Como instructora de administración del tiempo, estoy muy consciente de que usted podría responder a la pregunta “¿soy lo suficientemente productivo?” usando una variedad de métodos. También estoy familiarizada con el hecho de que los individuos entran en un espectro de productividad. La productividad máxima de alguien para cierto rol puede verse muy diferente de la de otra persona. Estas variaciones resultan de una combinación de habilidad intrínseca, nivel de experiencia y deseo.
Para los propósitos de esta discusión, estoy limitando la definición de “suficientemente productivo” a si es que está cumpliendo los requisitos de su empleo cuando opera en su desempeño tope personal. Explicaré este razonamiento respondiendo una serie de preguntas. Al final de esto usted debería tener una idea más clara de si es lo suficientemente productivo o tiene espacio para mejorar.
¿Estoy cumpliendo expectativas?
Si “suficiente” se define como “tanto como se requiera”, entonces la pregunta esencial aquí es si usted está cumpliendo los requerimientos de su trabajo. Para las personas que tienen un ámbito laboral bien definido, responder esta pregunta debería ser fácil: ¿Cumplió con las entregas del proyecto? ¿Respondió a los consumidores dentro de los rangos de tiempo especificado? ¿Alcanzó sus objetivos de ventas? Si tiene un ámbito menos claro, esta pregunta podría ser un poco más difícil de responder.
Si la respuesta es sí, usted cumple las responsabilidades clave de su trabajo, y entonces es lo suficientemente productivo. Podría hacer más, pero no necesita hacerlo para cumplir las expectativas. Si la respuesta es no, proceda a la segunda pregunta.
¿Estas expectativas son mías?
Tener altas expectativas de usted mismo puede ser una cualidad positiva. Sin embargo, si nota que está extremadamente estresado o trabajando más horas de que las que preferiría, con tal de cumplir expectativas que no son significativas para nadie más, esa cualidad positiva podría haberse vuelto negativa.
En esas situaciones, necesita preguntarse: ¿Estas expectativas son mías, y por lo tanto no requeridas –y potencialmente ni siquiera percibidas- por los demás? Si la respuesta es sí, lo más probable es que usted sea suficientemente productivo. En lugar de castigarse por lo que no está haciendo, es momento de bajar sus expectativas a un nivel que esté alineado con el de todos los demás. Si la respuesta es no, las expectativas no son suyas, sino que son un requerimiento de su trabajo. Entonces proceda a la siguiente pregunta.
¿Estoy administrando mi tiempo y usando recursos de productividad?
Una vez que ha clarificado que no está cumpliendo expectativas que son verdaderamente importantes para cumplir su función laboral, necesita evaluar si es que está responsabilizándose de su manejo del tiempo y usando recursos de productividad.
Profundicemos un poco más en las dos partes de esta pregunta.
La parte uno es: “¿Estoy administrando mi tiempo?” Desde mi perspectiva como instructora de administración del tiempo, esto significa preguntar si usted es proactivo al asignar su tiempo y esfuerzo. Esto incluye clarificar prioridades, planear su tiempo, definir límites y estar enfocado cuando trabaja. (Pista: Si revisa obsesivamente su correo electrónico, redes sociales o teléfono, y tiene poco o nada de enfoque, probablemente no está cumpliendo expectativas en esta área.)
La parte dos es: “¿Estoy usando recursos de productividad?” Desde mi perspectiva, esto implica utilizar las herramientas disponibles para ayudarlo a alcanzar la eficiencia. Esto pudiera incluir el redactar una lista de pendientes en lugar de tener todo en su cabeza, usar sistemas de filtrado de correos electrónicos, delegar más o aprender cómo usar sus herramientas actuales en forma más eficiente.
Si puede responder confiadamente sí a ambas preguntas, entonces yo diría que, dentro de sus habilidades actuales, usted probablemente es suficientemente productivo –está haciendo lo mejor que puede dentro de las circunstancias. Si la respuesta es no a alguna de ellas, entonces quizá no es lo suficientemente productivo –no está produciendo lo más que puede dentro de las circunstancias.
Cómo volverse suficientemente productivo
Si no es lo suficientemente productivo, entonces es tiempo de evaluar sus resultados y determinar los siguientes pasos. Un posible paso involucra el negociar expectativas. Si siente que está administrando su tiempo y usando sus recursos de productividad, pero aun así le preocupa no estar cumpliendo expectativas, háblelo con su gerente. Plantee sus diferentes proyectos y fechas de entrega, así como sus estimados de trabajo y capacidad de tiempo, y vea si puede obtener ajustes a sus responsabilidades.
Otro paso potencial involucra pulir sus habilidades de administración del tiempo. Si no está planeando, priorizando y enfocando en ciertos momentos a lo largo del día, y su empleo requiere cualquier clase de trabajo proactivo, quizá está dejando productividad en la mesa. Es su responsabilidad obtener la ayuda que necesita para mejorar estas habilidades.
Lo mismo aplica para los recursos de productividad. Si no está usando herramientas para ayudarlo a mantenerse organizado, seguramente está desperdiciando el tiempo. Yo trabajaría en estas áreas antes de pedirle a su jefe un ajuste de las expectativas.
Elizabeth Grace Saunders es fundadora de Real Life E Time Coaching & Speaking.