¿Cuántas de las reuniones en las que usted participa son altamente efectivas y eficientes?
Cuando su empresa hace buen uso de esta herramienta, la coordinación y la información fluyen, pero cuando se abusa de las citas, la organización sufre las consecuencias de la “reunionitis”.
Especialistas en administración del tiempo y asesoría a empresas coinciden en que los principales efectos negativos del exceso de reuniones son:
• Más del 50% del horario laboral de una semana se dedica a reuniones.
• El ejecutivo se ha dedicado el día completo a reuniones y apenas a las 4 p. m. o5 p. m. comienza las tareas del día.
• Los ejecutivos dedican más del 20% de su tiempo a las reuniones y empiezan a requerir horas extra para cumplir con sus responsabilidades.
• El tiempo dedicado a las reuniones no es consistente con el beneficio obtenido. (Por ejemplo, se programan reuniones de una hora, pero para los acuerdos alcanzados bastaba con 30 minutos).
• Aparecen quejas de los clientes internos o externos porque es usual no encontrar ejecutivos que les brinden respuestas o servicios, por estar en reuniones.
Todo esto desemboca en una actitud negativa del personal hacia las juntas y daña la cultura y el clima de la empresa, lo que eventualmente se refleja en los resultados.
¿Le resulta familiar? Sí es así, mantenga la calma. Existen soluciones.
El administrador y facilitador en manejo del tiempo del Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR), Waldin Torres, asegura que “en una encuesta realizada en España en el 2005, con más de 30.000 ejecutivos, estos decían que el 75% de las reuniones son improductivas”.
Después de diagnosticar la “reunionitis” en su empresa, la tarea es desarrollar la cura ¡y aplicarla!
Ejemplo gerencial
Para conseguir mejoras culturales, como en tantos otros temas estratégicos, la ruta al éxito solo puede ser liderada por el gerente. Por esto, la solución de la “reunionitis” no se puede delegar en un comité o en políticas internas.
“El enfoque de eficiencia para el manejo de las reuniones y para la administración del tiempo es algo que debe darse desde la alta gerencia de la organización, y de ahí, permear todos los niveles de la empresa”, subraya Diana Campos, consultora de Ernst & Young.
Estas cinco prácticas pueden ayudarle a predicar con el ejemplo y propiciar el cambio.
Asegúrese de que la reunión es necesaria. Algunas citas se hacen costumbre, se convierten en actividades sociales o se institucionalizan como obligaciones, sin ser más que un mal uso del tiempo. Paula Leñero, gerente de consultoría de Deloitte, recomienda plantearse cuatro preguntas antes de solicitar o aceptar una reunión:
¿El tema es relevante?
¿La presencia de los convocados agregará valor?
¿Existen alternativas a la reunión que se pretende realizar?
¿Dependemos de la reunión para tomar una decisión?
Si alguna de las respuestas es negativa, hay que buscar opciones más estratégicas para atender ese tema.
Limite el tiempo.Una hora debería ser suficiente para tener una reunión de equipo efectiva, sin importar si se trata de una cita semanal, quincenal o mensual. Otros temas más puntuales se deben abordar incluso en menos tiempo. “De una reunión que dura tres horas, se suele aprovechar solo un 40% del tiempo”, asegura Campos.
Póngale metas claras. Toda reunión debe tener agenda y objetivos específicos, además de una persona encargada de hacerlos cumplir. Una vez que se cuenta con esos elementos claros, es mucho más fácil definir la duración suficiente y los participantes indispensables.
Para Randall Quirós, director de ventas de SAP Centroamérica, “es importante que todos sepan cual es el objetivo de la reunión y cuáles son los puntos a tratar para que no se salga de contexto, de esta manera se evitará perder tiempo en otros asuntos que puede que no sean realmente trascendentales”.
Sáquele provecho a la tecnología. Las sesiones de trabajo remotas suelen prestarse menos para las distracciones y las herramientas para desarrollarlas son abundantes.
“Partiendo desde las opciones más básicas como el Skype o el chat, hay también opciones en videoconferencia y una serie de programas que se pueden adquirir y aplicar.Todos son muy funcionales, pero dependen de un cambio cultural que es importante inculcar”, explica Leñero.
“Otra de las herramientas que puede hacer más eficiente la comunicación grupal son aquellas de estilo ‘red social’ corporativa”, recomienda Quirós.
¡Siga reuniéndose! Eliminar las sesiones de intercambio es una salida peor que el inconveniente original. “La “reunionitis” es un problema, pero también es un problema evitar las conversaciones. Existen organizaciones que se paralizan por no reunirse para tomar decisiones o impulsar determinadas acciones. Nada puede reemplazar las reuniones efectivas”, enfatiza Torres.
El padecimiento acabará cuando todas las personas que asistan a una reunión, compartan una mentalidad resultados y administración efectiva del tiempo, empezando por usted.