Los altos mandos suelen ser los más convocados a reuniones, debido a la relevancia de su criterio para la toma de decisiones. Por esto, sus rutinas reflejan la salud de la organización en el tema de la “reunionitis”.
Los altos ejecutivos de Boston Scientific y Grupo Britt muestran cómo se puede invertir mejor el tiempo.
Estándares internacionales
Jorge Perera, vicepresidente de operaciones de Boston Scientific Costa Rica, asegura que en promedio invierte unas cinco horas diarias en reuniones.
“Más que reuniones, son foros planeados para revisar el desempeño de la operación o para la comunicación en general”, explica Perera.
Las características de estos espacios de interacción están definidas y son cuatro: El tema de la reunión debe ser relevante; debe convocarse únicamente a la gente que puede aportar al tema de discusión o a la que se le desea informar; debe contar con una agenda predeterminada y una duración acorde con objetivo, y debe iniciar y terminar puntualmente.
Al ser prácticas recurrentes, también están sometidas a evaluación constante.
“En la empresa hacemos una revisión anual de los foros o reuniones recurrentes, teniendo claro su objetivo, audiencia meta, duración y frecuencia. Esta lista de foros tiene una jerarquía dependiendo si son temas estratégicos o tácticos. Hay modalidades de reuniones en sala, pero utilizamos mucho la modalidad de reunión en pie ( Stand Up ), donde se visita un área específica dentro de la planta, se discuten temas pertinentes al desempeño o problemas que estén ocurriendo en esa área y en en la que participan personas de todos los niveles en la organización”, relata.
Contra la burocracia
Pablo Vargas, CEO de Grupo Britt, asiste a reuniones durante dos horas cada día. “Trato de no tener reuniones inútiles, si me reúno con alguien es porque pienso que es el mejor uso de mi tiempo. A las reuniones que no debo asistir, simplemente digo que no”, asegura.
Esta empresa nacional considera el tiempo como “el recurso más valioso” de cada colaborador y para hacer el mejor uso de ese recurso echa mano de la tecnología. “Usamos mucho el chat corporativo, que puede ser simplemente chat o con videoconferencia. Para esto tenemos la herramienta llamada Lync. También usamos mucho el correo electrónico y los teléfonos, y el chat del teléfono”, explica Vargas.
El combate a la “reunionitis” es reflejo de la convicción del CEO. “Siempre trato de concientizar a mi personal sobre el tema del uso efectivo del tiempo, que es nuestro recurso más importante. Favorecemos mucho las conversaciones informales, y todo lo que fomente el trabajo en equipo y el sentido de que somos una familia. Luchamos contra la burocracia porque es la peor enfermedad que una organización puede adquirir”, dice.