Sistema de pruebas de Tributación garantiza el funcionamiento del software pero no certifica los productos aprobados

Por: Jéssica I. Montero Soto 11 febrero
La recomendación del Ministerio de Hacienda es elegir productos especializados y que consideren las particulariadesdes de su negocio en su facturación electrónica (imagen con fines ilustrativos). Foto: Jeffrey Zamora
La recomendación del Ministerio de Hacienda es elegir productos especializados y que consideren las particulariadesdes de su negocio en su facturación electrónica (imagen con fines ilustrativos). Foto: Jeffrey Zamora

Si su proveedor de factura electrónica en algún momento pierde la capacidad para manejar la información de su empresa, el responsable ante las autoridades es usted.

Esto porque la Dirección General de Tributación (DGT) no se involucra con las características de las empresas y deposita el peso legal y tributario sobre el contribuyente.

Tal libertad empresarial inquieta a algunos proveedores y debería inquietarlo a usted, pues la selección de un proveedor compatible, adecuado y capaz de mantener la calidad de servicio en el tiempo es indispensable para operar dentro de la ley. (Vea recuadro: "Cinco recomendaciones para elegir proveedor")

EF consultó a cinco empresas proveedoras de servicios para factura electrónica y cuatro subrayaron la importancia de un sistema de control oficial, un tipo certificación.

La mayoría de errores identificados por la DGT desde que comenzó con la FE a mayor escala (enero del 2018) se deben precisamente a falta de capacidad de las herramientas, falta de capacidad tecnológica del proveedor y fallas de los sistemas contratados. Pero esto no es excusa para evadir fechas o sanciones.

Erica Turu–o muestra herramientas de factura electrónica de la empresa GTI, una de las impusoras del Comité de Factura Electrónica. Foto: Pablo Montiel
Erica Turu–o muestra herramientas de factura electrónica de la empresa GTI, una de las impusoras del Comité de Factura Electrónica. Foto: Pablo Montiel
Proveedores buscaron más controles

El Comité de Factura Electrónica, grupo formado hace dos años con el objetivo de reunir a las empresas que brindan estos servicios, abogó por el desarrollo de un proceso de certificación oficial.

En la actualidad el comité lo forman 17 compañías, pero el total de oferentes es desconocido incluso para las autoridades.

Hacienda acepta que carece de detalles sobre el mercado y hace énfasis en la utilidad de sus ejercicios de prueba, aunque sean limitados. Además, invita a los proveedores a eliminar el término “certificación” cuando hablen de esos ejercicios básicos.

En un Facebook Live en EF, durante la semana del 15 de enero, Juan Carlos Gómez, de la DGT, explicó que si bien ninguna empresa proveedora está certificada por ellos, debido a esas pruebas todas cumplen con las expectativas de Hacienda en compatibilidad.

“Lo que nosotros tenemos (en la página de Hacienda) es un facturero. Ya en las empresas que sí dan un servicio completo, el software puede armar la contabilidad. No se puede esperar más del sistema de Hacienda, ese es el único fin de la herramienta”, subrayó.

¿Por qué frente a estas limitaciones las autoridades no dan un paso más?

Podría ser una medida de reducción de riesgos. Minor Arias, coordinador del Programa Factura Electrónica de la DGT, explicó a EF que una acreditación haría corresponsables a las autoridades si las empresas proveedoras incumplen en el futuro por modificaciones o ejercicios distintos a los que recibieron el visto bueno original.

La página del Ministerio de Hacienda ofrece un ambiente para que los desarrolladores hagan ensayos de compatibilidad con sus productos, y una vez que los superan, las autoridades generan una especie de visto bueno para comercializarlos, pero sin respaldo oficial.

El comité encontró respuesta a sus inquietudes en la Asociación GS1 Costa Rica, una ONG dedicada a promover la implementación global de estándares mundiales para diferentes áreas del sector productivo. GS1 desarrolló una certificación como tercero independiente y de aplicación voluntaria.

“La factura electrónica no solo debe cumplir con la resolución de la DGT, requiere además de información comercial que habitualmente se maneja entre proveedor y comprador, por lo que GS1 valida que la herramienta web o software cumple con la resolución y con la lógica comercial según la condición de la empresa”, puntualizó Guillermo Varela, director de GS1.

De las cinco empresas proveedoras entrevistadas, una aseguró que es innecesario un control extra pues la aprobación de la DGT es garantía de funcionamiento.

Cinco recomendaciones para elegir proveedor
De Hacienda: De GS1:
Verificar que el proveedor del sistema cumpla con todo lo requerido en las resoluciones publicadas por la Administración Tributaria. Asegurarse de que el proveedor sea una empresa formal, debidamente inscrita, con personería jurídica.
Confirmar si su herramienta cuenta con una opción para consultar si las facturas fueron enviadas o no a Hacienda, así como el resultado de la validación de sus facturas antes la Administración Tributaria. Comprobar que la empresa esté registrada como emisor y receptor ante Tributación. Debe estar registrado como proveedor de soluciones de Factura Electrónica ante Tributación.
Asegurarse de que los comprobantes de validación contengan la firma digital de Hacienda como una garantía. Pedir referencias de empresas y otros usuarios de su misma condición.
Pedir la opción de solicitar a su proveedor que le remita los archivos XML de las confirmaciones enviadas por Hacienda por cada factura que emitió. Capacitarse con un tercero imparcial, para enfrentar el proceso.
Elegir el esquema que mejor se ajuste a su giro comercial y, según sus características, definir cuál es el proveedor que mejor se ajusta a sus necesidades. Saber si la solución de la empresa ha pasado por un proceso de certificación por un tercero imparcial.