a cumplir con la obligación de todos los condominios de mantener vigente su representación legal. Adicionalmente hay una serie de documentos legales que deben mantenerse bien custodiados como libros de actas, copia del Registro Inmobiliario de la Constitución, etc.
Por otro lado, cada servicio común debe tener un protocolo definido de prestación del servicio para poder evaluarlo. No importa si es personal propio bajo relación de dependencia o si es por medio de un contrato de servicios. Recuerde que si se trata de un empleado, debe existir un contrato escrito y será una buena práctica tener un expediente en el que consten los adelantos de cesantía, vacaciones, etc.
Es esencial que los estados financieros sean entregados puntualmente al menos de forma mensual. Es cierto que la ley contempla una sola asamblea anual en la que estos informes serán conocidos, pero es sano que se entreguen mensualmente.
Un informe financiero debe incluir, además de los movimientos ocurridos, un detalle de las cuentas por pagar y por cobrar con el acreedor y deudor claramente identificados.
Para llevar el control de las muchas acciones y compromisos que se adquieren en cada asamblea se puede elaborar un inventario de acuerdos pendientes. Esta es la única forma de saber si se están ejecutando esos acuerdos.
También debe existir un inventario de sanciones aplicadas. Es posible que, por protección de información personal, no pueda saberse muchos detalles, pero la simple cantidad de llamadas de atención y multas impuestas es un dato al que debe poder acceder todo condómino.
Otra buena práctica es poner a prueba los sistemas por medio de emergencias falsas. Claro que no se trata de reportar incidentes inexistentes creando pánico, sino de indagar con calma qué sucede si se pierde determinada llave, si una salida específica se traba, si se bloquea un sistema común o incluso tratar de buscar un momento específico en los registros de video.
Claro que el uso de estas herramientas y la auditoría condominal requieren un condómino informado y responsable.
No es sensato exigir rutinas de mantenimiento y mejoras con cuotas que apenas alcanzan para los gastos fijos de la operación. De igual forma, la exigencia de custodia de documentos implica poder dotar a la administración (si no es una empresa externa) de una adecuada oficina.
Los estados financieros no deben servir para simples generalizaciones. Los acuerdos pendientes tienden a crecer del lado de lo ejecutado y las llamadas de atención a reducirse, cuando hay un grupo de trabajo que apoya a la administración.
Recuerde que es su patrimonio el que está en juego y nadie lo va a cuidar como usted.