La escena es común. Te invitan a una reunión en la que se presentará algo importante: los resultados del año, la última campaña o las últimas tendencias de la industria. La convocatoria dice que tomará una hora aproximadamente.
Entras a la sala de conferencias y luego de una breve introducción, bajan la intensidad de las luces y empieza una presentación, usualmente hecha en Power Point, en la que una lámina llena de bullet points sigue a otra similar y así sucesivamente durante 45 minutos. El resultado siempre es el mismo: temas de gran importancia pasan desapercibidos, oscurecidos por láminas mal diseñadas, mensajes poco claros o hilos narrativos pobres y mal estructurados.
Los párrafos anteriores ilustran un problema en apariencia trivial, pero que en realidad está lejos de serlo. Miles de ideas poderosas nunca ven la luz del día simplemente porque no se supieron presentar de forma efectiva.
¿Qué hace que una presentación sea efectiva?
De acuerdo a los expertos una presentación efectiva tiene tres ingredientes básicos: planificación, diseño y el acto de presentar en sí mismo. Veamos brevemente cada uno de ellos.
Toda presentación exitosa empieza primero en papel o en una pizarra. Se estudia la audiencia, sus intereses y características principales. Se plantean los objetivos, es decir, qué es lo que queremos que la gente piense o haga luego de escuchar la presentación. Finalmente, se define un mensaje clave y se desarrolla un arco narrativo que permita transmitir ese mensaje. Nada de lo anterior se hace con un software. Es pensamiento puro, en análogo preferiblemente.
Lo segundo es transformar ese pensamiento o planificación en láminas. A esta altura, ya el “guión” está definido, por lo que todo el trabajo se concentra en decidir elementos como paleta de colores y tipografía. En esta etapa se buscan las imágenes que se usarán para darle vida al contenido, así como también se define la composición de cada lámina (dónde va el texto, dónde va la imagen). Hay que tener en cuenta que una presentación jamás debe medirse por el número de láminas, sino por el tiempo que se tiene para hacerla.
Ya con el guión vertido en las láminas, se pasa a la tercera y última etapa: la presentación. Quizá lo principal aquí es llegar con la presentación ensayada. No dejar nada al azar. Saber controlar la ansiedad común a toda exposición es también clave. Finalmente, hay que preparar bien la sesión de preguntas y respuestas, para evitar contratiempos y garantizar que el discurso cierre con potencia.
En próximas entregas de esta columna daremos algunos consejos específicos. Por lo pronto, es bueno conocer estos tres ingredientes y recordar que una idea poderosa, que no logra ser comunicada con éxito, no sirve para nada.