El ahorro en tiempo de traslado, gasolina, desgaste del carro o pasajes, además de la posibilidad de utilizar vestimenta más relajada y la motivación de sentir el voto de confianza de la empresa, son algunos de los factores que los trabajadores aprecian a la hora de teletrabajar.
Para Grettel Vargas, de la consultora Door Training, la empresa gana en satisfacción de sus empleados (que no renunciarán tan fácilmente), reducción de gastos de electricidad y hasta alquiler de oficinas o parqueos, entre otros. Sin embargo, para que este intercambio tenga éxito, se debe dar sobre una "cancha" bien marcada.
Dos casos expuestos este año en el I Congreso Nacional de Teletrabajo ejemplifican procesos exitosos y que se mantienen en el tiempo.
El primero corresponde al periodista Erick Jarquín. "Tengo 2 años en esta modalidad y he podido dar un buen servicio a la empresa. Realizo la revista Contrapunto (SINART), diseño por la noches y programo las entrevistas y sesiones de fotografía con los entrevistados durante la semana. Me acomodo al horario de ellos. Algunos sólo atienden de noche y esto no es problema para mi, pues no tengo horarios fijos. Pero lo más maravilloso es que he podido acompañar a mi hijo Daniel en un proceso de recuperación, pues estuvo muy afectado por epilepsia. La modalidad me permitió llevarlo al hospital a sus citas o ir a recogerlo a la escuela inmediatamente después de una crisis", relató Jarquín a EF.
Su predilección por el teletrabajo viene de la experiencia de niñez, cuando sus padres estaban ausentes la mayor parte del día y muy cansados los fines de semana. "Desde que empecé a desarrollar mi teletrabajo, tomé la decisión de empezar a darle a mis hijos calidad de vida. Esa que no pude gozar. Generalmente, trabajo más de noche cuando ya mis dos hijos duermen. En el día atiendo la oficina vía internet. Trato de estar siempre pendiente de las necesidades de la empresa. Pero ahora puedo participar de las reuniones de la escuela de mis hijos. Recogerlos si salen más temprano o simplemente preparar panqueques con ellos por las tardes. Son cosas que no me alejan de mis responsabilidades pero nos dan grandes satisfacciones", asegura.
Las iniciativas de teletrabajo por lo general requieren que la empresa provea el equipo de cómputo, teléfono o servicios de internet a sus empleados, mientras en este caso, el trabajador aporta estos recursos, fruto de un acuerdo que ambas partes consideran provechoso.
Según Jarquín, la empresa ahorra en electricidad, uso de internet y espacio, además tiene a un colaborador con menos estrés y más competitivo, pues también organiza sus jornadas para aumentar la formación académica. "Es necesario que la jefatura inmediata esté identificada con el sistema. Pues requiere de confianza y reglas de servicio definidas. Por ejemplo, el empleador debe saber como evaluar el esfuerzo o la calidad de los productos o servicios realizados. Un reglamento interno que sea elaborado con la participación de los jefes, el departamento de recursos humanos y el de riesgos del trabajo. En nuestro caso, el mayor enemigo del proyecto ha sido el Departamento de Recursos Humanos, pues no tenían más mecanismos de medición de eficiencia que la marca", comenta.
Caso transnacional
Luis Diego Esquivel, especialista en soluciones para Microsoft Nuevos Mercados de Latinoamérica, es otro de los casos costarricenses de teletrabajo. "En Microsoft, se asume que cada empleado tiene claros cuáles son los objetivos para los cuales fue contratado. Se brinda la flexibilidad de definir la forma en que se invertirá el tiempo y los recursos de la organización de manera responsable, según el estilo de trabajo de cada quien, con el fin de cumplir esos objetivos bajo un marco de respeto hacia la opinión y el estilo de trabajo del gerente y del equipo", explica.
Para Esquivel, esta modalidad tiene la ventaja de que permite adaptar o integrar el trabajo al estilo de vida, para sacar el mejor provecho de ambos. "El teletrabajo nos da la posibilidad de equilibrar prioridades personales y profesionales para poder cumplir con los compromisos laborales y familiares", afirma.
En su experiencia, la empresa debe desprenderse del paradigma de que la productividad de los usuarios se mide por la cantidad de horas laboradas, o bien, por cuánto se utilizan los espacios físicos o los recursos dentro de la oficina. "Se debe pensar más bien en indicadores que permitan medir el impacto de los usuarios en las metas de la empresa y en estrategias que den como resultado mejoras en la colaboración, interactividad y socialización de los individuos", dice.
El secreto del éxito, según Esquivel, está en que las empresas propicien un ambiente de colaboración entre los individuos, con flexibilidad para acomodar los diferentes estilos de trabajo y brindando las herramientas para que el trabajo pueda ser realizado en forma remota de la misma forma en que se realizaría estando en la oficina. Todo esto con la flexibilidad como pilar.
"Me parece que uno de los errores más comunes es no perfilar correctamente cuáles son los roles dentro de la organización que se pueden teletrabajar o pensar que todos los roles pueden realizarse a través del teletrabajo. Otro error es iniciar pruebas de teletrabajo sin tener establecidas las políticas que definan la cultura y las métricas que medirán la eficiencia del tele trabajador y también querer controlar en dónde y cuándo la gente lleva a cabo su trabajo utilizando los mismos mecanismos y herramientas que se utilizan dentro de los límites de una oficina", subraya Esquivel.
¿Alguno de estos casos se podría replicar en su empresa? Este puede ser un buen momento para evaluar su operación y desarrollar la política de teletrabajo que sirva de marco para comenzar a experimentar. Para más información sobre el teletrabajo como herramienta de conciliación entre familia y empleo, consulte la nota de esta semana en Gerencia de El Financiero.