Todas la sociedades anónimas, sin importar si están activas o inactivas, tienen tiempo hasta el 30 de junio para presentar la declaración del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF).
Esta obligación tributaria se conoce popularmente como registro de accionistas. La información que se aporta es custodiada por el Banco Central de Costa Rica (BCCR) y los datos pueden ser consultados por la Dirección General de Tributación (DGT) y el Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD).
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Sin importar si la lista de accionistas ha cambiado o no, la declaración tiene una periodicidad anual obligatoria. La firma digital es uno de los requisitos indispensables para presentar los datos de manera correcta.
EF realizó el paso a paso de la declaración junto a Ricardo Güell, socio de Servicios Legales en la firma Deloitte Costa Rica.
1. Firma digital y Central Directo
El primer paso para quienes nunca han realizado la declaración es instalar el software de la firma digital y el Agente Gaudi (firmador) del BCCR. Aquí es importante verificar que el software sea compatible con la computadora o laptop que utiliza.
La declaración se realiza de manera virtual en la plataforma de Central Directo (www.centraldirecto.fi.cr) del BCCR. Con la firma digital instalada ya es posible iniciar con la declaración haciendo click en la sección que anuncia ‘Ingrese utilizando firma digital’.
2. Autentificación
La primera pantalla que aparecerá luego de ingresar es la correspondiente a la verificación de los datos de la persona que está entrando al sistema.
“En esa primera página se pone el número de cédula del representante que presenta la declaración. Luego pasa por un proceso en el que se debe verificar que el código que lanza la página es el mismo del Central Directo y posterior se digita el pin”, indicó Güell.
3. Inicia la presentación
Una vez autenticado se selecciona la opción de ‘Entidades Jurídicas’ y el bloque correspondiente al Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales. El sistema desplegará las opciones, u opción, de donde es usuaria la persona que está realizando la declaración; debe escoger la de interés para declarar y oprimir el botón que contiene la palabra ‘ingresar’.
“La persona que es primeriza en esta gestión tendrá que aceptar todas las condiciones de uso del sitio”, comentó el especialista.
Ejecutado lo anterior, aparecerá una nueva pantalla en la que debe ubicar el cursoren la parte superior izquierda de la página, específicamente donde se visualizan tres líneas horizontales. Al hacer esa selección saldrá un menú en el que debe elegir la casilla ‘Registro de Transparencia’, seguidamente la opción de ‘personas jurídicas’ y ‘declaraciones’.
4. Cargar la información
En la siguiente pantalla debe presionar el botón ‘agregar’. El sistema lo trasladará a una ventana llamada ‘primer paso’ donde tiene que indicar que desea crear una declaración tipo ordinaria y dar click al botón ‘siguiente’.
El segundo paso obedece al ‘copiado de datos’ que rige para aquellas sociedades que han registrado la declaración en el periodo anterior.
“Si usted ya ha hecho la declaración anteriormente el sistema le va a dar la opción de precargar la información”, aclaró Güell.
Las sociedades que por primera vez cumplirán con la obligación deben llenar la declaración de forma manual. Algunos de los datos que deben suministrarse son: cédula jurídica, razón social, fecha de constitución, número de teléfono, correo electrónico, entre otros.
Este año se incluyó una pregunta nueva referente a si el obligado declara que es administrador de recursos de terceros
El tercer paso para quienes precargaron los datos es verificar que los datos sean correctos. Para los primerizos este paso corresponde a llenar la declaración.
El cuarto paso el la verificación del capital social de la persona jurídica. Aquí se requiere el monto del capital social, la número de títulos y participaciones en general.
“Es importante tener la copia del pacto constitutivo o certificación literal para poder llenar la información de capital social”, acotó el experto.
En el quinto paso se declara quiénes son los dueños de la sociedad. Se selecciona la casilla ‘incluir participante’ cuando es necesario agregar una persona nueva.
“La información que se declara de cada persona es la cédula, número de teléfono, correo electrónico y dirección”, mencionó Güell.
El sexto paso es el final. Aquí puede incluirse otro beneficiario final o persona con titularidad sobre las acciones; en caso de que no sea necesario se pasa a la siguiente pantalla en la que el sistema da una oportunidad para que corrija algún dato.
Verificado lo anterior se presiona el botón ‘salir’ y ya está lista la obligación tributaria del registro de Accionistas.