Hace algunos años, en mi antigua empresa, comencé a notar una curiosa serie de eventos. Mi jefe y equipo practicaban un proceso igualitario de toma de decisiones en el que nos reuníamos, discutíamos todo, desde campañas de marketing de contenidos hasta tácticas de redes sociales, y creábamos colectivamente estrategias sobre las cuales avanzar. Sin embargo, a menudo regresaba al trabajo más adelante en la semana para descubrir que las decisiones que inicialmente habíamos acordado eran nulas, y el gerente estaba moviéndose en una dirección completamente nueva. No había explicación de qué inició esos cambios.

Eventualmente resolví el acertijo: Mi gerente varón y ciertos miembros de nuestro departamento se estaban reuniendo con empleados, incluidos líderes, en eventos de red, informales y no planeados, en un bar local. Ahí conversaban y tomaban decisiones finales respecto a quien contratar, promover y asignarle proyectos importantes. Aunque nunca fui invitada, más tarde averigüé que no era un tema de género; mujeres blancas de todos los niveles de nuestro departamento eran invitadas.

Parte de la solución consiste en invitar a las personas subrepresentadas a esta clase de eventos. La otra solución es una que puede crear un cambio duradero en favor de la diversidad e inclusión: organizar eventos incluyentes que le den la bienvenida a empleados de todos los perfiles. Un buen primer paso es que los directivos dominen las siguientes prácticas.

1. Aprenda las preferencias de sus empleados

Las salidas a beber después del trabajo pueden excluir a las mujeres, que globalmente llevan la mayor parte de las responsabilidades de cuidado de la casa. Además, muchas mujeres de color no son invitadas a las reuniones fuera de la oficina, sin importar que tengan hijos o no.

Para asegurar que todas las mujeres se sientan incluidas, los directivos necesitan primero entender las prácticas que las excluyen, al igual que las barreras que les impiden atender funciones laborales. “Como directivo, es necesario hacer preguntas respetuosas acerca de las preferencias de sus empleados”, dice Adina, directiva en una empresa tecnológica global. Estas incluyen preferencias alimentarias y actividades que hagan a sus empleados sentirse cómodos.

2. Involucre a un comité de planeación diverso

Los eventos formales de la compañía deberían tener un comité de planeación diversificado, que entienda cómo atender a un grupo diverso de personas. Susi Collins, directora sénior del programa de diversidad e inclusión en Nordstrom, aconseja que los gerentes deberían empoderar “a todos los empleados para contribuir en el contenido del evento, especialmente las mujeres, los colegas júnior y las personas de color.” A lo largo de la planeación y la ejecución, reconozca a quienes originaron las ideas, añade. Las contribuciones de las mujeres, particularmente las mujeres de color, suelen ser socavadas. Dar crédito y llamar la atención a esas contribuciones afirma su importancia.

Al planear, trate de escuchar más de lo que habla, especialmente si no es un experto en el tema a discutirse. Ser constantemente la voz más elevada en el salón refuerza las dinámicas sociales –aquellas que colocan a los hombres y las personas de raza blanca como líderes, y a las mujeres de color como personal de apoyo– que usted está tratando de cambiar.

3. Planee más eventos que no se centren en el alcohol

En los Estados Unidos y Europa occidental, la cultura de red suele girar alrededor del alcohol, lo que puede dejar fuera a las personas que no beben. Planear más eventos que no estén impulsados por el alcohol es clave para ser más inclusivos. Aunque el evento sea en un bar o haya alcohol, no suponga que las mujeres inmigrantes de color estarán incómodas de asistir. En estas situaciones, es mejor extender una invitación y dejar que su empleada decida por sí misma, en lugar de decidir por ella.

4. Organice más eventos de día

Eventos de día o a la hora del almuerzo son una gran forma de asegurar que todos los empleados puedan participar. Bhavani Murugiah, antigua jefa de personal para una compañía tecnológica, recomienda una táctica llamada “ruleta de almuerzo”, un programa que aleatoriamente acomoda a los empleados con tres o cinco colegas, para conectarse a través de un almuerzo mensual. Esta clase de reunión “casual” puede romper silos entre departamentos y crear oportunidades de red para personas que no siempre son invitadas a eventos informales.

5. Sea deliberado cuando estructure eventos fuera de las horas de oficina

Organice eventos fuera de horario de oficina, que activamente hagan que empleados de diferentes perfiles conecten entre sí. Eventos pasivos, como el exhibir una película, “pueden alienar empleados de grupos subrepresentados”, dice Felicity Menzies, CEO de la consultora Include-Empower, cuya base está en Sídney. De acuerdo con Menezies, un mejor enfoque es ofrecer actividades que estructuren interacciones sin activar ansiedad social y tengan en consideración las diversas personalidades, idiomas, culturas, etnicidades y habilidades físicas. Los ejemplos incluyen trabajo comunitario voluntario, ejercicios para construir equipos o comidas de traje, donde las personas puedan compartir platillos y las historias detrás de ellos.

6. Ayude a hacer contactos

Cuando en un evento haya empleados de antecedentes diversos, esfuércese para presentarlos con partes interesadas de importancia, dice Collins. Usar su influencia para alentar esas conexiones puede tener un significativo impacto en cuán bienvenido se siente un empleado e incluso cambiar la trayectoria de su carrera.

7. Audite la frecuencia de eventos

Evalúe cuán a menudo se reúne el equipo, tanto formal como informalmente, y cuál es la composición demográfica en cada ocasión. Esto le dará la información que necesita para corregir el rumbo y acercarse personalmente a quienes no ve. Su meta debería ser el descubrir qué está evitando que las personas asistan, y usar esa retroalimentación para hacer cambios positivos.

8. Pida retroalimentación

Hacerlo lo ayudará a reconocer áreas de oportunidad y, con suerte, a que el siguiente evento sea incluso mejor. Una parte de ser incluyente es reconocer que no lo sabe todo, así que responda a la retroalimentación de los empleados con apertura y humildad. Esto ayudará a a construir confianza y crear un entorno donde las personas se sientan cómodas expresando honestamente sus opiniones.

Ruchika Tulshyan es autora de “The Diversity Advantage: Fixing Gender Inequality in the Workplace” y fundadora de Candour, firma de estrategias para la inclusión.