La implementación de la factura electrónica nos tuvo ocupados en la segunda mitad del 2017 y su atención se mantendrá para este 2018.
Me atrevo a decir que es el cambio tecnológico más importante para las empresas, en razón de procesos y tecnología, durante este año. Claramente lo es para la Dirección General de la Tributación.
La definición oficial de factura electrónica nos habla de un documento comercial con efectos tributarios, generado, expresado y transmitido en formato electrónico. Sin embargo, realmente, la factura electrónica es todo un sistema de pagos que hace uso del Internet y de formatos de alimentación de datos que siguen los requerimientos tributarios pero que deben considerar todos los procesos de la empresa y un control adecuado de los riesgos.
Este documento impacta a muchos: proveedores, clientes, así como las áreas de proveeduría y las financieras y contables. Es, por su concepción, una excelente herramienta de control por parte de la Tributación. Las empresas deben atenderlo en razón de esa fiscalización cruzada, pero también porque les permite pensar y organizarse en todos sus procesos de compras y ventas de una mejor forma.
La empresa que factura es la que debe manejar los riesgos y establecer los controles de la información. Es muy importante que se haya realizado un excelente mapeo de los procesos de la actividad del negocio y que, antes de implementarse, se ejecuten las pruebas del recorrido de los datos considerando los distintos procesos.
La arquitectura de los sistemas debe ser revisada y hay que implementar controles que garanticen que los datos no serán alterados por un error. La información de las facturas se debe encriptar y el formato xml que se use debe cumplir con las disposiciones tributarias.
Son muchos detalles y el trabajo no se debe tomar a la ligera. Debe haber un adecuado manejo de los riesgos durante la labor de implementación, pero además entenderse la enorme oportunidad que representa esta tarea impulsada por razones tributarias, para mejorar los flujos de procesos. Los alcances en razón de la organización interna y la relación con los proveedores y clientes son poderosos. Una retadora transformación para este 2018.