Es muy frecuente que la administración de un condominio recaiga en alguna persona física o empresa que se dedique a ello como giro comercial.
Hay ya una cantidad importante de empresas y particulares que se dedican a esta actividad, muchas de ellas buscando la excelencia y la mejor forma de administrar patrimonios y personas a la vez, lo cual está lejos de ser sencillo.
Aunque la labor es muy similar en todo lado, la realidad es hay elementos clave que pueden hacer que los resultados sean cercanamente supervisados.
Por esto es muy importante que se firme un contrato, con quien ejerza la administración, que contemple lineamientos éticos y que haga exigibles estos elementos críticos. Todo esto tratando de cubrir y detallar las responsabilidades que le impone la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio.
No basta quedarse con el simple acuerdo de nombramiento y aceptación del cargo.
Fondos comunes
Se debe acordar la obligación de presentar regularmente informes contables y financieros, y qué detalle deben de tener estos.
No basta con el informe anual que deben conocer por ley las asambleas de condominios.
Estos informes deben abarcar no solo el detalle del gasto común sino el análisis de ejecución presupuestaria, del avance de las cuentas por cobrar, uso de reservas, etcétera.
Supervisión
Es recomendable incluir en el contrato la presentación de informes mensuales sobre el desempeño de los proveedores, principalmente del más crítico que es la seguridad.
Se debe detallar qué debe contener ese reporte y someter la supervisión a mediciones de calidad específicas que se prueben mensualmente y así se reporten.
Se pueden medir los resultados de la supervisión sobre ejecución del plan mantenimiento o el de cumplimiento de las rutinas de seguridad, etcétera.
Solo se conoce lo que se mide.
Inspección del inmueble
En el contrato se puede hacer exigible la presentación de informes de la infraestructura y de avance del plan de mantenimiento que se haya acordado al inicio de la gestión. Aquí se se especificará cada pieza de infraestructura y bienes comunes y su frecuencia de revisión y mantenimiento preventivo. Solamente así se puede probar que se ha vigilado la infraestructura común.
Cumplimiento
Es importante contar con un reporte acumulable de llamadas de atención, a quiénes y por qué conductas. Únicamente así se puede ir creando un expediente y crear esa sensación de seguridad que da conocer el comportamiento de los condóminos.
Ejecución de acuerdos
Conocer cada mes el avance de la ejecución de los acuerdos de asamblea permite estar pendiente de que su cumplimiento. Muchas veces llegar a acuerdos en las asambleas es difícil y no queremos perder ese esfuerzo.
Otro puntos adicional que se pueden acordar con la administración es el manejo confidencial de cierta información.
Las administraciones y algunos proveedores como la seguridad, tienen acceso a mucha información sobre los residentes. El condominio debe asegurar que esos datos se protejan de usos indebidos o no autorizados.
Hacer un contrato es muy importante, pero velar porque se reciban las pruebas de que se está cumpliendo es la forma de que sea una herramienta de uso real, y una garantía de calidad y servicio para ambas partes. Este delimita responsabilidades y establece expectativas de servicio muy claras.