Determinar el costo de un producto o servicio puede parecer sencillo; sin embargo, es un proceso que requiere de un análisis exhaustivo. ¿Por qué? Porque hacerlo de la manera adecuada permite que la empresa funcione, sobreviva y progrese.
Si bien es cierto que los factores para determinar el costo de un producto o servicio varían según la naturaleza del negocio, existen factores internos y externos que se deben considerar.
Entre los internos sobresalen las materias primas, el costo de la mano de obra y los gastos operativos directos e indirectos; mientras que entre los externos se pueden mencionar la competencia, la demanda, la inflación, el precio del dólar y las tasas de interés, por ejemplo.
“La determinación de los costos de productos y servicios, en síntesis, consiste en clasificar y cuantificar, en la medida de lo posible, todos los costos variables/fijos o directos/indirectos necesarios para producir, promocionar y comercializar productos y servicios”,
Andrés Ruiz, de la división de Consultoría, especialista en Reducción de Costos de Deloitte.
¿Cómo clasificar los costos?
Ordenar, por categoría, los pagos de un negocio es una estrategia que permite obtener un escenario más claro sobre la salud financiera de la empresa.
Esto porque al tener un mapeo de los movimientos de dinero, la persona puede jerarquizar pagos, ahorrar dinero, identificar la ganancia e incluso obtener una idea del precio en el que puede vender su producto o servicio.
A pesar de que los costos pueden dividirse en muchos rangos, se recomienda comenzar por separarlos entre fijos y variables.
Los costos fijos son aquellos que no se alteran en el corto tiempo, indistintamente de cambios en la producción o niveles de ventas, en otras palabras: no pueden evitarse. Mientras que los variables son los que se modifican en función de los cambios de la producción.
Para llevar dicho control existen software especializados que permiten generar reportes y análisis que facilitan la manipulación y visualización de los datos, dice Andrés Ruiz de la división de Consultoría de Deloitte.
Sin embargo no todas las pymes pueden acceder a estas herramientas tecnológicas, por lo que es importante desarrollar mecanismos de control in-house que permitan un adecuado seguimiento y administración de los costos.
Es decir, plantillas manuales o en Excel en las que se puedan anotar todos los ingresos y pagos, como la que le presentamos a continuación.
Si es la primera vez que realiza esta organización de los costos, recuerde incluir a todos los departamentos para identificar de forma integral la manera de ahorrar.
En cuanto a la periodicidad con la que se recomienda realizar este control de costos, el especialista en finanzas para pymes Óscar Sáenz afirma que al ser una política continua debe hacerse en todo momento –todos los días– sobre todo si se busca crear una cultura institucional en este tema.
Por tipo y por función
Otra forma de organizar los costos es dividirlos según los diferentes tipos de contabilidad que existen como la financiera, la fiscal y la administrativa, según el departamento de Asesoría de Comunicación y Unidad PYME del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA). De esta forma:
- Contabilidad de costos: Clasifica, contabiliza, distribuye y recopila información de los costos.
- Contabilidad financiera: Presenta estados contables para terceros (accionistas, inversores, entes reguladores públicos, etc.).
- Contabilidad fiscal: Registro y preparación de informes relacionados con la declaración y el pago de impuestos.
- Contabilidad administrativa: Estrictamente para uso interno. Es utilizada por personas administradoras y propietarias para juzgar el cumplimiento de las políticas, metas u objetivos preestablecidos por la gerencia o dirección de la empresa.
O bien, según la función que cumple, como producción, administración, comercialización y financiamiento. Por ejemplo:
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Costos de producción:
Materias primas - Insumos - Mano de obra -
Costos de administración:
Alquiler - Suministros de oficina -
Costos de comercialización:
Publicidad - Ventas -
Costos de financiamiento:
Intereses de créditos - Tarjetas de crédito
De los costos al precio
Una de las ventajas de clasificar los costos es fijar los precios adecuadamente.
En el campo financiero existen diferentes estrategias que le permiten al empresario realizar esa tarea de una manera más sencilla:
Técnica basada en los costos de producción. Incluye los costos fijos y variables. Consiste en calcular los costos totales que la compañía debe asumir. Al sumarlos, se consigue el costo total. A ese monto se le saca un margen de beneficio, el cual lo determina el comerciante.
Según el lugar de compra. Los productos o servicios pueden ser más baratos en las zonas rurales, pues ahí, la mayoría de gente percibe menos ingresos. Por el contrario, los precios son más altos en las zonas más exclusivas, donde las personas reciben más dinero.
Según el momento de compra. El precio del producto o servicio es mayor cuando lo recién lanzan o cuando hay mayor demanda. Es decir, el precio de las nuevas colecciones es más elevado cuando recién llegan a la tienda, mientras que su precio es más bajo cuando se acerca la llegada de la siguiente colección. Lo mismo sucede con el precio de los servicios de transporte, el cual aumenta en horas pico.
Según la competencia. La empresa puede fijar un precio similar al de la compañía que representa la competencia y brindar algún plus, por ejemplo, una garantía extendida. O bien, puede poner precios más bajos que los de la competencia, siempre y cuando esto no perjudique su estabilidad financiera.
Según la demanda. Entre más bajo es el precio del bien o servicio, mayor es la demanda y, por el contrario, cuanto más elevado es el costo, la demanda es menor. La buena calidad de un bien o servicio y el alto nivel de ingresos económicos de una persona pueden hacer que aumente la demanda.
Por prestigio o reputación. El precio se establece por el prestigio que tiene el producto y porque esa reputación se asocia con calidad. Esto sucede con la marcas premium.
De penetración en el mercado. Esta estrategia se usa cuando una empresa lanza un producto a un precio muy bajo, con el objetivo de quitarle clientes a la competencia. Si da resultado, permite recuperar la inversión en poco tiempo.
Por volumen de compra. Al adquirir grandes cantidades de un producto o mayor cantidad de servicios, el precio baja; por el contrario, al comprar un solo bien o servicio, el costo se eleva
